CIRCULAR EXTERNA 100-000004 DE 2020

(marzo 24)

Diario Oficial No. 51.266 de 24 de marzo 2020

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 5 de 2022>

Señores

ADMINISTRADORES Y REVISORES FISCALES

SOCIEDADES COMERCIALES - EMPRESAS UNIPERSONALES

REFERENCIA: Alcance a la Circular Externa 100-00002 de 2020 conforme a lo previsto en el Decreto 434 de 19 de marzo de 2020.

En días pasados, la Superintendencia de Sociedades profirió la Circular Externa 100- 00002 de 2020, en la cual se Imparten Instrucciones y recomendaciones a sus supervisados frente al desarrollo de reuniones del máximo órgano social, a propósito de la emergencia sanitaria del país por el COVID-19.

En dicha Circular Externa, también se hace un recuento de los requisitos previstos en el Decreto 398 de 13 de marzo de 2020, para la realización de reuniones no presenciales o mixtas del máximo órgano social y de juntas directivas.

Debido a la expedición del Decreto 434 de 19 de marzo de 2020, esta Superintendencia considera necesario adicionar, la Circular Externa 100-00002 de 2020 en los siguientes términos:

Alcance del Decreto 434 de 2020 frente a reuniones del máximo órgano social

Con fundamento en la declaratoria de estado de emergencia económica, social y

ecológica proferida por el Gobierno Nacional [1], se expidió el Decreto 434 de 2020. Dicho decreto, a partir de su expedición, modifica parcialmente la regla prevista en el artículo 422 del Código de Comercio, conforme con la cual, a falta de disposición estatutaria al respecto, la reunión ordinaria del máximo órgano social se deberá realizar dentro de los tres meses siguientes al cierre de cada ejercicio. Al respecto el artículo 5° de dicho decreto dispone:

“Artículo 5. Reuniones ordinarias de asamblea. Las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 de que trata el artículo 422 del Código de Comercio podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional.

Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el día hábil siguiente al mes de que trata el inciso anterior, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.

Parágrafo. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en el presente artículo en la realización de reuniones presenciales, no presenciales o mixtas de sus órganos colegiados".

(Se subraya).

Conforme con lo anterior, esta Superintendencia señala a sus supervisados que el plazo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social para el presente año, en las que se estudiarán los asuntos propios del ejercicio que terminó el 31 de diciembre de 2019, ha sido ampliado y queda sujeto a la vigencia de la declaratoria de emergencia sanitaria realizada por el Ministerio de Salud y Protección Social[2].

En ese sentido, se pueden presentar las siguientes posibilidades:

1. Convocatoria pendiente: Las sociedades supervisadas que no hayan convocado a la reunión ordinaria del máximo órgano social, podrán optar por acogerse al nuevo plazo previsto en el Decreto 434 de 2020 para realizar la reunión ordinaria del ejercicio 2019.

2. Convocatoria realizada pero devenida imposible: Las sociedades supervisadas que en los términos de la Circular Externa 100-00002 de 2020, no hayan podido o no puedan reunirse por haberse presentado una Imposibilidad para hacerlo, deberán realizar la nueva convocatoria acogiéndose a lo previsto por el Decreto 434 de 2020.

3. Convocatoria realizada pero en la que se pretende hacer uso del plazo señalado en el Decreto 434 de 2020: Las sociedades que hayan realizado una convocatoria para la reunión ordinaria podrán en todo caso decidir aplazar la fecha de la reunión ordinaria y realizarla acogiéndose a lo previsto en el artículo 5 del Decreto 434 de 2020. En ese sentido, deberán enviar una comunicación a los socios Informando que se la reunión se va a aplazar y se han acogido al nuevo plazo, haciéndolo por el mismo medio que utilizaron para la convocatoria.

Para los casos en los cuales los supervisados se hayan acogido a lo previsto en el Decreto 434 de 2020, se deberá convocar a la reunión una vez superada la situación de emergencia sanitaria y permitir el ejercicio del derecho de Inspección correspondiente.

Resulta también necesario advertir que, conforme a lo señalado por el Decreto 434 de 2020, si ha transcurrido un mes, contado a partir del levantamiento de la emergencia sanitaria, sin que se haya convocado a la reunión ordinaria, el máximo órgano social podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil siguiente al vencimiento de dicho plazo.

De esta forma, bajo ninguna circunstancia será posible que el 1o de abril de 2020 se puedan realizar válidamente reuniones por derecho propio más aun teniendo en cuenta la necesidad de cumplir con las restricciones de movilidad establecidas por las autoridades nacionales y locales, en especial el aislamiento preventivo obligatorio establecido en el Decreto 457 de 22 de marzo de 2020.

Por otro lado, las Instrucciones contenidas en la Circular Externa 100-00002 de 2020, frente a la realización de reuniones no presenciales o mixtas o frente a la posibilidad de dar alcance a una convocatoria ya efectuada, se mantienen y deberán ser tenidas en cuenta por los supervisados de esta Superintendencia.

En los anteriores términos se adicionan las Instrucciones a las sociedades supervisadas impartidas en la Circular Externa 100-00002 de 2020.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

JUAN PABLO LIEVANO VEGALARA

SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. Decreto 417 del 17 de marzo de 2020.

2. Resolución 385 de 12 de marzo de 2020.