CIRCULAR 6 DE 2020

(marzo 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Reporte de Información

En atención a las disposiciones contenidas en la Resolución 385 de marzo 12 de 2020 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social relacionada con la declaración del Estado de Emergencia Sanitaria, la Contraloría General de la República solicita a todos los destinatarios de la presente Circular, reportar la información que se relaciona a continuación, según corresponda:

Información General

1. Los planes de emergencia a ejecutar mediante los recursos ordinarios y extraordinarios destinados por parte de la entidad territorial a la mitigación y control de la epidemia por COVID -19.

2. Discriminación de los recursos, las fuentes utilizadas y las acciones desarrollar.

3. Los contratos suscritos en el marco del Plan de Intervenciones Colectivas - PIC, con las Empresas Sociales del Estado y demás organizaciones, donde se especifiquen las acciones a ejecutar relacionadas con la atención, mitigación y control de la epidemia por COVID-19.

La información deberá ser entregada por las entidades públicas correspondientes en el formato que se adjunta para el efecto, en un plazo no mayor a 3 días hábiles contados a partir de la expedición de la presente Circular al correo electrónico: seguimientocoronavirus@contraloria.gov.co.

Información especifica

Así mismo, la Contraloría General de la República ha creado en su página web un link donde las entidades públicas a quienes se dirige la presente Circular deben reportar los actos administrativos, contratos y demás actuaciones que se realicen en virtud de las urgencias manifiestas.

Dicho reporte deberá realizarse a través del link de forma diaria de acuerdo a las instrucciones que se describen a continuación:

1. Ingresar a la página web de la Contraloría General de la República

2. Posteriormente abrir el link CONTRATACIÓN URGENCIA MANIFIESTA

3. Ingresar: Diligencie el formulario haciendo click AQUÍ

4. Ingresar los datos solicitados y cargar el documento del contrato PDF

Declaratoria de Calamidad Pública - Urgencia Manifiesta

Ahora bien, frente a la crisis actual, la Contraloría General de la República reconoce la grave situación que aqueja al país, los grandes esfuerzos realizados para su contención y las dificultades diarias a las que se ven expuestos los gerentes públicos por los múltiples retos que ello implica, por tanto, los alienta a utilizar todos los medios legales permitidos para superar adecuadamente esta contingencia.

En consecuencia, se hacen las siguientes recomendaciones a los representantes legales y a los ordenadores del gasto de las entidades públicas, frente al cumplimiento de las exigencias legales para la celebración de contratos estatales de forma directa bajo la figura de la urgencia manifiesta, teniendo en cuenta la excepcionalidad del problema de salud pública que afronta el país, así:

1 - Verificar que los hechos y circunstancias que se pretenden atender o resolver con la declaratoria de urgencia manifiesta, se adecúen a una de las causales señaladas para el efecto en la Ley 80 de 1993 (artículo 42) y se relacionen en forma, directa con la declaratoria de calamidad pública o mitigación de los efectos de la emergencia sanitaria ocasionada por el Virus COVID 19.

2- Confrontar los hechos, el procedimiento de contratación que se emplearía ordinariamente para resolverlos o atenderlos y los tiempos de gestión que implicaría adelantar el procedimiento de contratación correspondiente, frente a la inmediatez que exige la satisfacción del interés general.

3- Declarar la urgencia manifiesta mediante el acto administrativo correspondiente, que deberá ser suscrito por el ordenador del gasto o el Representante Legal.

4- Para realizar la contratación derivada, pese a que no se requiere la elaboración de estudios previos ni la celebración de un contrato por escrito, resulta aconsejable:

4.1. Determinar la idoneidad de quien celebra el contrato, más aún cuando los bienes a entregar, los servicios a prestar o las obras a realizar impliquen un grado de complejidad, responsabilidad social, manejo de información reservada o de seguridad que pueda afectar a la comunidad.

4.2. Atender la normatividad que en materia de permisos, licencias o autorizaciones similares exista, constatando que para la ejecución del contrato se cuenten con las medidas de seguridad industrial, manejo ambiental y demás aspectos que puedan afectar su exitosa finalización, atendiendo las medidas excepcionales dispuestas por el Gobierno Nacional.

4.3. Verificar que el valor del contrato se encuentre dentro de los precios del mercado para el bien, obra o servicio, en el momento de su suscripción.

4.4. Designar un supervisor o interventor idóneo para ejercer las labores de seguimiento y control de lo pactado, de forma diligente y oportuna.

4.5. Tener claridad y preferiblemente, dejar constancia de las condiciones del contrato en la Declaratoria de Urgencia Manifiesta, especialmente de aquellas que resulten sustanciales: objeto, plazo, valor, obligaciones, habilidad del contratista, forma de pago, indemnidad y amparo presupuestal, entre otras.

4.6. Efectuar los trámites presupuéstales de ley para garantizar el pago posterior de lo pactado.

5- Elaborar un informe sobre la actuación surtida, que evidencie todas las circunstancias, conceptos o análisis que fundamentaron la declaratoria de la urgencia.

6- <Orden de inaplicación> Declarada la urgencia y celebrado el contrato, o contratos derivados de ésta, se deberá poner en conocimiento de tal hecho, de forma inmediata, al órgano de control fiscal competente, remitiendo la documentación relacionada con el tema, para lo de su cargo.

CARLOS FELIPE CORDOBA LARRARTE

Contralor General de la República