CIRCULAR EXTERNA 6 DE 2020

(marzo 31)

Diario Oficial No. 51.273 de 31 de marzo 2020

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

I. ANTECEDENTES

Mediante Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, el Ministro de Salud y Protección Social, de acuerdo con lo establecido en el articulo 69 de la Ley 1753 de 2015, declaró el estado de emergencia sanitaria por causa del nuevo coronavirus COVID-19 en todo el territorio nacional hasta el 30 de mayo de 2020 y, en virtud de esta, adoptó una serie de medidas con el objeto de prevenir y controlar la propagación del COVID-19 y mitigar sus efectos.

Mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, el Presidente de la República declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio Nacional, conforme con lo establecido en el artículo 215 de la Constitución Política.

Mediante el Decreto 434 del 19 de marzo de 2020, el Presidente de la República establece entre otras medidas para mitigar los efectos económicos del nuevo coronavirus COVID-19 en el territorio nacional, plazos especiales para las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 de que trata el articulo 422 del Código de Comercio, en su articulo 5, señalando que podrán efectuarse hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria, so pena que de no ser convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el dia hábil siguiente al mes de que trata este articulo, a las 10 a.m.

Mediante el Acuerdo 541 del 23 de marzo de 2020 el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar suspende temporalmente la realización de sorteos ordinarios y extraordinarios del juego de lotería tradicional o de billetes por el periodo de cuarentena obligatoria, decretada por el Gobierno Nacional

Mediante la Circular Externa 002 del 24 de marzo de 2020, la Superintendencia de Industria y Comercio suspende el uso de "huelleros físicos o electrónicos" de uso masivo para recolectar información biométrica (datos sensibles) con miras a prevenir el contagio del COVID-19 a través de contacto indirecto.

La Superintendencia Nacional de Salud expidió la Circular Externa 004 del 19 de marzo de 2020 mediante la cual impartió instrucciones para el reporte de la información dirigido a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios y Prestadores de Servicios de Salud para la gestión de riesgos, incluyendo la prevención del Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, y, teniendo en cuenta que todos los vigilados se encuentran dentro de esta coyuntura ocasionada por la emergencia sanitaria, mediante la presente Circular Externa se imparten instrucciones adicionales para el reporte de la información a esta Superintendencia, cuyas disposiciones aplican para el corte comprendido entre los meses de febrero de 2020 y septiembre del presente año:

II. INSTRUCCIONES

PRIMERA: Para todas aquellas entidades vigiladas que deban cumplir con el reporte de los siguientes archivos tipo, se aplaza su envío hasta 5 días hábiles después de realizada la reunión ordinaria de asamblea, de acuerdo con lo establecido en el articulo 5 del Decreto 434 de 2020, para verificación de cumplimiento se debe remitir copia del acta de asamblea como documento adicional en el anexo técnico FP001:

FP001 - Conjunto Completo de Estados Financieros y Revelaciones

FP002 - Certificación Estados Financieros

FP003 - Dictamen Revisor Fiscal

FP004 - Informe de Gestión

FP005 - Proyecto Distribución de Utilidades

FT002 - Publicación Estados Financieros

SEGUNDA: Para los Generadores de Recursos, se aplaza la entrega del reporte del anexo técnico FT001 - Catálogo de Información Financiera, con corte a diciembre de 2019, hasta junio 30 de 2020, debido a las medidas sanitarias establecidas en la Resolución 385 de 2020.

Se suspende el reporte trimestral del anexo técnico FT001 - Catálogo de Información Financiera, con corte a marzo de 2020, por lo que los vigilados deberán reportar este anexo técnico con corte a junio 30 y con corte a septiembre 30 de 2020 a más tardar el 20 de octubre de 2020.

Se suspende el reporte periódico de los anexos técnicos:

205 - Reporte de transferencias

207 - Declaración derechos de explotación - concesionario

210 - Reporte de transferencias

212- Operadores autorizados

213- Recaudo operadores

214- Reporte de transferencias

218- Reserva Técnica para Pago de Premios

219- Premios No Reclamados

241 - Liquidación

Los anexos técnicos mencionados anteriormente, deberán ser reportados, de manera acumulada, con corte a junio 30 y con corte a septiembre 30 de 2020 a más tardar el 20 de octubre de 2020.

TERCERA: Para los operadores de loterías se suspende el envío de los anexos técnicos que se relacionan a continuación, debido a la suspensión temporal de la realización de sorteos ordinarios y extraordinarios establecida medíante el Acuerdo 541 de 2020 expedido por el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar:

200 Informe de ventas y sorteo

201Informe premios obtenidos por el público

202 Premios pagados en el mes

203 Resultados del sorteo

204 Reporte de billeteria vendida por sorteo

Los anexos técnicos mencionados anteriormente, deberán reportarse una vez sea activada la realización de Sorteos, atendiendo las mismas fechas de corte y reporte establecidas en la Circular Externa 047 de 2007 y la Circular Externa 005 de 2011.

CUARTA: Para las Entidades Promotoras de Salud y Entidades Adaptadas de Salud, se suspende el reporte regular de los siguientes anexos técnicos

FT017 - Detalle facturas pagadas en el mes de reporte

FT018 - Datos para el cálculo de la posición de liquidez

Los anexos técnicos mencionados anteriormente, deberán ser reportados con corte a junio 30 y con corte a septiembre 30 de 2020 a más tardar el 20 de octubre de 2020.

QUINTA: Para las IPS públicas se suspende el reporte trimestral del anexo técnico FT004 - Cuentas por Pagar - Acreedores con corte a marzo de 2020, deberán hacer el reporte con corte a junio 30 y con corte a septiembre 30 de 2020 a más tardar el 20 de octubre de 2020

SEXTA: Para las Entidades Territoriales, se suspende el reporte regular de los anexos técnicos:

276 - Reporte de transferencias

277 - Reporte de transferencias - Juegos

525- Consolidado ejecución presupuestal Mantenimiento Hospitalario

526 - Acciones de Inspección y vigilancia mantenimiento hospitalario

ST001 - Formulación y Seguimiento/Evaluación del Plan de Mejoramiento para alcanzar la calidad esperada

ST010 - Red de proveedores de servicios de salud, insumos y medicamentos ST011 - Servicios contratados ST012 - Referencia y contrareferencia

Los anexos técnicos mencionados anteriormente, deberán ser reportados, de manera acumulada, con corte a junio 30 y con corte a septiembre 30 de 2020 a más tardar el 20 de octubre de 2020; este último corte no aplica para los anexos técnicos 525, 526 ST001 y ST012, los cuales son de periodicidad semestral.

SÉPTIMA: Para las entidades que deben realizar Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, de acuerdo con el numeral 1.2 del Capitulo Segundo del Titulo Vil de la Circular Externa 047 de 2007. modificado por la Circular Externa 008 de 2018, para efectos del reporte de la fecha y realización de la misma correspondiente a la vigencia de 2019 deberán:

1. Reportar a más tardar el 31 de julio de 2020 la fecha, lugar y canales virtuales si es del caso, de la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la vigencia 2019, mediante el anexo técnico GT003 - Rendición de cuentas. La audiencia podrá desarrollarse de manera virtual.

2. La convocatoria a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas deberá cumplir con los siguientes requisitos

a. Convocar a usuarios y ciudadanía en general a la rendición, en un término no inferior a un mes de su realización.

b. Deberá realizarse a través de la página web de la respectiva entidad y de todos los canales de comunicación disponibles, para garantizar la participación de la ciudadanía. Además, se debe publicar por los menos 2 veces durante dicho término con intervalo de al menos 10 días, en un medio de amplia circulación, con cobertura en la jurisdicción donde cuenta con afiliados

C. Para garantizar la publicidad de la citación, debe acudirse a todos los canales de comunicación disponibles según la jurisdicción territorial en la que haga presencia (web, llamadas telefónicas, radio, perifoneo, avisos de prensa, etc).

d. Las EAPB, Empresas Sociales del Estado e IPS públicas, deberán publicar en su página web, a más tardar el 31 de julio de 2020, la fecha de programación y medios virtuales por donde se va a realizar ia audiencia pública de rendición de cuentas.

e. En caso de que se presente modificación en la fecha de la audiencia pública, la nueva fecha se deberá publicar con al menos 20 dias calendario de anterioridad a la realización y difundirse por los todos medios establecidos para la audiencia inicial. En todo caso la audiencia pública de rendición de cuentas de la vigencia cumplida deberá realizarse a más tardar el 31 de diciembre de la siguiente vigencia

3. Durante el desarrollo de la audiencia, se deben habilitar canales virtuales o en linea de participación soqjalizados previamente a través de todos los medios disponibles, incluyendo mensajería de texto para permitir la participación ciudadana.

4. Adicional a lo dispuesto en el numeral 1.2 4 del Capítulo Segundo del Título Vil de la Circular Externa 047 de 2007, modificado por la Circular Externa 008 de 2018, el acta de la audiencia de rendición de cuentas realizada por medios virtuales, deberá ser publicada en las carteleras físicas disponibles y/o prensa escrita de amplia circulación local, y habilitar canales para que los usuarios con posterioridad puedan solicitar información o aclaraciones, una vez hayan cesado las medidas de aislamiento obligatorio.

OCTAVA: Para las Empresas Promotoras de Salud, Empresas de Medicina Prepagada, Servicios de Ambulancia Prepagada e Instituciones Prestadoras de Salud clasificadas en el grupo C1 y C2 por la Circular Externa 018 de 2015, se aplaza la entrega del reporte del anexo técnico GT001 - Reporte de implementación del Código de Conducta y de Buen Gobierno hasta el 20 de octubre de 2020

NOVENA: Las entidades vigiladas deberán abstenerse de recolectar o tratar datos biométricos utilizando huelleros físicos, electrónicos, o cualquier otro mecanismo que permita el contagio del coronavirus a través de contacto indirecto. Teniendo en cuenta la Circular Externa 002 de 2020 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, esto aplica mientras el país se encuentre en estado de emergencia sanitaria.

DÉCIMA: Los anexos técnicos que no han sido mencionados en la Circular Externa 004 de 2020 como tampoco en las Instrucciones de la presente Circular, deberán reportarse en las fechas establecidas según las Circulares Externas expedidas anteriormente.

UNDÉCIMA: Las fechas expuestas en la presente Circular Externa podrán ser modificadas si el gobierno nacional prorroga la emergencia sanitaria.

DUODÉCIMA: La plataforma NRVCC permanecerá disponible para que las entidades vigiladas puedan realizar los reportes a esta Superintendencia

III. VIGENCIA

La presente Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación.

Dado en Bogotá. D.C.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

FABIO ARISTIZÁBAL ANGEL

Superintendente Nacional de Salud