CIRCULAR No. 2

ENTIDADES PRESTADORAS DE LOS SERVICIOS DE ACUEDUCTO,

ALCANTARILLADO Y ASEO

1. ASPECTOS GENERALES

La presente comunicación tiene por objeto explicar las disposiciones contenidas en la ley 142 de 1994(1), relacionadas con la gestión empresarial de las entidades prestadoras de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y saneamiento básico, e iniciar el proceso de capacitación de las entidades prestadoras para dar cumplimiento a lo ordenado por los artículos 48 y 52 de la misma norma.

Los principales objetivos de la LSPD son: i) garantizar eficiencia y calidad en la prestación de los servicios, ii) ampliar su cobertura, iii) racionalizar el sistema tarifario y de subsidios y iv) fomentar el desarrollo de verdaderas empresas que los suministren.

lgualmente, la LSPD organiza los servicios públicos domiciliarios, al separar claramente cuatro funciones, tendientes a la satisfacción eficiente de las necesidades de los consumidores:

Prestación del servicio. Es la actividad económica (o empresarial) de producir, transportar y distribuir los servicios. La ley busca que esta función se ejerza a través de empresas de servicios públicos (ESP's), organizadas como sociedades por acciones, sean estas oficiales, privadas o mixtas; empresas industriales y comerciales del estado; comunidades organizadas. Cuando las características técnicas y económicas lo aconsejen, los municipios podrán prestar directamente estos servicios.

Formulación de Políticas y Asistencia Técnica. Esta función fue asignada al Ministerio de Desarrollo Económico (MDE), a través del Viceministerio de Vivienda, Desarrollo Urbano y Agua Potable.

Regulación. Es la facultad de dictar normas y reglas de comportamiento a las entidades que prestan los servicios, de tal forma que se creen y preserven las condiciones para la eficiencia y se prevengan los abusos con los usuarios. La Nación ejerce ésta función a través de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico (CRA).

Evaluación y control Es la facultad de vigilar, evaluar y controlar el cumplimiento, por parte de las entidades que prestan servicios, de las leyes, normas, reglas y planes de gestión y de resultados. En esta función participan la Nación, los usuarios y las empresas privadas de auditores de la siguiente manera: la Nación, a través de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSP), entidad que ademes tiene la facultad de aplicar sanciones a los administradoras y entidades que incumplan las disposiciones y planes; los usuarios por intermedio de los Comités de Desarrollo y Control Social (CDCS's); y las empresas privadas a través de las Auditorias Externas de Gestión y Resultados que obrarán en función de los intereses de la empresa, sus socios y los usuarios.

II. ORGANISMOS COMPETENTES SOBRE LA GESTIÓN EFICIENTE

ENTIDAD PRESTADORA DEL SERVICIO: La ley 142(2) señala que cada entidad prestadora del servicio es la responsable de una buena gestión. Su gerente o director debe emplear todos los medios para lograda, para lo cual contará con un instrumento al interior de su propia organización, el control interno y con auditores interno que le colaborarán en esa tarea.

AUTORIDADES DEPARTAMENTALES O MUNICIPALES: La LSPD le fija a los municipios la competencia de asegurar la prestación eficiente de los servicios (Art.  5.1). Del mismo modo, ordena a las autoridades departamentales y municipales garantizar el ejercicio de la autonomía administrativa de las empresas oficiales de servicios públicos y la continuidad en la gestión gerencial que demuestre eficacia y eficiencia, sin que puedan anteponer a tal continuidad gerencial, intereses ajenos a los de la buena prestación del servicio (Art 27.5).

USUARIOS: Los usuarios tienen a su alcance diferentes mecanismos para exigir que se cumpla con una gestión eficiente de cada entidad que los sirva. En primera instancia, a través de los Comités de Desarrollo y Control Social, conformados por ellos mismos quienes podrán participar en las Juntas Directivas de las entidades oficiales y representados ante las autoridades locales y nacionales para quejarse por un deficiente servicio o por la ausencia del mismo. (Arts 62 a 66).

En segundo lugar, por medio de la información que divulgará la Superintendencia y la Comisión, que les permitirá comparar la eficiencia y niveles tarifados de las diferentes entidades prestadoras de los servicios.(Arts 53, 87.1 y 90).

COMISIÓN DE REGULACIÓN DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO: La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico definirá los criterios, características, indicadores y modelos de carácter obligatorio que permitan evaluar la gestión y resultados de las empresas (Art. 52).

DIRECCIÓN TÉCNICA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO: La Dirección Técnica de Agua Potable y Saneamiento Básico es la encargada de aprobar los planes de gestión y resultados de corto mediano y largo plazo, presentados por las entidades prestadoras de los servicios (Art. 52).

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS: La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliados evaluará financiera, técnica y administrativamente el cumplimiento de los Planes de Gestión.

III. ACCIONES QUE LAS ENTIDADES DEBEN REALIZAR EN EL CORTO PLAZO.

VIABILIDAD EMPRESARIAL

La LSPD fija un plazo perentorio para que las entidades realicen un estudio de su viabilidad empresarial, dentro de los dos (2) años siguientes a su expedición, vale decir, el 11 de julio de 1996 como fecha máxima. Dicho estudio se hará conforme a la metodología que fijará la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico en el primer trimestre de 1995.

Si de la evaluación se desprende que el valor patrimonial es negativo o si las obligaciones existentes exceden la capacidad operativa de la entidad para servilas, deberán presentar un plan de reestructuración financiera y operativo, ante la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico. Dentro de este Plan, la Nación, los departamentos, los municipios, y sus entidades descentralizadas, están autorizadas para asumir o adquirir pasivos, inclusive laborales, hacerles aportes y condonarles deudas.

Debe entenderse que estas autorizaciones harán parte integrante del plan de reestructuración respectiva y que las concesiones que en esta materia hagan la Nación y las demás entidades territoriales y descentralizadas, sólo se harán efectivas en la medida en que la entidad sujeta al Plan, tome simultáneamente las acciones complementadas necesarias para ser viable empresarial y financieramente. (Art. 181)

TRANSFORMACIÓN EMPRESARIAL

Las entidades oficiales, antes del 11 de julio de 1996 tendrán que convertirse en Empresas de Servicios Públicos por acciones, o tomar la forma de Empresas Industriales y Comerciales del Estado, posibilidad sólo abierta a las de carácter departamental o municipal.(Arts 17 y 180). Para esto, los alcaldes o gobernadores deberán presentar ante los correspondientes Consejos o Asambleas los proyectos de acuerdo u ordenanzas para la respectiva transformación, a más tardar en la última sesión de 1995 ( Decreto 2785 de 1.994).

Los municipios que presten de manera directa uno o vados servicios, vale decir, sin la existencia de una entidad descentralizada, tienen unas reglas especiales y plazos diferentes. A más tardar el 11 de diciembre de 1995, deben tener constituidas las empresas de servicios públicos, salvo que las características técnicas y económicas del servicio, y las conveniencias generales aconsejen que se siga prestando directamente por el municipio. Para ello, los representantes de las entidades territoriales deberán presentar ante los correspondientes Consejo o Asambleas los respectivos proyectos de acuerdo u ordenanza de creación de la nueva empresa a más tardar dentro del segundo periodo de sesiones de 1.995 (Decreto 2785 del 22 de Diciembre de 1994).

En el evento de que se opte por la prestación directa del servicio por parte del municipio, deberán cumpliese los procedimientos contemplados en el articulo 6o. de la LSPD. En todo caso, están obligados a operar en forma eficiente y a separar la contabilidad del servicio de la contabilidad general del municipio. (Art. 6)

CONTROL INTERNO

Cada entidad prestadora de los servicios, con base en los criterios e indicadores que se definen en el anexo, organizará su sistema de control interno en tal forma que ella misma pueda medir su eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos (art 46).

El control interno de una entidad puede ser realizado con sus propios funcionarios o, en forma alternativa, contratándolo con terceros, siempre sobre la base de que se trata de una tarea cuya responsabilidad está directamente en cabeza del gerente.(Art 49). No debe entenderse que es una actividad adicional, separada de las otras que le corresponden como jefe del organismo, sino que coincide con la de cumplir con eficiencia el objeto social. Es decir, el gerente no delega ni contrata el control interno; recibe colaboración de sus subalternos o asesores, pero es suya la responsabilidad (Art. 48).

La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliados, por su parte promoverá que los mecanismos de control interno se vayan incorporando paulatina y progresivamente a la tarea gerencial. (Art. 47)

AUDITORIA EXTERNA

Complementario al control interno, las empresas de servicios públicos deben contratar una auditoría externa para que evalúe en forma permanente la gestión y los mecanismos de control interno. No obstante, el Superintendente puede eximir a entidades oficiales que demuestren que los mecanismos estatales de control fiscal y de gestión hacen innecesaria la contratación de terceros.(Art 51).

IV. PLANES DE GESTIÓN Y RESULTADOS

La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico dá inicio al proceso de capacitación de las entidades prestadoras para dar cumplimiento a lo ordenado por los artículos 48 y 52 de la misma norma, definiendo las características e indicadores que se presentan en el Anexo, para que cada entidad prestadora de servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, comience a organizar el proceso de control de gestión y resultados.

Estos planes deberán ser adoptados no sólo por las entidades con dificultades para operar eficientemente. Todas las existentes en este momento y las que hayan de crearse, oficiales, privadas o mixtas, con excepción de las organizaciones autorizadas para prestar los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en zonas rurales, tendrán obligación de elaborar el Plan de Gestión y Resultados.

El Plan de Gestión y Resultados tiene las siguientes características:

Establecer metas anuales de mejoramiento de los indicadores fijados por la Comisión en el Anexo.

Contemplar un horizonte de largo plazo ( cuatro años), de mediano plazo (tres años) y de corto plazo (un año).

Contener las actividades necesarias para el cumplimiento de las metas propuestas.

Contar con la correspondiente aprobación de la Junta, Consejo Directivo de la entidad o del órgano que haga sus veces, y ser suscito por el Gerente o Representante Legal de la entidad, quien es el responsable de su cumplimiento.

Cada año, los planes deben ser presentados para su aprobación a la Dirección Técnica de Agua Potable y Saneamiento Básico del Ministerio de Desarrollo Económico, de acuerdo con 108 mecanismos que ésta establezca.

El otorgamiento de créditos o garantías por parte de entidades financieras, para las empresas oficiales, estará condicionado al cumplimiento de los índices de gestión especificados en el Plan de Gestión y Resultados, En caso de incumplimiento, deberán acordar un Plan de Recuperación con la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico (Art 36.6),

JAIME SALDARRIAGA SANIN

Coordinador General

Santa Fe de Bogotá, Diciembre 29 de 1994

ANEXO. CARACTERÍSTICAS E INDICADORES

A. Características básicas para la evaluación de la gestión y los resultados de las entidades

1. Ámbito Geográfico

2. Cobertura del servicio (agua potable, alcantarillado, aseo)

3. Costos (costo unitario)

4. Eficiencia (laboral, operacional, agua no contabilizada, contratación privada)

5. Características financieras (recaudo, solvencia)

6. Calidad del Servicio ( - Continuidad del servicio de agua potable, - frecuencia del servicio de aseo)

B. Indicadores

Ámbito Geográfico:

Se deberá indicar el área geográfica que atiende o atenderá la entidad, con la correspondiente población y número de domicilios.

Cobertura de Acueducto en la zona atendida:

(Número de domicilios con conexión al servicio de acueducto) * 100

(Número de domicilios)

Cobertura de Alcantarillado en la zona atendida:

(Número de domicilios con conexión al servicio de alcantarillado) * 100

(Número de domicilios)

Cobertura de Aseo en la zona atendida:

(Basura recogida) * (No. de veces que se recoge) * 100

(Basura producida) * (No. veces que debe recogerse)

Costo unitario:

(Costos Totales)           ó    (Costos Totales)

(Volumen de Agua Producida)    (Tonelada Recogida)

Índice Operacional:

(Costos Operacionales ) * 100

(Ingresos Operacionales)

En los Costos Operacionales no se incluyen costos de depreciación ni intereses Incluye

pago del servicio de deuda.

Eficiencia laboral:

(Costos de Personal) ó (Costos de Personal)

(m3 Facturados)           (Tonelada Recogida)

Contratación Privada:

Valor de Contratos de actividades con el sector privado

Gastos Administrativos

Recaudo de Cartera:

(Valor Recaudado) * 100

(Valor Facturado en el mismo periodo)

Solvencia:

(Ingresos Operacionales - Costos Operacionales - Gastos Financieros) * 100

Amortización de la Deuda

Agua no contabilizada:

(Volumen de Agua producida - Volumen de Agua facturada) *100

(Volumen de Agua producida)

Continuidad del servicio de acueducto:

Porcentaje de tiempo promedio en el año en que se presta el servicio de agua potable

Los indicadores se calcularán para un periodo anual.

Frecuencia de prestación del servicio de aseo:

Número de veces a la semana que se preste el servicio.

1 En adelante LSPD

2. Todos los artículos citados en adelante, son de la ley 142 de 1994