RESOLUCIÓN 100-005540 DE 2020

(septiembre 7)

Diario Oficial No. 51.430 de 07 de septiembre de 2020

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Por la cual se reanudan los términos de los procesos disciplinarios y se dictan y adoptan medidas para garantizar la atención y la prestación de los servicios al interior del Grupo de Control Disciplinario.

EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES,

en uso de sus facultades legales y en especial las consagradas en el artículo 8o del Decreto número 1023 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución número 385 del 12 de marzo de 2020, por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus, estableciendo disposiciones destinadas a la prevención y contención del riesgo epidemiológico asociado al nuevo Coronavirus COVID-19.

Que mediante la Directiva Presidencial 02 del 12 de marzo de 2020, se impartieron directrices para atender la contingencia generada por el Coronavirus COVID-19, señalando que debería darse prioridad a los medios digitales para que los ciudadanos realicen trámites a su cargo y adopten los mecanismos necesarios para que los servidores públicos y contratistas cumplan con sus funciones y actividades mediante la modalidad de trabajo remoto.

Que de conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 8o del Decreto número 1023 de 2012 le corresponde al Superintendente de Sociedades, dirigir la Superintendencia de Sociedades con la inmediata colaboración de los Superintendentes Delegados y del Secretario General, por lo que ante las circunstancias imprevistas originadas por la crisis económica, social y ambiental generada por la pandemia del nuevo Coronavirus COVID-19, se implementaron medidas con el fin de garantizar los derechos de los administrados y coordinar las acciones correspondientes que permitieran la continuidad de la prestación del servicio, haciendo uso de los medios tecnológicos, durante el tiempo que dure la contingencia.

Que mediante Resolución número 100-000938 de 16 de marzo de 2020 la Superintendencia de Sociedades decretó como medida transitoria por motivos de salubridad pública, la suspensión de términos para los procesos jurisdiccionales de Procedimientos Mercantiles, y de Procedimientos de Insolvencia que se adelantan en la Superintendencia de Sociedades, desde el 17 hasta el 23 de marzo de 2020, inclusive.

Que mediante el Decreto número 417 del 17 de marzo de 2020 el Gobierno nacional declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional por el término de 30 días, con el fin de conjurar la grave calamidad pública que afecta al país por causa del Coronavirus COVID-19.

Que producto de la declaratoria de pandemia del nuevo Coronavirus COVID-19, ha sido necesario tomar medidas extraordinarias, estrictas y urgentes relacionadas con la contención del virus y su mitigación, como medidas orientadas a conjurar los efectos económicos asociados, disponiendo los recursos financieros, humanos y logísticos para enfrentarlos.

Que mediante Resolución número 100-000978 de 17 de marzo de 2020 se decretó como medida transitoria por motivos de salubridad pública, la suspensión de términos en las actuaciones administrativas y disciplinarias que se adelantan en la Superintendencia de Sociedades, entre el 18 de marzo y el 8 de abril de 2020.

Que posteriormente, teniendo en cuenta que las circunstancias de aislamiento preventivo obligatorio persistieron, mediante Resolución número 100-001101 del 31 de marzo de 2020, se prorrogó la suspensión de términos en asuntos disciplinarios.

Que a nivel local en muchos municipios y departamentos del país también se tomaron medidas para el distanciamiento social y las restricciones a la movilidad, en aquellas ciudades donde tiene presencia la Entidad, como es el caso de: Barranquilla con el Decreto número 376 del 17 de marzo del 2020, Bucaramanga mediante Decreto número 194 del 16 de marzo del 2020, Cali a través del Decreto número 691 del 18 de marzo del 2020, Cartagena con Decreto número 506 del 17 de marzo del 2020, Manizales mediante Decreto número 296 del 16 de marzo del 2020 y Medellín con Decreto número 0392 de 20 de marzo de 2020, que adhirió al Decreto Departamental 20200070001025 del 19 de marzo de 2020.

Que la Entidad tuvo que adecuarse a las nuevas circunstancias que imprimió la normativa que reguló el tema en todo el país, teniendo en cuenta que se trata de una Entidad del orden nacional, con operación en 7 ciudades.

Que el Decreto número 806 de 4 de junio de 2020 establece que las notificaciones por estado se fijarán virtualmente, con inserción de la providencia, y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el secretario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva, y que a través de esta forma también podrán surtirse los traslados

No obstante, no se insertarán en el estado electrónico las providencias que decretan medidas cautelares o hagan mención a menores, o cuando la autoridad judicial así lo disponga por estar sujetas a reserva legal.

Que el Decreto número 806 de 4 de junio de 2020 establece que los ejemplares de los estados y traslados virtuales se conservarán en línea para consulta permanente por cualquier interesado.

Que ante las circunstancias derivadas de la crisis económica, social y ambiental generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y no obstante la suspensión de términos en las actuaciones disciplinarias, la Superintendencia de Sociedades estableció protocolos para el uso de medios virtuales e implementó el uso de herramientas electrónicas para la gestión de los diversos procesos a cargo de la Entidad.

Que a pesar de la suspensión de términos administrativos se ha continuado con el trabajo en casa y todos los derechos de petición y otras actuaciones administrativas no sujetas a términos se han gestionado haciendo uso de medios virtuales y tecnológicos.

Que la Superintendencia de Sociedades, para efectos de dar continuidad en la atención de sus servicios, ha tenido y tiene dispuestos los siguientes canales de atención virtuales y telefónicos, que han sido y se seguirán utilizando:

Chat:

https://www.supersociedades.gov.co/chat/Paginas/Chat-General.aspx

Ventanilla Única de Trámites y Servicios-VUSS:

https://www.supersociedades.gov.co/Servicio_Ciudadano/tramites-y-servicios/ Paginas/default.aspx

Baranda Virtual, para seguimiento de los trámites:

https://servicios.supersociedades.gov.co/barandaVirtual/#!/app/dashboard

Correos electrónicos:

webmaster@supersociedades.gov.co

notificacionesjudiciales@supersociedades.gov.co

Teléfonos:

- Línea única de atención al ciudadano: (57+1) 220 10 00

- Línea Gratuita Nacional de Atención al Ciudadano: 01-8000-114319

- Centro de Fax (57+1) 324 50 00

- Intendencia de Barranquilla: (575)-3858069 / 5-3858094 / 5-3858076

- Intendencia de Bucaramanga: (577)-6781541

- Intendencia de Cali: (572)-6880404

- Intendencia de Cartagena: (575)-6642429

- Intendencia de Manizales: (576)-8847987

- Intendencia de Medellín: (574)-3506000

- San Andrés: (578)-5121720 / 8-5120345

Biblioteca:

http://biblioteca.supersociedades.gov.co/php/index.php

Que la información oficial de la Entidad ha venido publicándose a través de la web institucional www.supersociedades.gov.co, y cuando corresponde en el Diario Oficial.

Que mediante Decreto número 491 de 28 de marzo de 2020, se adoptaron medidas para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas, y se tomaron medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas.

Que la Superintendencia protege y garantiza los derechos de los administrados, la primacía de los intereses generales, la sujeción a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios esenciales estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares.

Que mediante Resolución número 884 del 26 de mayo de 2020, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, se prorrogó la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 31 de agosto de 2020, y así mismo ordenó la implementación de protocolos de bioseguridad que deban implementar los diversos sectores o actividades.

Que mediante Resolución número 100-004235 del 31 de mayo de 2020 se resolvió continuar con la suspensión de términos de las actuaciones disciplinarias que actualmente se adelantan en primera y segunda instancia, mientras esté vigente el Aislamiento Preventivo Obligatorio.

Que mediante Decreto número 1168 del 25 de agosto de 2020, por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19, y el mantenimiento del orden público y se decreta el aislamiento selectivo con distanciamiento individual responsable, el señor Presidente de la República resolvió:

“[…] Artículo 1o. Objeto. El presente Decreto tiene por objeto regular la fase de Aislamiento Selectivo y Distanciamiento Individual Responsable que regirá en la República de Colombia, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del nuevo Coronavirus COVID-19.

Artículo 2o. Distanciamiento individual responsable. Todas las personas que permanezcan en el territorio nacional deberán cumplir con los protocolos de bioseguridad de comportamiento del ciudadano en el espacio público para la disminución de la propagación de la pandemia y la disminución del contagio en las actividades cotidianas expedidos por el Ministerio de Salud y Protección Social. Así mismo, deberán atender las instrucciones que para evitar la propagación del Coronavirus COVID-19, adopte o expidan los diferentes ministerios y entidades del orden nacional, cumpliendo las medidas de aislamiento selectivo y propendiendo por el autoaislamiento. […]

Artículo 6o. Cumplimiento de protocolos para el desarrollo de actividades. Toda actividad deberá estar sujeta al cumplimiento de los protocolos de bioseguridad que establezca el Ministerio de Salud y Protección Social para el control de la pandemia del Coronavirus COVID-19. Así mismo, deberán atenderse las instrucciones que para evitar la propagación del Coronavirus COVID-19 adopten o expidan los diferentes ministerios y entidades del orden nacional.

Artículo 8o. Teletrabajo y trabajo en casa. Durante el tiempo que dure la emergencia sanitaria por causa de la pandemia del Coronavirus COVID-19, las entidades del sector público y privado procurarán que sus empleados o contratistas cuya presencia no sea indispensable en la sede de trabajo, desarrollen las funciones y obligaciones bajo las modalidades de teletrabajo, trabajo en casa u otras similares.

Artículo 10. Inobservancia de las medidas. La violación e inobservancia de las medidas adoptadas e instrucciones dadas mediante el presente Decreto darán lugar a la sanción penal prevista en el artículo 368 del Código Penal y a las multas previstas en el artículo 2.8.8.1.4.21 del Decreto número 780 de 2016, o la norma que sustituya, modifique o derogue.

Los gobernadores y alcaldes que omitan el cumplimiento de lo dispuesto en este decreto serán sujetos de las sanciones a que haya lugar. […]”.

Que la Ley 2025 del 25 de agosto de 2020, por medio de la cual se establecen disposiciones, transversales a la rama ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, en relación con la racionalización de trámites y se dictan otras disposiciones, se dispuso:

'Artículo 1o. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer disposiciones transversales a la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial y a los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, en relación con la racionalización de trámites, con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas, el cumplimiento de sus obligaciones, combatir la corrupción y fomentar la competitividad. […]

Artículo 5o. Automatización y digitalización de los trámites. Los sujetos obligados en los términos de la presente ley deberán automatizar y digitalizar la gestión interna de los trámites que se creen a partir de la entrada en vigencia de esta ley, los cuales deberán estar automatizados y digitalizados al interior de las entidades, conforme a los lineamientos y criterios establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

El Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones, determinarán los plazos y condiciones para automatizar y digitalizar los trámites existentes antes de la entrada en vigencia de la presente ley.

PARÁGRAFO. Los sujetos obligados en los términos de la presente ley, salvo autorización legal, no podrán incrementar las tarifas o establecer cobros adicionales a los trámites en razón de su automatización y/o digitalización, so pena de la correspondiente sanción disciplinaria a la que haya lugar.

Artículo 6o. Trámites en línea. Los trámites que se creen a partir de la entrada en vigencia de la presente ley deberán realizarse totalmente en línea, por parte de los ciudadanos. Para los trámites existentes antes de la entrada en vigencia de la presente ley y que no puedan realizarse totalmente en línea, el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones determinará los plazos y condiciones para el trámite. El Estado promoverá el uso de los canales virtuales para tal fin.

PARÁGRAFO. Los sujetos obligados en los términos de la presente ley, salvo autorización legal, no podrán incrementar las tarifas o establecer cobros adicionales a los trámites en razón de su realización en línea, so pena de la correspondiente sanción disciplinaria a la que haya lugar. […]'”.

Que teniendo en cuenta que la sede central de la Superintendencia de Sociedades en donde funciona el Grupo de Control Disciplinario de la Entidad se encuentran ubicadas en la ciudad de Bogotá y pese a ser esta una Entidad del Orden Nacional, se hace necesario atender lo dispuesto en el Decreto número 193 del 26 de agosto de 2020, por medio del cual se adoptan medidas transitorias de policía para garantizar el orden público en el Distrito Capital y mitigar el impacto social y económico causado por la pandemia de Coronavirus SARS-Cov-2 (COVID-19) en el periodo transitorio de nueva realidad, la Alcaldesa Mayor de Bogotá, D. C., en uso de sus facultades legales, resolvió:

“[…] Artículo 3. Garantías para la ejecución de las medidas de nueva realidad. Para que las normas del periodo transitorio de nueva realidad garanticen el derecho a la salud, el trabajo y la vida digna, para la ejecución de las actividades autorizadas se deberán observar las siguientes reglas, según la actividad que corresponda:

A) Actividades sin restricción de horario o días permitidos. Las actividades que se describen a continuación conforman aquellas que no tienen restricciones por días permitidos u horario: […]

10. Las actividades de los servidores públicos, contratistas del Estado, particulares que ejerzan funciones públicas y demás personal necesario para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, o garantizar el funcionamiento de los servicios del Estado. En todo caso, las entidades públicas procurarán que dichas funciones se realicen de manera predominante mediante la modalidad de trabajo en casa o teletrabajo. […]”.

Que el Presidente de la República, mediante Directiva 07 del 27 de agosto de 2020, dirigida a todos los organismos y entidades de la rama ejecutiva del orden nacional, dispuso:

[…] en el marco de la emergencia sanitaria, en el mes de septiembre de 2020 entraremos en una etapa de aislamiento selectivo, con mayor reactivación y recuperación de la vida productiva del país, que tendrá como pilares nuestra disciplina social, el distanciamiento físico individual y una cultura ciudadana de autorresponsabilidad y autocuidado, los servidores públicos y los contratistas del Estado estamos llamados a liderar y apoyar de forma responsable, diligente, comprometida, y consecuente las medidas que se adopten, en aras de superar de la mejor manera la situación que se ha derivado a causa de la pandemia por el nuevo Coronavirus COVID-19.

Para facilitar la transición gradual y progresiva en la prestación presencial de los servicios a cargo de las entidades públicas del orden nacional, los representantes legales de las entidades, con sujeción a los protocolos de bioseguridad adoptados por el Ministerio de Salud y Protección Social en la Resolución número 666 del 24 de abril del 2020 y los particulares adoptados por cada entidad, deberán:

1. Retomar de forma gradual y progresiva el trabajo presencial, para lo cual a partir del mes de septiembre de 2020 las entidades públicas de la Rama Ejecutiva del orden nacional procurarán prestar sus servicios de forma presencial hasta con un 30% de sus servidores y contratistas, de tal manera que el 70% restante continúe realizando trabajo en casa.

2. Adoptar en lo posible, y de acuerdo con las necesidades del servicio, horarios flexibles que eviten aglomeraciones en las instalaciones de la entidad y en el servicio de transporte público.

3. Habilitar los parqueaderos de la entidad para que las personas que lo deseen puedan trasladarse a la oficina en bicicleta y tengan en donde guardarlas.

Las entidades que cumplan funciones o actividades estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del nuevo Coronavirus COVID-19, o para garantizar el funcionamiento de los servicios del Estado que deben prestarse de manera presencial, no estarán sujetas a lo señalado en el numeral 1.

Las entidades públicas del orden nacional deberán continuar con el cumplimiento estricto de los protocolos de bioseguridad e implementarán acciones para el bienestar de los servidores públicos y contratistas, que permitan garantizar la prestación del servicio y, ante todo, preservar la vida y la salud en conexidad con la vida.

En igual medida, exhorto a las demás ramas del poder público, a los entes autónomos, a los organismos de control y a las entidades territoriales a adoptar las directrices que se imparten en la presente Directiva, permitiendo el retorno a las actividades presenciales de los servidores públicos y contratistas, y seguir garantizando la prestación de los servicios y el cumplimiento de funciones públicas, todo con sujeción a los protocolos de bioseguridad adoptados por el Ministerio de Salud y Protección Social.[…].

Que de conformidad con lo anterior, se hace necesario tomar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en la atención y la prestación de los servicios, en asuntos disciplinarios gestionados al interior de la Entidad, garantizando a los administrados el acceso a ellos, flexibilizando la atención presencial y estableciendo mecanismos de atención mediante la utilización de medios digitales y del uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, con los que cuenta la Entidad, de manera que se evite la exposición física entre las personas.

En mérito de lo anteriormente expuesto, el Superintendente de Sociedades

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. REANUDACIÓN DE TÉRMINOS. Se ordena reanudar el término de los procesos disciplinarios, que se adelantan en la Superintendencia de Sociedades, a partir del día martes 8 de septiembre de 2020.

ARTÍCULO 2o. GESTIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTA DE EXPEDIENTES. Se garantiza para los usuarios interesados en los procesos disciplinarios, la gestión de todas las actuaciones, tales como solicitudes de información, consulta de expedientes, peticiones, trámites y servicios, actuaciones a cargo del Grupo de Control Disciplinario, las que puedan ser radicadas a través de los canales de atención virtuales o si es necesario por medios presenciales en las instalaciones de la Entidad.

Para el efecto, la atención al público para consulta de expedientes en el Grupo de Control Disciplinario se realizará en el horario de 9:00 a. m. a 4:00 p. m., en jornada continua, de lunes a viernes. Para estos efectos el interesado deberá solicitar cita, a través del conmutador 2201000, extensiones 1216, o a través del buzón de correo electrónico albapc@supersociedades.gov.co, y deberá tener en cuenta las restricciones de movilidad que dispone la Alcaldía Mayor de Bogotá.

El interesado deberá cumplir íntegramente el protocolo de bioseguridad que ha dispuesto la Entidad y que se encuentra disponible en la página web institucional www. supersociedadaes.gov.co

Cada consulta previamente programada, tendrá una duración máxima de 1 hora y solo serán suministradas copias digitales de los expedientes, por lo cual, el interesado deberá disponer de las herramientas tecnológicas para el almacenamiento de los documentos solicitados o en su defecto, podrán solicitarse a través de correo electrónico de la entidad dirigido a webmaster@supersociedades.gov.co

ARTÍCULO 3o. DIRECTRICES Y PROTOCOLOS DE BIOSEGURIDAD. Es obligatorio el cumplimiento de las directrices y protocolos de bioseguridad que ha dispuesto la Superintendencia de Sociedades, los cuales permitirán garantizar la prestación del servicio y, ante todo, preservar la vida y la salud de las partes interesadas.

ARTÍCULO 4o. DE LAS NOTIFICACIONES. No obstante lo establecido en el Decreto número 806 de 4 de junio de 2020, a través del cual se señaló que las notificaciones por estado se fijarán virtualmente, teniendo en cuenta que a la fecha los procesos gestionados por el Grupo de Control Disciplinario de la Superintendencia de Sociedades se encuentran en proceso de digitalización y virtualización, la consulta de estados, traslados y avisos continuarán realizándose en la cartelera dispuesta en el Grupo de Control Disciplinario.

Para efecto de la notificación personal de las providencias proferidas por este Grupo, podrán surtirse en el horario de 9:00 a. m. a 4:00 p. m., en jornada continua, de lunes a viernes, previo agendamiento de cita y con estricto cumplimiento de los protocolos de bioseguridad dispuestos.

ARTÍCULO 5o. PRÁCTICA DE AUDIENCIAS Y DILIGENCIAS MEDIANTE EL USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS. Mientras permanezca la Emergencia Sanitaria decretada por el Gobierno nacional, de conformidad con lo establecido en el artículo 94 del Código Disciplinario Único, las audiencias que deban adelantarse en el marco de los procesos verbales se realizarán a través de medios virtuales y tecnológicos, siempre y cuando las partes cuenten con las herramientas para acceder en tiempo real desde su ubicación remota. En el evento en que alguna parte necesaria no cuente con los medios tecnológicos, la Entidad coordinará la habilitación de los espacios correspondientes donde se pueda acceder a la diligencia.

No obstante, en caso de ser necesario se podrán suspender, aplazar, reprogramar las audiencias, diligencias presenciales, visitas in situ, entre otras, mediante decisión motivada, previa evaluación y justificación de la situación concreta. En todo caso dejando la respectiva constancia en el expediente.

PARÁGRAFO 1o. Para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo anterior, la Superintendencia de Sociedades ha implementado un protocolo de participación virtual en diligencias, entiéndase por aquellas las audiencias judiciales o las actuaciones administrativas que deban gestionarse dentro de los procesos jurisdiccionales o administrativos, que se adelantan en la Entidad, mediante el uso de herramientas tecnológicas, el cual debe entenderse que hace parte integral de la presente resolución.

PARÁGRAFO 2o. En cuanto a la gestión de las actuaciones disciplinarias que deben continuar gestionando a través del procedimiento ordinario o escritural, la práctica de pruebas, versión libre y demás diligencias inherentes al trámite del proceso podrá radicarse por escrito, a través de la plataforma virtual de la entidad en el buzón electrónico webmaster@supersociedades.gov.co

ARTÍCULO 6o. El Grupo de Control Disciplinario adoptará las medidas necesarias para dar cumplimiento a las disposiciones aquí contenidas y coordinará lo necesario.

ARTÍCULO 7o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

Juan Pablo Liévano Vegalara