RESOLUCIÓN 504 DE 2020

(junio 18)

Diario Oficial No. 51.349 de 18 de junio de 2020

INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022>

Por medio de la cual se modifican de manera temporal las Resoluciones 0268 de 2015 para el trámite de acreditación y 2509 de 2010 para el trámite de autorización, en lo que respecta a la visita de evaluación in situ.

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES (IDEAM),

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 17 de la Ley 99 de 1993, los numerales 1, 2, 8 y 15 del artículo 5o. del Decreto 291 de 2004, el artículo 2.2.8.9.1.5 del Decreto 1076 de 2015, el Decreto 1708 del 4 de septiembre de 2018, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 491 de 2020 y,

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 17 de la Ley 99 de 1993, el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM), es un establecimiento público de carácter nacional adscrito al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, con autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio independiente, encargado del levantamiento y manejo de la información científica y técnica sobre los ecosistemas que forman parte del patrimonio ambiental del país, así como de establecer las bases técnicas para clasificar y zonificar el uso del territorio nacional para los fines de la planificación y el ordenamiento del territorio.

Que el artículo 2.2.8.9.1.5 del Decreto 1076 del 26 de mayo de 2015, dispuso que el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM), es la entidad competente para establecer los sistemas de referencia para la acreditación e intercalibración analítica de los laboratorios cuya actividad esté relacionada con la producción de datos e información de carácter físico, químico y biótico de la calidad del medio ambiente de la República de Colombia.

Que de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 2.2.8.9.1.5 del decreto citado, los laboratorios que produzcan información cuantitativa, física y biótica para los estudios o análisis ambientales requeridos por las autoridades ambientales competentes, y los demás que produzcan información de carácter oficial relacionada con la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables, deberán contar con certificado de acreditación correspondiente otorgado mediante acto administrativo expedido por el IDEAM.

Que de conformidad con el numeral 13 del artículo décimo quinto del Decreto 291 del 29 de enero de 2004, corresponde al IDEAM a través de la Subdirección de Estudios Ambientales, acreditar los laboratorios ambientales del sector público y privado que produzcan información física, química y biótica para los estudios o análisis ambientales, relacionada con la calidad del medio ambiente y de los recursos naturales renovables.

Que el artículo 92 del Decreto 948 del 5 de junio de 1995, compilado en el artículo 2.2.5.1.2.3 del decreto 1076 de 2015, le otorgó al hoy Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS), la potestad para establecer las regulaciones, prohibiciones, restricciones y mecanismos para la evaluación de las emisiones de vehículos automotores.

Que el artículo 35 de la Resolución número 910 de 2008, expedida por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Territorial, estableció que “Las autoridades ambientales, los comercializadores representantes de marca, fabricantes, ensambladores e importadores de vehículos y/o motocicletas, motociclos y mototriciclos, así como los laboratorios ambientales que realicen medición de emisiones contaminantes para cumplir lo establecido en la presente resolución, deberán contar con la autorización del proceso de medición de emisiones contaminantes otorgada por el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM)”.

Que el IDEAM mediante la Resolución número 2509 de 2010, estableció el nuevo procedimiento de autorización y seguimiento del proceso de medición de emisiones contaminantes generadas por fuentes móviles para autoridades ambientales, laboratorios ambientales, comercializadores representantes de marca, fabricantes, ensambladores e importadores de vehículos y/o motocicletas, motociclos y mototriciclos.

Que el IDEAM mediante la Resolución número 268 de 2015, modificó la Resolución número 0176 de 2003 y 1754 de 2008, y se establecieron los requisitos y el procedimiento de acreditación de organismos de evaluación de la conformidad en matrices ambientales, bajo la norma NTC-ISO/IEC 17025.

Que el 7 de enero de 2020 la Organización Mundial de la Salud identificó el nuevo coronavirus COVID-19 y declaró este brote como emergencia de salud pública de importancia internacional. Que el 6 de marzo de 2020 el Ministerio de Salud y de la Protección Social dio a conocer el primer caso de brote de enfermedad por coronavirus COVID-19 en el territorio nacional.

Que mediante la Resolución 0000380 del 10 de marzo de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social adoptó, entre otras, medidas preventivas sanitarias de aislamiento y cuarentena de las personas que, a partir de la entrada en vigencia de la precitada resolución, arribaran a Colombia desde la República Popular China, Francia, Italia y España.

Que mediante la Circular Externa número 0018 de 10 de marzo de 2020, el Gobierno nacional dictó instrucciones de intervención, respuesta y atención del COVID-19 aplicables principalmente a los ámbitos laborales.

Que a través de la Directiva Presidencial número 02 de 12 de marzo de 2020, el Gobierno nacional dictó medidas para atender la contingencia generada por el COVID-19, a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones.

Que mediante Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, el ministro de Salud y Protección Social, de acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la Ley 1753 de 2015, declaró el estado de emergencia sanitaria por causa del nuevo coronavirus COVID-19 en todo el territorio nacional hasta el 30 de mayo de 2020 y, en virtud de la misma, adoptó una serie de medidas con el objeto de prevenir y controlar la propagación del coronavirus COVID-19 y mitigar sus efectos.

Que mediante Resolución 844 de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social decidió ampliar la vigencia de la emergencia sanitaria hasta el 31 de agosto de 2020.

Que mediante la Resolución 0249 de 13 de marzo de 2020, la Dirección General del IDEAM, estableció las condiciones especiales del trabajo en casa por medio del uso de las TIC y la adopción de otras medidas de prevención frente al COVID-19 en lo concerniente al Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM).

Que a través del Circular número 5 del 16 de marzo de 2020, el IDEAM emitió medidas adicionales para atender la contingencia generada por el COVID-19.

Que mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional por el término de treinta (30) días, con el fin de conjurar la grave calamidad pública que afecta al país por causa del nuevo coronavirus COVID-19.

Que dadas las circunstancias y medidas de cuidado declaradas por el Gobierno nacional para preservar la salud y la vida de los colombianos, el Decreto 457 del 22 de marzo de 2020 impartió instrucciones para el mantenimiento del orden público y, específicamente, ordenó el “aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia, a partir de las cero horas (00:00 a. m.) del día 25 de marzo de 2020, hasta las cero horas (00:00 a. m.) del día 13 de abril de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19”. Ampliado hasta las cero horas (00:00 a. m.) del día 26 de abril de 2020 a través del Decreto 531 del 8 de abril de 2020 y finalmente hasta el 1o. de julio de 2020 a través del decreto 749 del 28 de mayo del 2020.

Que mediante el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, “por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”, el Presidente de la República estableció medidas en materia de prestación de servicios a cargo de las entidades y organismos del Estado, con la finalidad de prevenir la propagación de la pandemia mediante el distanciamiento social, flexibilizando la prestación del servicio en forma presencial y estableciendo mecanismos de atención mediante la utilización de medios digitales y del uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de manera que se evite el contacto entre los servidores públicos y los ciudadanos, sin que ello afecte la continuidad y efectividad del servicio.

En ese orden, a través del artículo tercero del Decreto número 491 del 2020 se estableció, en cabeza de las autoridades, la función de velar por la prestación de sus servicios a través de la adopción de las medidas que apliquen el distanciamiento social y así reducir el riesgo de contagio de sus funcionarios y contratistas. Para cumplir dicho propósito establece el decreto legislativo lo siguiente:

“Artículo 3o. Prestación de los servicios a cargo de las autoridades. Para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades a que se refiere el artículo 1o. del presente Decreto velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones”.

Que en el marco de lo establecido en el Decreto 491 de 2020, se hace necesario adoptar las medidas para hacer frente a la crisis actual, garantizando la salud de los funcionarios y contratistas del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM), la atención de los administrados y el cumplimiento efectivo de las funciones administrativas a cargo del Instituto, mediante el uso de medios tecnológicos y de telecomunicación, sin afectar los servicios que sean estrictamente necesarios para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado.

Que mediante Resolución número 314 del 13 de abril de 2020, el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM), estableció “las medidas en materia de prestación de los servicios a cargo del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM) para dar cumplimiento al Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 y garantizar la atención a los usuarios y el cumplimiento efectivo de las funciones administrativas”.

Que la norma GTC-ISO 19011: 2018 - Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, establece que las auditorías pueden llevarse a cabo remotamente y como método de auditoría pueden aplicarse con interacción y sin interacción del personal auditado ya sea in situ o a distancia todo a través de medios de comunicación interactivos, observando el trabajo realizado con una guía a distancia y observando el trabajo desempeñado a través de medios de vigilancia, incluyendo realización de entrevistas, revisión de documentos y diligenciando listas de verificación y cuestionarios.

Que mediante radicado IDEAM - 20209050040122 la Asociación Colombiana de Organismos de Evaluación de Conformidad (ASOCEC), entidad que agrupa a los principales organismos de certificación, inspección y laboratorios de calibración, pruebas y ensayos, sugiere a las diferentes entidades y organismos de acreditación, que durante la emergencia sanitaria aseguren que la legislación permita y promueva las auditorias e inspección virtuales en lo posible para minimizar las visitas in situ y que aseguren que el sector TIC sea parte del plan para reestablecer y dar continuidad de la actividad económica durante y después de la crisis.

Que el Organismo Nacional de Acreditación (ONAC), corporación que al igual que el IDEAM, acredita la competencia técnica de Organismos de Evaluación de la Conformidad, expidió la Directiva 1 de 2020 donde en el numeral 1 - define las técnicas de evaluación alternativas a emplear por ONAC y contempla la evaluación remota como el mecanismo para continuar con los esquemas de acreditación, certificación e inspección, de manera que se continúe brindando un nivel adecuado de confianza al mercado.

Que, en virtud de lo anterior, se hace necesario adoptar las medidas para hacer frente a la crisis actual, garantizando la salud de los funcionarios y contratistas del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM) y la atención de los Organismos de Evaluación de Conformidad de los servicios de acreditación y autorización, mediante el uso de medios tecnológicos y de telecomunicación.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022> Para todos los efectos de aplicación e interpretación de la presente resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Auditoría. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Fuente: GTC-ISO 19011:2018, ítem 3 términos y definiciones.

Auditoría Remota. Hace referencia al uso de tecnología para recopilar información, entrevistar a un auditado, etc., cuando los métodos “cara a cara” no son posibles o deseables. Fuente: GTC-ISO 19011:2018, ítem A16.

Hay dos escenarios generales:

- Auditoría remota en el sitio: el auditor está en los sitios de la organización y está auditando a las personas, actividades o procesos que están fuera del sitio;

- Auditoría remota fuera del sitio: el auditor no está en la organización y las personas y procesos están ubicados en las instalaciones del cliente o en otra ubicación.

ARTÍCULO 2o. ALCANCE. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022> Las presentes disposiciones aplican para las visitas de evaluación con fines de acreditación inicial, seguimiento, renovación y extensión del alcance de acreditación, autorización inicial y seguimiento de la autorización, incluidas las visitas de verificación de acciones correctivas, que se encontraban programadas desde el inicio a la declaratoria de Estado de Emergencia Sanitaria decretado por el Gobierno nacional y las visitas que sean programadas durante la vigencia de la citada emergencia.

ARTÍCULO 3o. VISITAS DE AUDITORÍA – ACREDITACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022> Modificar transitoriamente los artículos 18, 25, 37, 43 y 46 de la Resolución número 0268 de 2015, en el sentido de adoptar el siguiente procedimiento para la realización de la visita de evaluación remota, el cual se aplicará una vez se confirme al OEC las fechas de visita de evaluación remota por parte del Grupo de Acreditación del IDEAM:

1. El Evaluador líder asignado a la visita de evaluación enviará, vía correo electrónico, al OEC el plan de evaluación, el documento “Lista de documentos visitas de acreditación remota” y el acta de compromiso para ejecución de auditorías remotas. Esta información será remitida con diez (10) días hábiles de antelación antes al inicio de la evaluación remota.

2. Una vez enviado el plan de evaluación y la lista de documentos al OEC, a los dos (2) días hábiles siguientes se realizará una reunión explicativa, de manera virtual, entre el evaluador líder y uno o varios representantes del equipo evaluador y un delegado o delegados por parte del OEC (preferiblemente un director técnico o el responsable de calidad)

3. El evaluador líder y el delegado o delegados del OEC concretarán un cronograma de auditoría, de acuerdo con la disponibilidad de recursos tecnológicos y de personal por parte del OEC y la disponibilidad del equipo evaluador asignado a la evaluación.

4. Una vez finalizada la reunión explicativa el OEC contará con un plazo máximo de un día hábil antes del inicio de la fecha de la evaluación remota para el envío total de los documentos requeridos en la lista de documentos junto con el acta de compromiso para la ejecución de auditorías remotas suscrita por el representante legal.

5. La visita de evaluación remota se realizará conforme al cronograma de evaluación concertado entre el evaluador líder y el representante del laboratorio y se desarrollará conforme con lo establecido en el procedimiento de acreditación el cual incluye: la reunión de apertura, revisión de documentos, atestiguamiento del alcance de evaluación incluido ensayos y muestreos, revisión de requisitos de gestión y técnicos, reunión de cierre, entre otros.

6. Los demás términos y procedimientos siguientes a la visita de evaluación se realizarán conforme con lo establecido en la Resolución número 0268 de 2015.

PARÁGRAFO. Toda la documentación requerida deberá ser enviada a través del medio electrónico acordado entre el evaluador líder y el representante del laboratorio de acuerdo con la reunión explicativa.

ARTÍCULO 4o. VISITAS DE AUDITORIA – AUTORIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022> Modificar transitoriamente el artículo octavo, el parágrafo 4 del artículo décimo segundo, los artículos: décimo octavo y décimo noveno de la Resolución número 2509 del 16 de noviembre de 2010, en el sentido de adoptar el siguiente procedimiento para la visita de evaluación remota, el cual se aplicará una vez se confirme al OEC las fechas de visita de evaluación remota por parte del Grupo de Acreditación del IDEAM:

1. El Evaluador líder asignado a la visita de evaluación enviará vía correo electrónico al OEC el plan de evaluación, el documento “Lista de documentos auditorías remotas autorización” y el acta de compromiso para ejecución de auditorías remotas.

2. Una vez enviado el plan de evaluación y lista de documentos al OEC, a los dos (2) días hábiles siguientes se realizará una reunión explicativa de manera virtual entre el evaluador líder y uno o varios representantes del equipo evaluador y un delegado o delegados por parte del OEC (preferiblemente director técnico o responsable de calidad)

3. El evaluador líder y el delegado o delegados del OEC concretarán un cronograma de auditoría, de acuerdo con la disponibilidad de recursos tecnológicos y de personal por parte del OEC y la disponibilidad del equipo evaluador asignado a la evaluación.

4. Una vez finalizada la reunión explicativa el OEC contará con los días hábiles anteriores al inicio de la fecha de la evaluación remota para el envío total de los documentos requeridos en la lista de documentos y el acta de compromiso para ejecución de auditorías remotas.

5. La visita de evaluación remota se realizará conforme al cronograma de evaluación concertado entre el evaluador líder y el representante del laboratorio y se desarrollará conforme con lo establecido en el procedimiento de autorización incluido reunión de apertura, revisión de documentos, atestiguamiento del alcance de evaluación, revisión de equipos, revisión de requisitos de gestión y técnicos, reunión de cierre, entre otros.

6. Los demás términos y procedimientos siguientes a la visita de evaluación se realizarán conforme con lo establecido en la Resolución número 2509 del 16 de noviembre de 2010.

PARÁGRAFO. Toda la documentación requerida deberá ser enviada a través del medio electrónico acordado entre el evaluador líder y el representante del laboratorio de acuerdo con la reunión explicativa.

ARTÍCULO 5o. MÉTODOS DE AUDITORÍA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022> El equipo evaluador podrá emplear métodos de auditoría remota con interacción y sin interacción del personal auditado o ambos según se considere pertinente. La selección del método de auditoría depende de los objetivos de la auditoría, el alcance, los criterios definidos como la duración y la ubicación.

La auditoría remota con interacción del personal auditado se realiza a través de medios de comunicación interactivos que implica la interacción entre el personal auditado y el equipo evaluador, mediante entrevistas, observación de la realización del trabajo a distancia y revisión de documentos con la participación del auditado.

La auditoría remota sin interacción del personal auditado no implica la interacción con las personas auditadas, pero implica la interacción con los equipos, las instalaciones y documentación mediante la revisión de documentos, registros, entre otros, según sea determinado por el equipo evaluador.

ARTÍCULO 6o. SUSPENSIÓN DE LA AUDITORÍA DE ACREDITACIÓN O AUTORIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022> La auditoría podrá suspenderse en el caso que no sea posible la conexión remota en repetidas ocasiones o suceda un incidente o situación de fuerza mayor durante el acceso remoto que impida el atestiguamiento de ensayos y muestreos. El Ideam realizará la reprogramación de la visita definiendo las condiciones y el tiempo máximo para reanudarla.

ARTÍCULO 7o. COMPROMISOS DE LOS LABORATORIOS ACREDITADOS Y AUTORIZADOS OBJETO DE EVALUACIÓN REMOTA. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022>

a) Disponer de personal y recursos tecnológicos requeridos (fundamentalmente equipos de conexión a internet, webcam, micrófono y altavoces) que permitan la realización de la auditoría remota utilizando las TIC.

b) Asegurar las competencias de su personal en el manejo de los recursos técnicos informáticos seleccionados, así como la estabilidad de la conexión a internet durante la auditoría para permitir el buen desarrollo de la evaluación y el cumplimiento de los tiempos definidos mediante el plan y cronograma previamente enviados.

c) Llevar a cabo la auditoría remota bajo los principios de honestidad, respeto y transparencia.

d) Brindar las facilidades al equipo evaluador para hacer cualquier comprobación razonable que permita constatar la capacidad del laboratorio para realizar los ensayos y muestreos, por ejemplo: atestiguamientos, documentación, registros, equipos de ensayo y personal.

e) No divulgar y mantener la confidencialidad de la información suministrada para llevar a cabo la auditoría remota.

f) Asegurar la privacidad durante las pausas en la auditoría, por ejemplo, silenciando los micrófonos y desactivando las cámaras.

g) Enviar previamente los enlaces electrónicos o medios remotos al equipo evaluador para asegurar la ejecución del cronograma de evaluación acordado.

ARTÍCULO 8o. COMPROMISOS DEL IDEAM. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022>

a) Asegurar la competencia del equipo evaluador en el manejo de los recursos técnicos informáticos seleccionados y la estabilidad de la conexión a internet durante la auditoría para permitir el buen desarrollo de la evaluación y el cumplimiento de los tiempos definidos mediante el plan y cronograma previamente enviados.

b) Llevar a cabo la auditoría remota bajo los principios de honestidad, respeto y transparencia.

c) No divulgar y mantener la confidencialidad de la información (documentos, registros, entre otros) suministrada por el OEC para llevar a cabo la auditoría remota.

d) Asegurar la privacidad durante las pausas de la auditoría, por ejemplo, silenciando los micrófonos y desactivando las cámaras.

e) Solicitar aprobación al evaluado para tomar capturas de pantalla de documentos o cualquier tipo de grabación.

ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022> Los demás términos, condiciones y obligaciones contenidas en la Resolución número 0268 de 2015 y la Resolución número 2509 de 2010, que no han sido objeto de modificación en el presente acto administrativo, conservan su vigencia y validez.

ARTÍCULO 10. <Resolución derogada por el artículo 1 de la Resolución 643 de 2022> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y sus efectos se extenderán durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria en los términos estipulados por el artículo 3o. del Decreto legislativo 491 de 2020.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a 18 de junio de 2020.

La Directora General.

Yolanda González Hernández