CONCEPTO 52811 DE 2008

(25 julio)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

COMISIÓN DE REGULACIÓN DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO -CRA-

Bogotá D. C.

REF.: SU RAD. 004282-2 de 22/07/2008 – vía correo electrónico.

Respetada Señora Castellanos:

Hemos recibido vía correo electrónico de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, la solicitud descrita dentro del número radicado de la referencia, mediante la cual requiere información sobre el término de conservación de los cupones de pago o colillas de facturación; por lo cual hacemos las siguientes consideraciones teniendo en cuenta el alcance del articulo 25 del Código Contencioso Administrativo.

1. Los temas que se consultan, encuentran su regulación en la Ley 594 de 2000, “Ley General De Archivos”, y existiendo una institución especializada en este tema, como lo es el Archivo General de la Nación, es este el competente para emitir concepto, sobre el tiempo de permanencia y la forma de conservación de determinados documentos.

2. Sin embargo, no se debe desconocer, el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, el cual prevé lo siguiente: “DISTINTAS CLASES DE DOCUMENTOS. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Los documentos son públicos o privados.

Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.

Documento privado es el que no reúne los requisitos para ser documento público”.

Conforme al texto de la norma transcrita los cupones, son documentos privados que prestan mérito probatorio.

3. El artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, establece frente a la conservación de archivos y documentos relacionados con las entidades vigiladas por la Supertendencia Bancaria lo siguiente: “Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta...”

Por lo anteriormente expuesto, no es la Comisión de Regulación la Entidad competente para determinar el tiempo de conservación de los comprobantes de pago, cupones o coletillas de facturas; sino, tal como se expresó se debe atender a lo preceptuado en las disposiciones de carácter nacional que se relacionen con el tema, o proceder a solicitar que se emita concepto por parte del Archivo General de la Nación.

Sobre el particular, tomando en consideración que lo mencionado en la solicitud trata tema correspondiente a la conservación de Libros y Papeles de Comercio; aunado a ello, la empresa que los contiene es de aquellas que cumple funciones públicas en virtud de la prestación de Servicios Públicos Domiciliarios, dimos traslado de la misma al Archivo General de la Nación; lo que se cumplió mediante Radicado CRA 20082110052791 del 25 de julio de 2008, teniendo en cuenta lo establecido en el articulo 2° de la ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, por ser de su competencia; habida cuenta que de conformidad con lo señalado en el Artículo 35 de la ley 594 de 2000, las funciones de prevención y sanción por el incumplimiento a las normas archivísticas contenidas en la Ley mencionada, como en las disposiciones reglamentarias, se encuentran a cargo del Archivo General de la Nación.

Lo anterior considerando que conforme a lo señalado en el Artículo 73 de la Ley 142 de 1994, esta Comisión de Regulación, no es competente para pronunciarse sobre su solicitud.

Cordialmente,

JOSÉ FRANCISCO MANJARRÉS IGLESIAS

Director ejecutivo