CONCEPTO 156561 DE 2020

(abril 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

XXXXXXXXXXXXXXX

Radicado No.: 20206000156561

Bogotá D.C.

Referencia: SITUACIONES ADMINSITRATIVAS – Licencia no remunerada.

Radicado: 20202060137092 del 06 de abril de 2020.

De acuerdo a la comunicación de referencia, en la cual eleva los siguientes interrogantes relacionados a cómo debe proceder el nominador o empleador en aquellas situaciones en que los empleados se encontraban en disfrute de sus vacaciones, en licencia o permiso y no les ha sido posible regresar al país en razón a la propagación del virus COVID- 19, a saber:

1. ¿Qué acciones o figura administrativa podríamos configurar para proteger el empleo de los funcionarios que no podrán asumir sus funciones al vencimiento de una licencia, permiso o vacaciones por la imposibilidad de regresar al país?

2. ¿La entidad podría prorrogar las licencias no remuneradas a pesar de superar los noventa días hábiles que establece la norma?

3. Si el funcionario renuncia a su licencia no remunerada estando fuera del país, y solicita autorización para el reintegro a sus labores bajo la figura coyuntural de “Trabajo en casa” desde el Exterior, ¿es viable autorizar esta situación y bajo que figura? ¿Tendría cobertura por parte de la ARL frente a sus Riesgos laborales?

Me permito indicarle lo siguiente:

El Gobierno Nacional expidió el Decreto 491 de 2020^[1] que dispuso lo siguiente en relación a la prestación de servicios a cargo de las autoridades:

“ARTÍCULO 3. Prestación de los servicios a cargo de las autoridades. Para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Las autoridades darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán para el registro y respuesta de las peticiones.

En aquellos eventos en que no se cuente con los medios tecnológicos para prestar el servicio en los términos del inciso anterior, las autoridades deberán prestar el servicio de forma presencial. No obstante, por razones sanitarias, las autoridades podrán ordenar la suspensión del servicio presencial, total o parcialmente, privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial.

En ningún caso la suspensión de la prestación del servicio presencial podrá ser mayor a la duración de la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.

PARÁGRAFO. En ningún caso, los servidores públicos y contratistas del Estado que adelanten actividades que sean estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado podrán suspender la prestación de los servicios de forma presencial. Las autoridades deberán suministrar las condiciones de salubridad necesarias para la prestación del servicio presencial.”

La prestación de servicios a cargo de las autoridades tendrá que seguir llevándose, no obstante en razón a la declaratoria de Estado de Emergencia en razón a la pandemia por covid -19, podrán implementarse dentro de las autoridades correspondientes mecanismos que eviten el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca dicha emergencia sanitaria, velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

En caso que las autoridades no cuenten con los medios tecnológicos para prestar el servicio en los términos anteriormente señalados, las autoridades deberán prestar el servicio de manera presencial, sin embargo, teniendo en cuenta que por razones sanitarias las autoridades podrán ordenas la suspensión del servicio presencial, total o parcial, privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial.

Se entenderá que la suspensión del servicio contará con el mismo término que se encuentre en vigencia la declaratoria de la emergencia sanitaria por el Gobierno Nacional.

De modo que, y atendiendo su primera interrogante, en el evento que el empleado se encuentre en el disfrute del periodo de sus vacaciones y no ha podido regresar al país para reanudar el cumplimiento de sus funciones, deberá acordar junto con el nominador o jefe de la entidad u organismo para que de manera remota se cumplan con las obligaciones teniendo en cuenta el trabajo en casa que se está desarrollando en razón a la Emergencia Sanitaria decretada en el país.

Con respecto a la licencia no remunerada y permisos otorgados a los empleados previamente a la expedición del decreto de Emergencia Sanitaria en el país, en la misma norma en cuestión el artículo 8° dispuso lo siguiente:

“ARTÍCULO 8. Ampliación de la vigencia de permisos, autorizaciones, certificados y licencias. Cuando un permiso, autorización, certificado o licencia venza durante el término de vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social y cuyo trámite de renovación no pueda ser realizado con ocasión de las medidas adoptadas para conjurarla, se entenderá prorrogado automáticamente el permiso, autorización, certificado y licencia hasta un mes (1) más contado a partir de la superación de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social. Superada la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social el titular del permiso, autorización, certificado o licencia, deberá realizar el trámite ordinario para su renovación.”

De lo anteriormente dispuesto, en el evento que un permiso, autorización, certificado o licencia venza mientras persista la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social y cuyo trámite de renovación no pueda ser desarrollado por causa de las medidas adoptadas, se entenderá automáticamente prorrogado el permiso, autorización, certificado y licencia hasta un (1) mes más contados a partir de que se declare por el Gobierno Nacional la superación de la Emergencia Sanitaria. Una vez superada la emergencia, en el evento que el titular del permiso, autorización, certificado o licencia requiera de su renovación deberá realizar el trámite ordinario.

Lo anterior teniendo en cuenta que el empleado se encuentre en alguna de las situaciones anteriormente indicadas y requiera de la renovación o prórroga de estas, ahora bien, en el evento que un funcionario se encontrara en el disfrute de una licencia no remunerada fuera del país, y solicite la autorización para el reintegro a sus labores teniendo en cuenta la modalidad de trabajo en casa que se introdujo en el país a raíz de la emergencia, el Decreto 1083 de 2015, dispuso lo siguiente frente a esta licencia:

“ARTÍCULO 2.2.5.5.5 Licencia ordinaria. La licencia ordinaria es aquella que se otorga al empleado por solicitud propia y sin remuneración, hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos. En caso de causa justificada, a juicio del nominador, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más.

La solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga deberá elevarse por escrito al nominador, y acompañarse de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera.

Cuando la solicitud de ésta licencia no obedezca a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

La licencia ordinaria una vez concedida no es revocable por la autoridad que la confiere, no obstante, el empleado puede renunciar a la misma mediante escrito que deberá presentar ante el nominador.”

La norma es explicita definiendo la licencia ordinaria, como aquella que el empleado solicita a su nominador (empleador o quien autorice y niegue éstas), es sin remuneración y se puede solicitar hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos y podrá prorrogarse por treinta (30) días hábiles más, si el empleado medie justa causa a criterio del empleador teniendo en cuenta la necesidad en el servicio

Bajo ese tenor, y para dar respuesta a su tercer interrogante, una vez se cumpla el término por el cual se otorgó una licencia ordinaria a un empleado, éste tendrá que reanudar el cumplimiento de sus funciones, y para esto el empleador o nominador concederá la modalidad de trabajo en casa al empleado teniendo en cuenta la adecuada prestación del servicio haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Para mayor información respecto de las normas de administración de los empleados del sector público; así como las inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los mismos, me permito indicar que en el link /eva/es/gestor-normativo podrá encontrar conceptos relacionados con el tema, que han sido emitidos por esta Dirección Jurídica.

El anterior concepto se emite en los términos establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

ARMANDO LÓPEZ CORTES

Director Jurídico

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”