RESOLUCIÓN 493 DE 2021

(abril 15)

Diario Oficial No. 51.647 de 16 de abril de 2021

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Por la cual se habilita la plataforma de intercambio de información PISIS para el cargue de los registros de la información de los profesionales independientes registrados en REPS, el talento humano en salud, el personal de apoyo logístico y administrativo y los estudiantes de pregrado y posgrado de programas técnicos, tecnológicos y universitarios de ciencias de la salud en práctica clínica en un prestador de servicios de salud, objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el Covid-19 y se establece un nuevo plazo para el reporte en esta plataforma.

EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,

en ejercicio de sus facultades legales, especialmente de las conferidas por los numerales 3 y 7 del Artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el artículo 112 de la Ley 1438 de 2011, el numeral 12 del artículo 6o del Decreto 4107 de 2011 y en desarrollo del artículo 8o del Decreto 109 de 2021, y

CONSIDERANDO:

Que a través del Decreto 109 de 2021 se adoptó el Plan Nacional de Vacunación contra el Covid-19, en el que se establecieron las fases y las etapas para la aplicación de la vacuna, así como las responsabilidades de los diferentes actores que participan en el procedimiento de vacunación.

Que el artículo 7o del precitado decreto dividió en dos fases y cinco etapas el Plan Nacional de Vacunación contra el Covid-19, disponiendo que en la etapa 2 se vacunará a la población entre los 60 y 79 años, al talento humano que desarrolla su actividad principal en los prestadores de servicios de salud de cualquier nivel de complejidad y en los establecimientos de sanidad de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional y a los estudiantes de pregrado/posgrado de programas técnicos, tecnológicos y universitarios de ciencias de la salud que en el momento de la vacunación se encuentren en práctica clínica en un prestador de servicios de salud.

Que el decreto en mención en su artículo 8o establece que este Ministerio identificará las personas a vacunar en cada etapa del Plan Nacional de acuerdo con los grupos poblacionales priorizados y conformara gradualmente la base de datos maestra de vacunación con la información contenida en las bases de datos oficiales y disponibles con las que cuenta el Estado colombiano. Así mismo, señala que para la identificación nominal de algunos grupos poblacionales priorizados de los cuales el Ministerio de Salud y Protección Social no disponga de información, este solicitará a las entidades públicas o privadas la entrega de la información correspondiente, mediante los mecanismos electrónicos que defina, la base de datos maestra de vacunación se actualizará conforme a lo señalado en el parágrafo de dicho artículo, esto es, de acuerdo a la disponibilidad de los datos que envíe el generador de la información.

Que mediante la Resolución 295 de 2021, esta Cartera Ministerial estableció como plazo máximo para reportar la información en comento, el 5 de marzo del presente año.

Que por medio de la Resolución 369 de 2021, se habilita nuevamente la plataforma de intercambio de información PISIS del Sistema Integrado de Información de la Protección Social (Sispro) para el cargue de los registros que identifican a los habitantes del territorio nacional como población objeto del Plan Nacional de Vacunación contra el Covid-19 y se establece como plazo de cargue de la información de la población que pertenezca a la etapa 2, el 5 de abril de 2021.

Que conforme con lo anteriormente expuesto, y a las solicitudes presentadas por parte de los actores, se habilita nuevamente la plataforma de transporte de la información para el cargue de los registros que identifican los profesionales independientes registrados en REPS, el talento humano en salud, el personal de apoyo logístico y administrativo y los estudiantes de pregrado y posgrado de programas técnicos, tecnológicos y universitarios de ciencias de la salud en práctica clínica en un prestador de servicios de salud y se establece un nuevo plazo para el reporte en esta plataforma.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. HABILITACIÓN DE LA PLATAFORMA Y PLAZO PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN EN PISIS. Habilitar nuevamente la plataforma de transporte de información PISIS del Sistema Integrado de la Protección Social (Sispro) para el cargue de los registros que identifican el talento humano en salud, el personal de apoyo logístico y administrativo y los estudiantes de pregrado y posgrado de programas técnicos, tecnológicos y universitarios de ciencias de la salud en práctica clínica en un prestador de servicios de salud, conforme a lo establecido en el Anexo Técnico 2 que hacen parte integral de este acto administrativo.

Los prestadores de servicios de salud inscritos como profesionales independientes en el Registro Especial de Prestadores de Salud (REPS) reportarán la información del talento humano en salud, y el personal de apoyo logístico y administrativo, en los casos que aplique, a través del formulario contenido en el Anexo Técnico 1 que hace parte integral de la presente resolución.

El cargue de la información deberá realizarse por parte de los responsables del personal antes mencionado, en el período comprendido entre el 16 al 23 de abril de 2021.

PARÁGRAFO. Si las entidades responsables de reportar la información aún tienen personal que, de acuerdo con su criterio, pertenecen a la etapa 1, podrán realizar el reporte, pero el registro quedará cargado en la etapa 2.

ARTÍCULO 2o. GESTIÓN DE INFORMACIÓN. Los responsables del reporte de la información podrán insertar, actualizar y eliminar registros de acuerdo con las necesidades de información del personal señalado en el artículo 1 del presente acto administrativo, durante el periodo allí establecido.

ARTÍCULO 3o. RESPONSABLE DE LA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN. El gerente o director de los prestadores de servicios de salud, esto es, instituciones prestadoras de servicios de salud, profesionales independientes, prestadores con objeto social diferente y transporte especial de pacientes, tanto del Sistema General de Seguridad Social en Salud como de los regímenes Especial y de Excepción, de las secretarías departamentales, distritales y municipales de salud o quienes hagan sus veces, de los laboratorios de salud pública departamentales, distritales y de las universidades, del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses y del Instituto Nacional de Salud, según corresponda, serán los responsables del cargue, la identificación del talento humano y de expedir la certificación de veracidad de la información.

ARTÍCULO 4o. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. De acuerdo con lo definido en el artículo 31 del Decreto 109 de 2021, las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información que les sea aplicable, en el marco de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y de la Ley 1712 de 2014, del Capítulo 25 del Título 2 del Libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 del 2015 y las normas que las modifiquen o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso y la misma solo será utilizada con fines del reconocimiento del talento humano en salud de que trata el artículo 8o del Decreto 109 de 2021.

ARTÍCULO 5o. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual los protege garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para la firma digital de los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

Los profesionales independientes no requieren de firma digital, conforme el Anexo Técnico 1 de esta resolución.

ARTÍCULO 6o. VIGENCIA. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase

Dada en Bogotá, D. C., a 15 de febrero de 2021.

El Ministro de Salud y Protección Social,

Fernando Ruiz Gómez

<Consultar anexo directamente en el siguiente link:

http://168.61.69.177/documentospdf/PDF/R_MSPS_0493_2021.pdf

ANEXO 1.

FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE INFORMACION DE TALENTO HUMANO EN SALUD Y DEL PERSONAL DE APOYO LOGISTICO Y ADMINISTRATIVO PARA VACUNACION POR COVID19 PARA LOS PROFESIONALES INDEPENDIENTES INSCRITOS EN EL REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD.

Los prestadores de servicios de salud inscritos como profesionales independientes en el Registro Especial de Prestadores de Salud - REPS, reportaran la información del talento humano en salud, y el personal de apoyo logístico y administrativo, en los casos que aplique, para la priorización de la población para la vacunación contra el COVID-19 a partir del formulario electrónico dispuesto por el Ministerio de Salud y Protección Social en https://web.sispro.gov.co/, en el enlace resaltado:

ESTRUCTURA DEL FORMULARIO

El formulario de registro del TALENTO HUMANO EN SALUD, DEL PERSONAL DE APOYO LOGISTICO Y ADMINISTRATIVO de los Prestadores de Servicios de Salud inscritos como Profesionales Independientes debe incluir registros únicos tomando en consideración los siguientes campos:

ANEXO 2.

THS123COVI- REPORTE DE INFORMACION DE TALENTO HUMANO EN SALUD Y DEL PERSONAL DE APOYO LOGISTICO Y ADMINISTRATIVO Y LOS ESTUDIANTES DE PREGRADO / POSTGRADO DE PROGRAMAS TÉCNICOS, TECNOLÓGICOS Y UNIVERSITARIOS DE CIENCIAS DE LA SALUD EN PRÁCTICA CLÍNICA EN UN PRESTADOR DE SERVICIOS DE SALUD INCLUIDOS LOS INTERNOS Y RESIDENTES, PARA VACUNACION POR COVID19.

Los prestadores de servicios de salud, esto es instituciones prestadoras de servicios de salud, con objeto social diferente y transporte especial de pacientes habilitados en el Registro Especial de Prestadores de Salud - REPS del SGSSS y los prestadores de servicios de salud de los Regímenes Especial y de Excepción, las entidades territoriales, los Laboratorios de Salud Pública, el Instituto Nacional de Salud - INS y el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses - INMLyCF enviarán a este Ministerio un archivo con la información relacionada con el talento humano en salud, el personal de apoyo logístico y administrativo, y los estudiantes de pregrado y postgrado de programas técnicos, tecnológicos y universitarios de ciencias de la salud que en el momento de la vacunación se encuentren en práctica clínica en prestador de servicios de salud, incluidos los internos y residentes, para la priorización de la vacunación COVID-19 a través de la plataforma PISIS.

Las diferentes entidades deberán reportar la información así:

- Las instituciones prestadoras de servicios de salud, aquellos con objeto social diferente y el transporte especial de pacientes deben reportar los profesionales de salud, técnicos y tecnólogos en salud, el personal de apoyo logístico y administrativo y los estudiantes de pregrado y postgrado de programas técnicos, tecnológicos y universitarios de ciencias de la salud que en el momento de la vacunación se encuentren en práctica clínica en un prestador de servicios de salud, incluyendo los internos y residentes. También deben reportar los prestadores del SGSSS y los prestadores de los regímenes Especial y de Excepción.

- Las entidades territoriales deberán reportar el personal de salud asistencial que hacen seguimiento a contactos.

- Los laboratorios de salud pública deben reportar el personal de salud que toma muestras y procesa muestras de COVID-19.

- Las instituciones de educación superior con programas de ciencias de la salud, de programas técnicos, tecnológicos y universitarios donde sus estudiantes deben realizar prácticas clínicas en prestadores de servicios de salud.

- El Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses deberán reportar los técnicos en patología involucrados en manejo de cadáveres.

- El Instituto Nacional de Salud deberán reportar i) el personal que toma muestras para COVID-

19 (intramural y extramural), que manipula y procesa dichas muestras y 2) Técnicos y epidemiólogos que realicen rastreo en campo, búsqueda activa de casos de COVID-19 en campo, investigación epidemiológica de campo y toma de muestras que involucren contacto con casos sospechosos y confirmados de COVID-19.

Para este anexo técnico se definen cuatro capítulos:

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS.

4. PERIODO DE REPORTE Y PLAZO.

1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

a. Estructura y especificación del nombre del archivo.

El nombre de los archivos de la información del TALENTO HUMANO EN SALUD, DEL PERSONAL DE APOYO LOGISTICO Y ADMINISTRATIVO Y LOS ESTUDIANTES PARA VACUNACION POR COVID19 debe cumplir con el siguiente estándar:

NOMBRE DEL ARCHIVO

b. Contenido del archivo.

El archivo de la información del TALENTO HUMANO EN SALUD, DEL PERSONAL DE APOYO LOGISTICO Y ADMINISTRATIVO Y DE LOS ESTUDIANTES DE PREGRADO/POSTGRADO DE PROGRAMAS TÉCNICOS, TECNOLÓGICOS Y UNIVERSITARIOS DE CIENCIAS DE LA SALUD EN PRÁCTICA CLÍNICA PARA VACUNACION POR COVID19 está compuesto por un único registro de control (Registro Tipo 1) utilizado para identificar la entidad fuente de la información y varios tipos de registros de detalle numerados a partir del Registro Tipo 2 que contienen la información solicitada así:

Cada registro está conformado por campos, los cuales van separados por pipe (|)

b.1. REGISTRO TIPO 1 - REGISTRO DE CONTROL

Es obligatorio. Es el primer registro que debe aparecer en los archivos que sean enviados.

b.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DEL TALENTO HUMANO EN SALUD.

Mediante el Registro Tipo 2, las entidades reportan el detalle de la información del TALENTO HUMANO EN SALUD (PROFESIONALES, TÉCNICOS y TECNÓLOGOS EN SALUD). Los registros se

identifican de manera única mediante los campos 2,3 y 9 por lo cual estos no deben repetirse.

b.3 REGISTRO TIPO 3 - REGISTRO DE DETALLE DEL PERSONAL DE APOYO LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO PARA LA ATENCIÓN EN SALUD.

Mediante el Registro Tipo 3, las entidades reportan el detalle de la información del PERSONAL DE APOYO LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO PARA LA ATENCIÓN EN SALUD. Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2 y 3 por lo cual estos no deben repetirse.

b.4 REGISTRO TIPO 4 - REGISTRO DE DETALLE DE LOS ESTUDIANTES DE PREGRADO DE PROGRAMAS TÉCNICOS, TECNOLÓGICOS Y UNIVERSITARIOS DE CIENCIAS DE LA SALUD QUE EN EL MOMENTO DE LA VACUNACIÓN SE ENCUENTREN EN PRÁCTICA CLÍNICA (incluye internos y residentes)

Mediante el Registro Tipo 4, las entidades reportan el detalle de la información de LOS ESTUDIANTES DE PREGRADO DE PROGRAMAS TÉCNICOS, TECNOLÓGICOS Y UNIVERSITARIOS DE CIENCIAS DE LA SALUD QUE EN EL MOMENTO DE LA VACUNACIÓN SE ENCUENTREN EN

PRÁCTICA CLÍNICA (incluye internos y residentes). Los registros se identifican de manera única mediante los campos 2 y 3 por lo cual estos no deben repetirse.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:

A-Alfanumérico N-Numérico  D-decimal F-Fecha T-Texto con caracteres especiales

b. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión

.txt

c. Los nombres de archivos y los datos de estos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.

d. El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe (|).

e. Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo, si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3.

f. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.

g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles. Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto como separador de decimales.

h. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.

i. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.

j. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.

k. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.

l. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

Se utiliza el ENTER como fin de registro

m. Los archivos deben estar firmados digitalmente.

3. PLATAFORMA PARA EL ENVÍO DE ARCHIVOS

Este Ministerio dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) delSISPRO, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Primero se registra o actualiza la entidad en el Sitio Web del SISPRO y luego se registran los usuarios de la entidad.

Registrar entidad:

https://web.sispro.gov.co/Entidades/Cliente/VerificarEstadoRegistro

Registrar usuarios institucionales: se pueden registrar en línea o mediante anexo técnico por PISIS. Registro de usuarios institucionales en línea:

https://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

Registro de usuarios institucionales mediante Anexo Técnico SEG500USIN por PISIS:

El  procedimiento se  encuentra   detallado   en  la Guía   de  Usuario de  Seguridad   en https://web.sispro.gov.co

Control de calidad de los datos.

La plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura del presente Anexo Técnico determinado en este acto administrativo y realiza el proceso de validación, así:

- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

Mesa de ayuda.

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: https://www.sispro.gov.co/ayudas/Pages/Ayudas.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: https://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

(C. F.).