INSTRUCTIVO 1 DE 2024

(diciembre 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE ÁREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD Y CONTADORES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS DE LOS NIVELES NACIONAL Y TERRITORIAL

REFERENCIA:

Instrucciones dirigidas a las entidades públicas para el cambio del periodo contable 2024-2025, para el reporte de información a la Contaduría General de la Nación (CGN) y otros asuntos relacionados con el proceso contable.

Respetados señores, reciban un cordial saludo:

El Contador General de la Nación, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, se permite impartir las instrucciones generales que deben seguir las entidades sujetas al Régimen de Contabilidad Pública (RCP), con el propósito de que se realicen las actividades administrativas, operativas y contables para el cierre del periodo contable 2024 y para el reporte de información financiera a la CGN, con la debida oportunidad y calidad, de manera que se garantice que la información generada y reportada por las entidades públicas cumpla con las características fundamentales de la información contable, de relevancia y la representación fiel.

Lo anterior, sin perjuicio de que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados en el presente instructivo y que se deriven de la correcta y completa aplicación del RCP, en especial lo establecido en el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, incorporado al RCP mediante la Resolución 193 de 2016.

Las instrucciones que se imparten aplican a las entidades públicas sujetas al RCP, de conformidad con el artículo 5o de la Resolución 354 de 2007, modificado por el artículo 1o de la Resolución 195 de 2021 que aplican alguno de los siguientes marcos normativos, expedidos por la CGN: Marco Normativo para Entidades de Gobierno; Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público; Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público; o Marco Normativo para Entidades en Liquidación.

Adicionalmente, se recuerda a las entidades públicas la necesidad de garantizar la aplicación de la regulación contable pública vigente para el cierre contable del 2024 y apertura del 2025, la cual se puede consultar de manera permanente en la página web de la CGN www.contaduria.gov.co por la ruta: "RCP / RCP en convergencia con NIIF - NICSP" para lo relacionado con cada marco normativo, y por la ruta: "Normativa / Nomograma" para las normas de aplicación general.

CONTENIDO

1.	CONSIDERACIONES CLAVE PARA EL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE DE 2024	3
1.1	Actividades administrativas	3
1.2	Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable de 2024	4
2.	ASUNTOS RELACIONADOS CON EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN	7
2.1	Reporte de información y plazos	7
2.2	Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y resultados del ejercicio	10
2.3	Reporte de operaciones recíprocas (OR) en la categoría de información contable pública - convergencia	11
2.4	Reporte de variaciones trimestrales significativas	26
2.5	Reporte Categoría Evaluación del Control Interno Contable (ECIC)	27
3.	RECOMENDACIONES ESPECIALES	28
3.1	Manual Funcional de Proceso de Consolidación realizado por la CGN	28
3.2	Subcuentas bajo la denominación "Otros"	29
3.3	Reporte de la venta de activos al sector privado por parte de las entidades territoriales	29
3.4	Rendición de cuentas	29
3.5	Entidades en liquidación	29
4.	CIERRE DEL PERIODO CONTABLE DEL AÑO 2024 E INICIO DEL AÑO 2025, EN LOS SISTEMAS INTEGRADO NACIONALES (SIIF NACIÓN - SPGR)	30
4.1	Aspectos previos al cierre del periodo contable de 2024	31
4.2	Planeación del proceso de cierre del año 2024 e inicio del año 2025	38
4.3	Cierre del periodo contable 2024, se realiza por entidad contable pública	39
4.4	Inicio del periodo contable del año 2025	40
5.	EXPEDICIÓN DE LA CERTIFICACIÓN DE ASIGNACIÓN DEL CÓDIGO INSTITUCIONAL PARA OBTENER O ACTUALIZAR EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO ANTE LA DIAN	41
6.	REVELACIONES EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS	42
7.	APLICACIÓN DE NORMATIVA EXPEDIDA POR LA CGN CON VIGENCIA A PARTIR DEL 01 DE ENERO DE 2025	43

1. CONSIDERACIONES CLAVE PARA EL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE DE 2024

Para asegurar la integridad de la información contable, las directivas de las entidades públicas sujetas al RCP implementarán las estrategias administrativas necesarias, las cuales promoverán y facilitarán todas las actividades operativas en las diferentes áreas donde se originan los hechos económicos, así como el apoyo y la logística necesarios para el cierre del periodo contable de 2024 e inicio del periodo 2025, de manera que se garantice la debida oportunidad y calidad de la información reportada a la CGN.

1.1 Actividades administrativas

1.1.1 Actividades mínimas para desarrollar

Las acciones administrativas que la entidad debe adelantar para la finalización del periodo contable son, entre otras: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancadas; y verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas.

Adicionalmente, en lo relacionado con el control interno contable, las entidades públicas verificarán la realización de las gestiones administrativas contempladas en el Procedimiento para la evaluación del control interno contable incorporado al RCP mediante la Resolución 193 de 2016.

1.1.2 Flujos de información

Atendiendo las políticas de operación, cada entidad definirá las acciones y estrategias necesarias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable en concordancia con lo establecido en el numeral 3.2.9 Coordinación entre las diferentes dependencias del Procedimiento para la evaluación del control interno contable incorporado al RCP mediante la Resolución 193 de 2016. Esto, con el propósito de garantizar el reconocimiento y revelación de la totalidad de los hechos económicos, en los estados financieros de las entidades públicas, los cuales deben estar debidamente soportados.

1.1.3 Actualización de la información básica en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP)

Las entidades públicas sujetas al RCP garantizarán permanentemente que los datos básicos y complementarios de la entidad, así como los responsables de la información contable, estén debidamente actualizados en el Sistema CHIP. Para ello, deberán ingresar a la página www.chip.gov.co con su respectivo usuario y contraseña, siguiendo la ruta: "Datos de la entidad / Datos básicos / Datos complementarios / Responsables", y actualizar todos los campos que hayan tenido cambios. Además, la CGN solicita proporcionar la dirección, correos electrónicos y números telefónicos institucionales.

En los casos aplicables, las entidades deben verificar que su Tabla de Composición Patrimonial (TPC) esté debidamente actualizada. Además, deben incluir el código postal de la entidad conforme a lo dispuesto en el Decreto 0852 de 2013 y sus modificaciones, emitidas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La actualización de la información básica en el Sistema CHIP debe realizarse cuando se presenten modificaciones en la información registrada.

Para mayor información, la página web de la CGN, en la ruta https://www. contaduría. gov.co/documents/d/guest/guia_actualizacion_datos dispone de la Guía para Actualización de datos en el Sistema Chip, la cual explica el paso a paso para la actualización de: i) Datos básicos de la entidad; ii) Datos de los responsables; iii) Entidades agregadas y iv) Tablas de Composición Patrimonial.

1.2 Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable de 2024

1.2.1 Análisis, verificaciones y ajustes

Previo a la realización del cierre contable, se tendrán en cuenta, entre otros asuntos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones que correspondan a las cuentas de activos y pasivos; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, deterioros y amortizaciones; reconocimiento y revelación de activos y pasivos por impuesto diferido; pasivos pensiónales y las reclasificaciones de los derechos cobrados por terceros, regulados en los respectivos marcos normativos. También se garantizará el reconocimiento o revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el área jurídica o por la dependencia encargada de valorar los riesgos en la respectiva entidad, aplicando para tal efecto, el marco normativo correspondiente.

En relación con los activos que son objeto de depreciación o amortización se debe revisar el valor residual, la vida útil y el método de depreciación y amortización establecido por la entidad. Si existe un cambio significativo en estas variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio. El efecto en la depreciación o amortización por el ajuste de dichas variables se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de conformidad con la Norma de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores contemplada en el marco normativo que corresponda.

Para las entidades de gobierno y las empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del público, los avalúos que se realicen a los activos no monetarios, no serán objeto de reconocimiento como mayor valor de estos activos.

Las entidades también deberán efectuar la depuración de las cuentas de orden y acopiar la información suficiente para la preparación de las notas a los estados financieros.

1.2.2 Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información contable

Previo a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de las entidades, se efectuarán las respectivas conciliaciones entre el área contable y las demás áreas de la entidad que generan hechos económicos para garantizar la integridad del proceso contable. Lo anterior, conforme con las disposiciones señaladas en los numerales 3.2.14 Análisis, verificación y conciliación de información y 3.2.16 Cierre contable, del Procedimiento para la evaluación del control interno contable incorporado al RCP mediante la Resolución 193 de 2016.

Dentro de las conciliaciones a realizar por parte de las áreas contables de la entidad respecto a las demás áreas, se encuentran, entre otras:

--Nómina o recursos humanos: Conciliación de los activos y pasivos prestacionales por todo concepto.

--Activos fijos y almacén: conciliación de activos fijos y almacén.

--Infraestructura o quienes hagan sus veces: conciliación de las construcciones en curso.

--Presupuesto

--Tesorería: Conciliaciones de efectivo, inversiones, de cuentas por pagar (de tesorería).

--Jurídica: Conciliación de procesos jurídicos, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados.

--Cartera: Conciliación de Cuentas por cobrar y préstamos por cobrar, deterioro.

--Y demás áreas proveedoras de información para lograr la integridad del proceso contable.

1.2.3. Actualización de saldos de beneficios a los empleados

Las entidades revisarán y, si es el caso, ajustarán los saldos de los beneficios a los empleados a corto plazo, de los beneficios posempleo, de los beneficios a los empleados a largo plazo y de los beneficios por terminación del vínculo laboral, para que estos reflejen el valor de la obligación por dichos conceptos al cierre de la vigencia. Para tal efecto, se tendrá en cuenta lo establecido en la Norma de beneficios a los empleados del marco normativo que corresponda.

Adicionalmente, para el caso de los beneficios posempleo relacionados con pensiones, las entidades de gobierno y las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, aplicarán lo establecido en la versión vigente del Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con el pasivo pensional y con los recursos que lo financian, del respectivo marco normativo.

Las entidades a las que les aplique deberán actualizar el cálculo actuarial de pensiones e informar en sus notas a los estados financieros la fecha del último cálculo actuarial realizado. Además, deben incluir la información requerida en las revelaciones, así como cualquier otra información que según su criterio profesional coadyuve a la compresión de esta temática por parte de los usuarios de la información financiera pública.

1.2.4 Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos

Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan determinar la veracidad de los saldos presentados en los estados financieros relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de documentos soporte idóneos. Lo anterior, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.2.3.1 Soportes documentales; 3.2.11 Individualización de bienes, derechos y obligaciones; 3.2.12 Reconocimiento de estimaciones; 3.2.13 Actualización de los valores y 3.2.15 Depuración contable permanente y sostenible, del Procedimiento para la evaluación del control interno contable incorporado al RCP mediante la Resolución 193 de 2016.

1.2.5. Costos de Transformación

Las entidades que utilizan las cuentas de la clase 7 - Costos de transformación realizarán, a 31 de diciembre, el traslado de los costos al inventario o al costo de ventas, en relación con la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente; luego, efectuarán el cierre de estas cuentas debitando la subcuenta "Traslado de costos (Cr)" y acreditando las subcuentas que registran los diferentes conceptos de costos de producción, de la cuenta que corresponda.

1.2.6. Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos

Con el fin de dar cumplimiento al principio de Devengo, las entidades emitirán, comunicarán y enviarán oportunamente los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes para facilitar el reconocimiento oportuno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto en su propio proceso contable como en el de las entidades con las que hayan realizado transacciones y operaciones. Lo anterior garantizará el cumplimiento del principio de Devengo, la correlación de las operaciones reciprocas (OR) de las entidades contables públicas al cierre de la vigencia y la representación fiel de los hechos económicos.

1.2.7. Agregación de información

Las entidades de gobierno que agregan información y las entidades agregadas cumplirán con lo establecido en el Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la categoría información contable pública - convergencia, a la CGN, a través del Sistema CHIP, de acuerdo con lo definido en las Resoluciones 159 de 2019, 194 de 2020 y 069 de 2021. Así mismo, las entidades agregadoras adoptarán los criterios necesarios que deben tenerse en cuenta para elaborar, de forma oportuna y con calidad, los formularios agregados de las diferentes categorías y reportarlos a la CGN, en las fechas establecidas en la Resolución 411 de 2023, modificada por la Resolución 038 de 2024.

2. ASUNTOS RELACIONADOS CON EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

2.1. Reporte de información y plazos

La información contable con corte a 31 de diciembre de 2024 deberá trasmitirse a la CGN en los plazos establecidos en el artículo 11 de la Resolución 411 de 2023, modificada por la Resolución 038 de 2024 así:

Categoría	Fecha límite de presentación
Información Contable Pública - Convergencia (ICPC): --CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA --CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIAS --CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES SIGNIFICATIVAS	15 de febrero de 2025
Información Contable Pública - Convergencia (ICPC): --Estados financieros con sus notas en archivo pdf (tipo texto, no imagen)	28 de febrero de 2025
Evaluación del Control Interno Contable (ECIC). --CGN2016_EVALUACIÓN_CONTROL_INTERNO CONTABLE	28 de febrero de 2025

Las entidades a las cuales se les asignó el código institucional en la vigencia 2024 para el reporte del formulario CGN2016C01_VARIACIONES_ TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS a través de archivo plano, deberán:

--Incluir la primera subcuenta utilizada en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA.

--Digitar el valor "1" en la columna "Clasificación Variación".

--Digitar "Entidad nueva CGN" en la columna "detalle variación".

--Digitar el valor "1" (Valor simbólico) en la columna "valor variación".

Asimismo, para el diligenciamiento y reporte de los formularios, la CGN ha emitido el Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la categoría información contable pública - convergencia, a la CGN, a través del Sistema CHIP el cual se encuentra publicado en la página web de la CGN www.contaduria.gov.co en la ruta: "RCP / RCP en convergencia con NIIF - NICSP / Procedimientos Transversales".

De igual forma, las empresas industriales y comerciales del Estado, y las sociedades de economía mixta, actualizarán en el Sistema CHIP, la TCP. Esto implica incluir a todas las entidades públicas, del nivel nacional o territorial, personas naturales o entidades privadas que hayan realizado aportes al patrimonio de la entidad. Por lo tanto, es necesario ingresar el porcentaje de participación de cada aportante hasta completar el 100% de la composición patrimonial actualizada a 31 de diciembre del 2024.

2.1.1 Soporte técnico

El soporte técnico para el envío de los formularios a través del Sistema CHIP será prestado por la Mesa de Servicio a través del teléfono 601-4926400 Opción 2, o a través del correo electrónico mesadeservicio@contaduría.qov.co

2.1.2 Presentación de estados financieros

Las entidades públicas a las que se les asignó código institucional a partir de 2024 presentarán los estados financieros de propósito general correspondientes a 2024, los cuales serán comparativos a partir de 2025.

El documento definitivo de los estados financieros con sus respectivas notas explicativas en formato PDF "tipo texto - no imagen", deberá remitirse en un solo archivo al momento de su transmisión a través del Sistema CHIP. Es preciso indicar que los estados financieros deben estar certificados con independencia de la aprobación del órgano corporativo.

Los estados financieros que se someten a aprobación de los órganos corporativos deben corresponder con los reportados a la CGN, de acuerdo con lo previsto en los artículos 12 y 13 de la Resolución 411 de 2023, modificada por la Resolución 038 de 2024. En caso de presentarse modificaciones en la información reportada en el CHIP, por decisión del órgano corporativo, deberá dejarse constancia en el acta de la reunión correspondiente, la cual se enviará a la CGN junto con la carta de solicitud de retransmisión suscrita por el representante legal de la entidad, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la aprobación de los estados financieros. En esta carta se indicará de manera detallada los conceptos y las cifras que fueron modificadas.

La información reportada con posterioridad a la fecha del proceso definitivo de consolidación que realiza la CGN se tendrá en cuenta para efectos estadísticos y de control, como lo señala el parágrafo del artículo 12 de la Resolución 411 de 2023, modificada por la Resolución 038 de 2024.

Las alcaldías y las gobernaciones, con independencia de la elaboración de sus propios estados financieros individuales de propósito general, deberán generar el juego completo de los estados financieros agregados de final del periodo contable para efectos de reporte a la CGN, a partir de la información obtenida mediante el proceso de agregación realizado, la cual deberá estar contenida en las respectivas hojas de trabajo de agregación del formulario CGN2015_OD1_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA y del formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIAS.

Así mismo, las alcaldías y las gobernaciones prepararán las notas a los estados financieros agregados con base en las revelaciones de sus propios estados individuales y las recibidas de las entidades que agregan. Estas notas deberán referirse en conjunto a los saldos y situaciones de los estados financieros agregados y se estructurarán a partir de la integración a las notas individuales de las agregadoras de aquellos aspectos relevantes que se presenten en las notas preparadas por la entidad agregada, para los conceptos que correspondan.

Los estados financieros agregados deberán ser firmados por el representante legal y el contador de la entidad responsable de la agregación. La responsabilidad se limita al proceso de agregación realizado y al reporte de la información a la CGN, con el usuario y contraseña asignado a la entidad reportante (agregadora). Cada entidad agregada es responsable por la coherencia y consistencia de la información suministrada para este proceso.

El reporte del estado de flujo de efectivo para las entidades de gobierno se encuentra aplazado de forma indefinida, de acuerdo con el artículo 1o de la Resolución 283 de 2022.

2.1.3. Certificación de la información con corte a 31 de diciembre de 2024

Los responsables de reportar y certificar la información financiera, de las entidades públicas, que se presenta a la CGN, a las autoridades de control y a los demás usuarios serán el representante legal y el contador que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envío a través del Sistema CHIP con independencia de que esta se refiera al periodo inmediatamente anterior durante el cual los firmantes no eran titulares del cargo. Lo anterior, conforme a lo señalado en el artículo 2o de la Resolución 172 de 2023, expedida por la CGN.

2.2 Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y resultados del ejercicio

Con el fin de precisar la forma en que se deben reportar los movimientos y el saldo final en las cuentas de cierre y de resultados del ejercicio, se presentan, a continuación, las situaciones que deberán observar las entidades públicas para el correcto reconocimiento y reporte a la CGN, y por ende, para que el proceso de validación en el Sistema CHIP no genere inconsistencias:

2.2.1 Reporte de saldos en la cuenta 5905-CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS

El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad/excedente o pérdida/déficit) calculada por la entidad, que resulta de restar al valor de los ingresos, el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero - diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en el movimiento crédito. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

Las entidades de gobierno, las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público y las entidades en liquidación, realizarán el cierre contable siguiendo las dinámicas establecidas para esta cuenta en el Catálogo General de Cuentas del respectivo marco normativo.

2.2.2 Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas 3110 y 3230 - RESULTADO DEL EJERCICIO

El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad/excedente o pérdida/déficit) calculada por la entidad, que resulta de restar al valor de los ingresos, el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero - diciembre). Esto significa que, si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna crédito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

Las entidades de gobierno, las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público y las entidades en liquidación, realizarán el cierre contable siguiendo las dinámicas establecidas para estas cuentas en el Catálogo General de Cuentas del respectivo marco normativo.

2.2.3 Reclasificación de saldos para la iniciación del periodo contable del año 2025

Al inicio del periodo contable de la vigencia 2025, las entidades públicas realizarán la reclasificación de los saldos registrados en las subcuentas que correspondan de las cuentas 3110 y 3230-RESULTADO DEL EJERCICIO, a las subcuentas respectivas de las cuentas 3109 y 3225-RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES, según corresponda al marco normativo aplicable.

2.3 Reporte de operaciones recíprocas (OR) en la categoría de información contable pública – convergencia

Este reporte corresponde a los saldos derivados de operaciones por transacciones registradas entre entidades públicas, en subcuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, que se encuentran incluidas en las reglas de eliminación y constituyen un insumo para el proceso de consolidación realizado por la CGN.

A continuación, se indican algunos aspectos referentes de la conciliación de saldos de operaciones recíprocas para tener en cuenta al momento del envío de la información:

2.3.1 Obligatoriedad y consistencia del reporte de OR

Si en el marco de los procesos de consolidación de la información realizados por la CGN se identifican partidas conciliatorias que requieran ser ajustadas, estas serán requeridas a las entidades públicas, quienes deberán proceder con el envío inmediato de la categoría de información ajustada, dando cumplimiento al artículo 13 de la Resolución 411 de 2023 modificada por la Resolución 038 de 2024.

2.3.2. Reglas de eliminación: instrumento de apoyo para el reporte de OR

Con el fin de facilitar y agilizar el proceso de análisis, conciliación y reporte de las OR, la CGN publica trimestralmente las reglas de eliminación en la página web: www.contaduria.gov.co por la ruta: "Productos / Reglas de Eliminación".

Las reglas de eliminación son un conjunto de agrupaciones de subcuentas que identifican las operaciones recíprocas entre las entidades públicas que son objeto de reporte a la CGN. Durante el proceso de consolidación que lleva a cabo la CGN, estas operaciones se eliminan para evitar la sobreestimación que puede resultar de la doble acumulación de valores. Es importante consultar y tener en cuenta estas reglas, al registrar la información en el formulario CGN2015_002_Operaciones_ Reciprocas_Convergencia.

El archivo Excel de las reglas de eliminación incluye en una hoja "Cuentas al 100%" un listado de todas las subcuentas recíprocas. Esta lista indica qué subcuentas son reportables al 100%. Esto significa que el Sistema CHIP valida que el total del valor reportado en el formulario CGN2015_001_Saldos_y_Movimientos_Convergencia sea el mismo valor reportado en el formulario CGN2015_002_Operaciones_ Reciprocas_Convergencia y con la misma distribución entre porción corriente y no corriente en los dos formularios.

2.3.3 Subcuentas no incluidas en las reglas de eliminación

En el formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_ CONVERGENCIA, únicamente serán reportadas las subcuentas que hacen parte de las reglas de eliminación publicadas por la CGN para el corte a reportar. Por lo anterior, las subcuentas no incluidas en las reglas no son objeto de reporte.

No obstante, si la entidad considera que una subcuenta debe ser incluida, puede remitir la solicitud al correo electrónico qestiondocumental@contaduria.qov.co indicando lo siguiente: la subcuenta a incluir, el origen y la descripción de la transacción, las entidades públicas partícipes y las subcuentas que considere deben ser las recíprocas para su estudio por parte de la CGN.

En concordancia con lo anterior, la CGN informa para cada periodo, las fechas en que: i) las entidades pueden solicitar cambios a las reglas de eliminación y ¡i) se publicarán las reglas de eliminación.

Periodo de reporte de información a la CGN	Fechas de solicitud	Fecha de publicación de reglas
Marzo	1 de enero al 7 de marzo	7 de abril
Junio	1 de abril al 7 de junio	7 de Julio
Septiembre	1 de Julio al 7 de septiembre	7 de octubre
Diciembre	1 de octubre al 7 de diciembre	7 de enero

2.3.4 Guía de instrucciones para consultar las OR

Con el fin de orientar a las entidades reportantes en el proceso para identificar los saldos pendientes por conciliar, en el sitio Web de la CGN, https://www.contaduria.gov.co/documents/d/guest/guia_consulta_operaciones_re ciprocas, se encuentra la guía de instrucciones para consultar las operaciones recíprocas. Este documento contiene una orientación práctica para el manejo de las operaciones recíprocas, en cuanto a la verificación de saldos por conciliar y aspectos a tener en cuenta para disminuirlos. Adicionalmente, cuenta el paso a paso para solucionar los posibles errores en el reporte de operaciones recíprocas.

2.3.5 Conciliación de OR

Las entidades deben realizar los respectivos procesos de conciliación de los saldos de OR en los cortes trimestrales intermedios (marzo, junio y septiembre) con el fin de minimizar los saldos por conciliar generados al finalizar el periodo contable, con independencia de la conciliación que debe efectuarse en el corte de diciembre.

Para gestionar los saldos por conciliar de las operaciones recíprocas, las entidades deben emplear diversas estrategias. Estas pueden incluir la circularización, el contacto directo con niveles jerárquicos que respalden y guíen estos procesos, la programación de reuniones virtuales o presenciales, y el establecimiento de consensos para realizar los ajustes necesarios. Además, deberán responder de manera oportuna a los requerimientos, asistir a las reuniones convocadas y llevar a cabo las acciones solicitadas por otras entidades, con el fin de gestionar los saldos por conciliar.

Para facilitar lo anterior, las entidades públicas sujetas al ámbito del RCP deberán, trimestralmente, efectuar la publicación de sus OR y divulgación correspondiente con la debida anticipación para permitirles a sus contrapartes, interactuar y retroalimentar el proceso de conciliación.

Adicionalmente, una vez la CGN ejecuta el primer proceso de consolidación, las entidades pueden consultar los saldos pendientes por conciliar en la página www.chip.gov.co ingresando a la Web Entidad opción "Operaciones Recíprocas", realizar las gestiones de conciliación, e informar al analista asignado en la CGN el grado de avance en la gestión realizada, y situaciones en las cuales se requiera apoyo para efectos de generar eficiencia en el proceso.

Para más información consulte la Guía de Instrucciones para consultar las Operaciones Recíprocas en el siguiente link: https://www.contaduría.qov.co/documents/d/quest/quia consulta operaciones re ciprocas

Al consultar sus OR en el reporte C05 - Análisis operaciones recíprocas generadas en el proceso de consolidación, encontrarán las instrucciones que explican el reporte. De igual forma, se detalla la clasificación de todas las transacciones que generan saldos por conciliar e indica la acción a tomar por parte de las entidades así:

Clasificación de las transacciones	Descripción	Acción*
Total transacciones	Recopilación de todas las transacciones registradas en el periodo seleccionado como operaciones recíprocas.	Para facilitar las consultas, permite filtrar por cualquier columna.
Inconsistencia en reporte y registros contables	Esta clasificación de saldo por conciliar determina errores en el manejo y registro de las operaciones recíprocas.	Estas transacciones deben ser gestionadas por parte de las entidades y son requeridas por la CGN.
Diferencia eliminada vía proceso de consolidación	Corresponde a diferencia generada por el registro de los costos, que se eliminan vía proceso de consolidación.	Estas transacciones no requieren ser gestionadas por parte de las entidades.
Clasificación de las transacciones	Descripción	Acción»
Deterioro - diferencia eliminada vía proceso de consolidación	Corresponde a diferencia generada por el registro del Deterioro, eliminadas en el proceso de consolidación.	Estas transacciones no requieren ser gestionadas por parte de las entidades.
Criterio contable y normatividad vigente	Esta clasificación de saldo por conciliar determina disparidad en el criterio para el registro de las operaciones.	Estas transacciones requieren gestión por parte de las entidades.
Método de medición en inversiones	Corresponden a diferencias justificadas en la medición realizada por las entidades en el registro de las inversiones y por la participación que tienen los inversionistas en la utilidad o pérdida de la empresa receptora de la inversión.	Estas transacciones no requieren ser gestionadas por parte de las entidades.
Momento del devengo o causación	Esta clasificación de saldo por conciliar identifica la disparidad que se presenta por el momento en que se efectúa el registro de las operaciones en cada una de las entidades.	Estas transacciones requieren gestión por parte de las entidades.
Aplicación de diferentes marcos normativos	Esta clasificación de saldo por conciliar presenta las diferencias en operaciones recíprocas reportadas, originadas en la aplicación de los diferentes marcos normativos.	Estas transacciones no requieren ser gestionadas por parte de las entidades.

*Es importante que todas las transacciones cumplan con el reconocimiento contable definido en la normativa emitida por la CGN y que guarden concordancia con la esencia del hecho económico, toda vez que la entidad debe garantizar ante los entes de control interno y externo, las actuaciones administrativas y operativas de su control y respectiva justificación.

2.3.6 Reporte de OR de las alcaldías y gobernaciones

Las alcaldías y gobernaciones agregarán la información contable de los concejos y personerías municipales y distritales, asambleas departamentales, instituciones educativas o fondos de servicios educativos, según corresponda, en el reporte del formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA, a partir de la información que está contenida en las respectivas hojas de trabajo de agregación y se presenta en el conjunto completo de los estados financieros agregados.

2.3.7 Reporte de OR con entidades liquidadas

El reporte de las OR efectuadas con entidades públicas que se liquidaron durante el periodo se ajustará a los siguientes lineamientos:

--Cuando la entidad de gobierno o empresa mantenga derechos u obligaciones con una entidad liquidada y esta última haya trasladado la obligación o el derecho a otra entidad pública, la entidad de gobierno o empresa reportará la OR con la entidad a la que se trasladó la obligación o el derecho.

--En lo relativo a las cuentas del estado de resultados, las entidades que tuvieron OR con una entidad liquidada durante el periodo no reportarán los saldos causados con esta. De otra parte, los valores causados con posterioridad a la liquidación deberán reportarse con la(s) entidad(es) que haya(n) asumido las actividades de la entidad liquidada.

2.3.8 Reporte de OR relacionadas con pensiones

Las cuentas que identifican el pasivo pensional no son objeto de reporte como operación recíproca, teniendo en cuenta que la deuda pensional administrada por los fondos o entidades de seguridad social públicos no es una deuda de una entidad pública con otra entidad pública, sino con un tercero (persona natural), como lo señala la Ley 100 de 1993.

Lo anterior, con excepción de las cuotas partes de pensiones por cobrar y las cuotas partes de pensiones por pagar, las cuales son recíprocos en aplicación del Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con el pasivo pensional y con los recursos que lo financian del Marco Normativo para Entidades de Gobierno y del Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, en su última versión.

Por su parte, las cuentas que identifican los activos que financian el pasivo pensional conformados por inversiones, cuentas por cobrar y recursos entregados en administración a otras entidades distintas de sociedades fiduciarias, se reportarán como recíprocas.

También se reportarán como operaciones recíprocas, las operaciones interinstitucionales originadas en fondos entregados y recibidos y en recaudos entre la Tesorería Centralizada y la entidad, o transferencias que se derivan del traslado de recursos entre entidades públicas para pensiones.

2.3.9. Reporte de OR con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) y la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN)

Para el reporte de las OR con el MHCP se deberá tener en cuenta la desagregación de esta entidad en dos entidades contables públicas: MHCP (código CHIP 11500000) y DGCPTN (Código CHIP 923272394).

2.3.10 Registro de la reserva financiera para el cubrimiento de los pasivos pensiónales que poseen las entidades territoriales como saldo en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales (FONPET)

Las entidades territoriales deben revisar el valor de la reserva financiera para el cubrimiento de los pasivos pensiónales reportado por el FONPET, y contrastar con el valor reconocido en la cuenta 1904-PLAN DE ACTIVOS PARA BENEFICIOS POSEMPLEO.

En caso de encontrarse diferencias entre el valor reconocido por la entidad y el valor reportado por el FONPET, la entidad territorial deberá realizar los ajustes a que haya lugar, garantizando la consistencia del saldo reportado por las dos entidades en OR.

Para el efecto, las entidades territoriales podrán obtener la Información del saldo de los recursos en FONPET a través del Sistema de Información del FONPET - SIF en la página del MHCP.

2.3.11 Reporte de OR relacionadas con la financiación del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS)

La información relacionada con los recursos de financiación del SGSSS deberá ser consultada en la Liquidación Mensual de Afiliados (LMA) a través del siguiente link:

https://www.adres.gov.co/entidades-territoriales/financiamiento/informe-financiacion.

En relación con las operaciones recíprocas el reconocimiento del ingreso por transferencias de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - Unidad de Recursos Administrados (ADRES) 923272791 a los entes territoriales y los fondos descentralizados de salud, deberán reportar los derechos por recursos transferidos por la ADRES al régimen subsidiado en la subcuenta 133701-Sistema General de Seguridad Social en Salud y el ingreso en la subcuenta 442104-Recursos para la financiación del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Igualmente, la entidad podrá consultar su estado de cuenta de los recursos del SGSSS administrados por la ADRES, través del siguiente link https://www.adres.gov.co/VUD/Paginas/estados-de-cuenta.aspx, el cual permite verificar el saldo correspondiente en la subcuenta 190806-Recursos del régimen subsidiado administrados por la ADRES, de la cuenta 1908-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN.

Así mismo, para la consulta de operaciones recíprocas, puede acceder a la herramienta llamada Operaciones Recíprocas, a través de la web https://rentasterritoriales.adres.gov.co/reciprocas/operaciones-reciprocas/

En relación con las Rentas departamentales cedidas, los departamentos deberán reportar como gasto por transferencia a nombre de cada uno de los municipios, los recursos de las rentas cedidas administrados por la ADRES con destino a la cofinanciación del régimen subsidiado, así como los recursos del esfuerzo propio departamental utilizados para el pago de la Liquidación Mensual de Afiliados (LMA), en la subcuenta 542304-Para programas de salud de la cuenta 5423-OTRAS TRANSFERENCIAS. Por su parte, los municipios reportarán el ingreso de estos recursos en la subcuenta 442804-Para programas de salud de la cuenta 4428-OTRAS TRANSFERENCIAS.

2.3.12. Reporte de OR a través de encargos fiduciarios

En los casos en que se realicen transacciones a través de encargos fiduciarios, el reporte de las operaciones recíprocas se realizará con la entidad que controla los recursos, de conformidad con el Procedimiento contable para el registro de los recursos entregados en administración del Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, actualizado por la Resolución 422 de 2023, y el Procedimiento contable para el registro de los recursos entregados en administración del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, actualizado por la Resolución 421 de 2023. Para estos efectos, las entidades adoptarán las medidas necesarias conducentes a garantizar la adecuada identificación de las partes intervinientes en las operaciones recíprocas, así como el flujo de la información necesaria para el reporte.

2.3.13 Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (ICETEX)

Los valores reconocidos en las subcuentas 190801-En administración o 190601- Anticipos sobre convenios y acuerdos, con el ICETEX 41500000, no se reportarán como operaciones recíprocas, teniendo en cuenta que el ICETEX utiliza cuentas de orden para el registro de las operaciones efectuadas con los recursos que administra.

2.3.14 Cuota de fiscalización y auditaje

Para el caso de la cuota de fiscalización y auditaje, las entidades del nivel nacional reportarán las operaciones sin flujo de efectivo como entidad recíproca a la Contraloría General de la República (CGR) con código institucional 10200000, en las subcuentas 512002-Cuota de fiscalización y auditaje, 244014-Cuota de fiscalización y auditaje y 472203-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda.

Por su parte, la CGR reportará las subcuentas utilizadas para registrar esta operación de la siguiente manera: 131128-Cuota de fiscalización y auditaje, 411062-Cuota de fiscalización y auditaje, 572080-Recaudos y 572203-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda, como se indica en el Procedimiento contable para el registro de las operaciones interinstitucionales del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. A su vez, la DGCPTN reportará, en la subcuenta 472080-Recaudos, una operación reciproca con la CGR por la cuota de auditaje recaudada con flujo de efectivo.

De igual forma, las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público reportarán como tercero el código institucional de la Contraloría que corresponda, atendiendo lo dispuesto en la Resolución 194 de 2020, expedida por la CGN. El registro de la cuota de fiscalización y auditaje de las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, será a través de las siguientes subcuentas: 512002-Cuota de fiscalización y auditaje y 244014- Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda.

2.3.15. Impuestos y sobretasas

Las entidades públicas contribuyentes de impuestos nacionales reportarán las operaciones recíprocas del pasivo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Recaudadora, identificada con el código institucional 910300000. Cuando los impuestos hayan sido cedidos, la operación recíproca se reportará con la entidad beneficiaría de la cesión.

Cuando se trate de impuestos territoriales, la operación recíproca se reportará entre la entidad contribuyente y el respectivo municipio, distrito o departamento que lo administra y recauda como beneficiario o sujeto activo.

La liquidación y recaudo de la sobretasa ambiental genera operaciones recíprocas que se reportarán atendiendo lo dispuesto en el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con el porcentaje ambiental, la sobretasa ambiental y la tasa retributiva o compensatoria, actualizado por la Resolución 089 de 2024. En ese sentido, se reportará la operación recíproca correspondiente al derecho y al ingreso de las Corporaciones Autónomas Regionales (CAR) o de las áreas metropolitanas en las subcuentas 130581-Sobretasa ambiental y 410581-Sobretasa ambiental, con la obligación y el gasto de las entidades públicas por concepto de pago de sobretasa ambiental en las subcuentas 244034-Sobretasa ambiental y 512035- Sobretasa ambiental.

Además, se reportará la operación recíproca correspondiente al derecho de las CAR o de las áreas metropolitanas en la subcuenta 138410-Derechos cobrados por terceros, con la obligación de los municipios o distritos, en la subcuenta 240719-Recaudo de Sobretasa ambiental por concepto del valor recaudado por estos.

2.3.16 Reporte de OR por Sobretasa a la gasolina

Cuando se trate de OR por concepto de la sobretasa al ACPM, y a la gasolina motor extra y corriente, el Ministerio de Transporte deberá utilizar las subcuentas 133712-Otras transferencias y 442890-Otras transferencias; y los Departamentos, las subcuentas 240315-Otras transferencias y 542390-Otras transferencias.

2.3.17 Recursos del Sistema General de Participaciones (SGP)

La entidad territorial reportará la operación recíproca de derechos e ingresos por las participaciones en las subcuentas que correspondan de la cuenta 1337- TRANSFERENCIAS POR COBRAR y la cuenta 4408-SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES de la siguiente manera: para Propósito general, Programas de alimentación escolar, Municipios y distritos con ribera sobre el Río Grande de la Magdalena, Resguardos indígenas y FONPET, con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, utilizando el código 11500000; para Educación, con el Ministerio de Educación Nacional utilizando el código 11300000; para Salud, con el Ministerio de Salud y Protección Social utilizando el código 923272421; y para Agua potable y saneamiento básico, con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio utilizando el código 923272412.

Las entidades públicas que por mandato legal transfieran y/o reciban recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) reconocerán la última doceava de la participación del año en el periodo contable al cual corresponda la misma, en cumplimiento del principio de Devengo.

2.3.18 Reporte de OR por recursos entregados en administración, diferentes a los administrados a través de negocios fiduciarios

Las entidades de gobierno que hayan entregado recursos para que otra entidad pública los administre y que, al cierre del ejercicio, los mantengan en efectivo o inversiones, reportarán como operación recíproca la subcuenta 190801 y la subcuenta que corresponda de las cuentas, 1902 o 1904, , de acuerdo con lo prescrito en el numeral 3 del Procedimiento contable para el registro de los recursos entregados en administración del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, actualizado con la Resolución 421 de 2023, y del numeral 2 del Procedimiento contable para el registro de los recursos entregados en administración del Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público, actualizado con la Resolución 422 de 2023.

Por su parte, la entidad que recibe los recursos reportará como OR la subcuenta 290201-En administración. En todo caso, para efectos de la actualización, el administrador deberá suministrar los informes y documentos soporte que permitan el oportuno reconocimiento contable de los hechos económicos que correspondan.

Los recursos que hacen parte del plan de activos para el pago del pasivo pensional, entregados en administración a la DGCPTN, se reportarán por la entidad que los entrega en la subcuenta 190402-Recursos entregados en administración a entidades distintas de las sociedades fiduciarias y por la DGCPTN en la subcuenta 290202-Administrados por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional que hacen parte del plan de activos para el pago del pasivo pensional de otras entidades.

Las entidades territoriales deberán verificar y reportar los saldos de los recursos entregados en administración a la entidad Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud-Unidad Recursos Administrados (ADRES), identificada con el código institucional 923272791.

2.3.19 Reporte de OR por el pago de servicios públicos

Las entidades que prestan servicios públicos reportarán la operación recíproca relacionada con el reconocimiento del servicio facturado a otras entidades públicas. Por su parte, las entidades públicas que reciben el servicio prestado reportarán el respectivo gasto o costo de ventas, según corresponda (solo las subcuentas incluidas en las reglas de eliminación). Si se generan saldos por conciliar en el proceso de consolidación realizado por la CGN, estos se marcarán como "Diferencia eliminada vía proceso de consolidación"

Cuando la entidad que recibe el servicio público no sea la propietaria del inmueble a quien se le facturó el servicio, informará esto a la empresa de servicios públicos para que reporte el valor respectivo con la entidad que lo reconoce y paga.

2.3.20 Reporte de OR por el Sistema General de Regalías (SGR)

Los gastos y obligaciones por transferencias del SGR. a las entidades territoriales, registrados en las subcuentas de la cuenta 5413-SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS y la subcuenta 240316-Sistema General de Regalías de la cuenta 2403-TRANSFERENCIAS POR PAGAR, constituyen operaciones recíprocas a reportar por la entidad SGR, identificada con el código 923272447, con los ingresos y derechos reconocidos por las entidades territoriales y Cormagdalena (asignación del 0,5% de los ingresos del SGR) en las subcuentas de la cuenta 4413-SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS y la subcuenta 133702- Sistema General de Regalías de la cuenta 1337- TRANSFERENCIAS POR COBRAR.

Teniendo en cuenta que las entidades territoriales y Cormagdalena (asignación del 0,5% de los ingresos del SGR) son beneficiarías de los recursos del SGR, deberán tener presente que son ellas quienes efectúan el reconocimiento contable del ingreso por transferencias, independientemente de que los recursos se hayan girado al ente ejecutor.

Además, las entidades territoriales deberán reconocer, en su contabilidad, los ingresos del SGR en la subcuenta 441305-Para ahorro pensional territorial, independientemente de que los recursos sean girados directamente al FONPET, y deberán ser reportados como operación recíproca con la entidad SGR. Lo anterior, en aplicación de la Resolución 191 de 2020, actualizada mediante la Resolución 421 de 2023 por la cual se incorpora, en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con los recursos del Sistema General de Regalías y se modifica el Catálogo General de Cuentas de dicho Marco Normativo.

2.3.22 Reporte de OR en conceptos contables que presenten deterioro

Las entidades públicas que tengan conceptos (cuentas por cobrar, inversiones o préstamos por cobrar) que presenten deterioro y que correspondan a OR a reportar incluidas en las reglas de eliminación deberán incorporar, en el formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA, los saldos de las subcuentas objeto de deterioro y los saldos de las subcuentas de deterioro que le correspondan. En el proceso de consolidación realizado por la CGN estas operaciones son eliminadas y clasificadas como "Transacciones identificadas por Deterioro - diferencia eliminada vía proceso de consolidación".

2.3.22 Reporte OR por Movilización de activos

Las operaciones recíprocas por hechos económicos relacionados con la movilización de activos corresponden a las indicadas en el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con la movilización de activos, incorporado al RCP y actualizado por la Resolución 421 de 2023.

2.3.23 Anticipos de impuesto sobre la renta

Los saldos reportados en la subcuenta 190701-Anticipo de impuesto sobre la renta, por parte de las entidades públicas, que son objeto de reporte en el formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA, son los correspondientes al anticipo de renta liquidado para el año gravable siguiente, en la última declaración de renta que se reporta con la DIAN RECAUDADORA con código 910300000. Por su parte, la DIAN reporta la operación recíproca en la subcuenta 291701-Anticipo impuesto de renta.

2.3.24. IVA no descontable

El valor del IVA por compra de bienes y servicios, que se registra como un mayor valor de los costos o gastos en que se incurre, no se reportará como operación recíproca en el formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_ CONVERGENCIA, es decir, el reporte se realizará por el valor de bien o servicio adquirido sin el IVA con independencia de que, en el saldo de las subcuentas, se tenga reconocido el valor del bien o servicio incluyendo el IVA.

2.3.25 Actualización Tablas de composición patrimonial (TCP)

La Contraloría General de la República en su informe de auditoría al Balance General de la Hacienda Pública vigencia 2023 planteó el siguiente hallazgo:

"Hacienda Pública: La Contraloría General de la República (CGR) evidenció que a pesar de que existe un control para asegurar que el total de cada tabla de composición patrimonial registrada por las entidades a través del servicio web no exceda ni sea inferior al 100%, este control no garantiza que los porcentajes se encuentren actualizados, lo que claramente incide en el cálculo de la participación no controladora. En otras palabras, no existe un mecanismo de control que verifique si los porcentajes registrados corresponden a la situación económica real de las entidades que informan".

Por lo anterior, las empresas societarias deben mantener actualizadas sus tablas de composición patrimonial para garantizar el proceso de eliminación del componente de inversión-patrimonio, entre las entidades partícipes de la consolidación realizada por la CGN.

Las modificaciones como adicionar o quitar entidades en las TCP las realiza internamente la CGN de acuerdo con la solicitud de cada entidad, atendiendo la guía de actualización de datos link https://www.chip.gov.co/schip_rt/index.jsfIP por lo que se solicita a las entidades públicas remitir estas solicitudes a la CGN con la debida oportunidad.

2.3.26 Reporte de OR por inversiones

Cuando una entidad de gobierno posea instrumentos financieros de deuda o de patrimonio con una empresa que se encuentre dentro del RCP, deberá actualizar el instrumento de acuerdo con las normas de Inversiones de administración de liquidez, Inversiones en asociadas e Inversiones en controladas, o Acuerdos conjuntos, en particular lo relativo a los negocios conjuntos, según corresponda.

La inversión debe reportarse en el formulario CGN2015_001_SALDOS_Y_ MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA y respectivamente en el formulario CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA junto con el deterioro que le corresponda, en caso de aplicar.

2.3.27 Reporte de OR con el Banco Agrario de Colombia

Los saldos reportados en las subcuentas de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERA, con el Banco Agrario de Colombia (código CHIP 69600000), solamente corresponderán a los saldos finales de las cuentas bancarias que tenga la entidad contable pública con dicho banco, por lo que no se deben incluir los saldos de cuentas bancarias que se tengan en otras entidades financieras. Para tal efecto, se debe realizar la conciliación bancaria con base en el extracto remitido por el Banco Agrario de Colombia, de conformidad con lo señalado por el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, incorporado al RCP mediante la Resolución 193 de 2016. Adicionalmente, antes de la fecha de reporte oportuno a la CGN, las entidades deberán revisar la base de datos de operaciones recíprocas adjunta a la circularización que el Banco Agrario de Colombia realiza trimestralmente, con el fin de prevenir el surgimiento de saldos por conciliar.

2.3.28 Operaciones recíprocas consigo misma

Solamente será viable el reporte de operaciones recíprocas consigo misma cuando una entidad realice transacciones u operaciones en las cuales genere simultáneamente, bien el ingreso y el gasto o costo, o bien el derecho y la obligación en cabeza de la misma entidad, como ocurre, por ejemplo, en los servicios públicos y aportes parafiscales.

En estos casos, es requisito indispensable que la misma entidad reporte los dos conceptos recíprocos conciliados al 100%, es decir, que el valor del derecho sea igual al valor de la obligación y que el valor del ingreso sea igual al gasto o costo.

Cuando se presenten situaciones de agregación de unidades o entidades, la entidad agregadora efectuará las conciliaciones y eliminaciones de las transacciones con todas las unidades o entidades que conforman el agregado, antes de realizar el reporte a la CGN. En consecuencia, para estos casos, no subsistirán operaciones recíprocas consigo misma.

2.3.29 Operaciones que no deben reportarse como recíprocas

No se reportarán como operaciones recíprocas:

a. Las subcuentas de los grupos 15-INVENTARIOS, 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, 17- BIENES DE USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES y 18- RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES; las subcuentas de las cuentas 1926- DERECHOS EN FIDEICOMISO, 1951- PROPIEDADES DE INVERSIÓN y 1970- ACTIVOS INTANGIBLES; las subcuentas de las cuentas 1980-ACTIVOS BIOLÓGICOS A VALOR DE MERCADO (VALOR RAZONABLE) MENOS COSTOS DE DISPOSICIÓN, 1981-ACTIVOS BIOLÓGICOS A COSTO DE REPOSICIÓN, 1982- ACTIVOS BIOLÓGICOS AL COSTO; y las subcuentas de la cuenta 1985- ACTIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS, porque estos conceptos no corresponden a derechos y obligaciones entre entidades públicas.

b. Las subcuentas de la clase 3-PATRIMONIO, teniendo en cuenta que la participación patrimonial se calcula directamente en el proceso de consolidación efectuado por la CGN, con base en la información reportada por las empresas societarias a través del Sistema CHIP. Si bien estas subcuentas no se reportan como operaciones recíprocas, para la actualización de la inversión la empresa debe entregar, a los inversionistas de forma trimestral y oportuna, la certificación del valor de la participación patrimonial.

c. Las subcuentas del grupo 55-GASTO PÚBLICO SOCIAL porque el beneficiario de este gasto es esencialmente la comunidad.

d. Las subcuentas de la clase 7-COSTOS DE TRANSFORMACIÓN por cuanto el saldo de estas subcuentas se traslada periódicamente a las subcuentas de la clase 6- COSTOS DE VENTAS o al grupo 15-INVENTARIOS.

e. Las subcuentas de las clases 8- CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS y 9- CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS porque estos conceptos no afectan la situación financiera de la entidad.

f. Finalmente, en el Formulario CGN2015_002_OPERACIONES_ RECIPROCAS_CONVERGENCIA las entidades públicas no deben reportar OR con las entidades relacionadas a continuación:

Entidades no consolidables y especiales para OR

No.	Id Entidad	Razón Social
1	61600000	Patrimonio Autónomo de Pensiones del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República - Vejez
2	71500000	Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio
3	72100000	Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia
4	923269198	Fonprecon - Invalidez
5	923269199	Fonprecon - Sobrevivientes
6	923272417	Fondo para Consolidación del Patrimonio Autónomo Pensional de Cartago
7	923272470	Colpensiones - Fondo de Vejez
8	923272471	Colpensiones - Fondo de Invalidez
9	923272472	Colpensiones Fondo de Sobrevivientes
10	923272473	Colpensiones Sistema de Ahorro de Beneficios Periódicos
11	923272736	Pensiones de Antioquia - Fondo Reserva de Sobrevivencia
12	923272737	PAP Consorcio Fondo Atención en Salud PPL - Fiduprevisora S.A.
13	923272744	Pensiones de Antioquia - Fondo de Reserva de Invalidez
14	923272746	Pensiones de Antioquia - Fondo Reserva de Vejez

Nota: Con independencia que surjan OR con la DIAN RECAUDADORA con código CHIP 910300000, por Operaciones sin flujo de efectivo - Cruce de cuentas.

2.4 Reporte de variaciones trimestrales significativas

De acuerdo con las instrucciones establecidas por la Contaduría General de la Nación, el formulario se utiliza para reportar información cuantitativa y cualitativa, cuyo propósito es explicar el origen de las variaciones significativas en los cortes de marzo, junio, septiembre y diciembre, para los conceptos contables que tengan cambios importantes al comparar los saldos del trimestre reportado, con el mismo corte del año anterior. Ejemplo: diciembre 2024 vs diciembre 2023.

El reporte de este formulario es obligatorio para todas las entidades públicas, sin embargo, en caso de que la entidad pública no presente variaciones significativas para los cortes objeto de comparación, deberá reportar en la Categoría Información Contable Pública Convergencia, la subcuenta que presente la mayor variación, explicando el origen de esta.

Las entidades a las cuales se les asignó el código institucional en la vigencia 2024 para el reporte del formulario CGN2016C01_VARIACIONES_ TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS a través de archivo plano, deberá atender lo anunciado en el numeral "2.1 Reporte de información y plazos", de este instructivo.

Se les recuerda a las entidades públicas realizar las respectivas validaciones de este formato previo al envío a la CGN, dado que se ha evidenciado inconsistencias como: tomar como saldo inicial para el cálculo de la variación el valor del saldo final del trimestre anterior al que se va a reportar, no tener en cuenta la naturaleza de las cuentas para calcular las variaciones (deterioro, depreciaciones, patrimonio con naturaleza débito o crédito), entre otras. Se debe tener en cuenta, que la explicación con calidad de las cuentas que presentan las mayores variaciones se constituye en un insumo valioso para la elaboración de las notas a los estados financieros consolidados (cierre de cada vigencia).

Para más información, la CGN tiene disponible la guía con el paso a paso para la elaboración de los formularios y reporte en el CHIP de la Categoría Información Contable Pública - Convergencia en el siguiente link: https ://www. contaduría, gov.co/documents/d/guest/guia-reporte-icp-convergencia

2.5 Reporte Categoría Evaluación del Control Interno Contable (ECIC)

La Contaduría General de la Nación, en ejercicio de sus facultades reglamentarias, emitió la Resolución 193 de 2016, que incorpora el Procedimiento para la evaluación del control interno contable en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública. Este procedimiento es una herramienta clave para evaluar la efectividad de las acciones de control que deben implementar los responsables de la información financiera en las entidades públicas, asegurando así que la información producida cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, tal como se define en el marco conceptual aplicable a cada entidad.

De acuerdo con lo establecido en la Resolución 193 de 2016, las entidades contables públicas sujetas al ámbito de aplicación del RCP, están obligadas a reportar a la CGN anualmente la ECIC con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable, mediante el diligenciamiento del formulario de la categoría de evaluación del control interno contable CGN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE, a través del Sistema CHIP, atendiendo los plazos definidos en la Resolución 411 de 2023, modificada por la Resolución 038 de 2024 y el numeral 2.1 del presente instructivo.

El jefe de la oficina de control interno, o quien haga sus veces, tendrá la responsabilidad de asignar las calificaciones a cada una de las preguntas del cuestionario, a partir de la evaluación independiente practicada con base en las verificaciones realizadas, así como en los demás mecanismos, instrumentos y formas adoptadas por este funcionario a efectos de lograr objetividad en los resultados.

Con el fin de orientar a las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación de los diferentes marcos normativos expedidos por la CGN en el diligenciamiento, cargue, validación y envío de información correspondiente a la categoría evaluación de control interno contable, a través del Sistema CHIP, la CGN ha dispuesto en su sitio web, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, accediendo por la ruta: https://www.contaduria.qov.co/procedimientos-transversales, y la Guía para el Reporte Categoría Evaluación de Control Interno Contable: https://www.contaduria.gov.co/instrumentos-implementacion-chip.

3. RECOMENDACIONES ESPECIALES

3.1 Manual Funcional de Proceso de Consolidación realizado por la CGN

El Manual Funcional del Proceso de Consolidación de la información contable reportada por las entidades contables públicas se constituye en la herramienta fundamental, estructurado en forma secuencial, describiendo las reglas a aplicar para obtener los estados financieros consolidados del sector público colombiano, con sus desagregaciones por niveles o sectores económicos.

La consolidación contable que realiza la CGN es un proceso mediante el cual, a partir de la información contable individual (Saldos y movimientos, Operaciones recíprocas y Participación patrimonial) que preparan y presentan las entidades públicas, se clasifica y procesa para generar y presentar la situación financiera y los resultados, de un grupo de entidades públicas como si se tratara de un solo ente.

Este Manual contiene un glosario de términos, que presenta definiciones de algunas palabras o expresiones técnicas y abreviaturas propias del proceso; así mismo se incorporan anexos que presentan los insumos básicos del proceso y las salidas de este, como el Catálogo de Cuentas de Consolidación, la clasificación de las entidades y los tipos de reglas de consolidación que se utilizan.

Para consulta, el manual está disponible en el sitio Web, en la ruta: "CGN / Sistema Integrado de Gestión Institucional / Procedimientos por Procesos / Consolidación de la Información / Manual Funcional del Proceso de Consolidación".

3.2 Subcuentas bajo la denominación "Otros"

Se recomienda que las entidades públicas que registren valores en las subcuentas con denominación "otros" identifiquen, en primer lugar, los conceptos que pueden clasificarse en una subcuenta específica definida y existente en el Catálogo General de Cuentas del respectivo marco normativo y, en segundo lugar, cuando no se encuentre una subcuenta específica para el registro, indiquen los conceptos registrados en la respectiva nota a los estados financieros.

3.3. Reporte de la venta de activos al sector privado por parte de las entidades territoriales

Las entidades territoriales que hayan realizado venta de activos al sector privado registrarán los montos de estas operaciones en las subcuentas respectivas de la cuenta 8354-RECAUDO POR LA ENAJENACIÓN DE ACTIVOS AL SECTOR PRIVADO, definidas para este propósito y revelarán en las notas a los estados financieros estos valores.

3.4 Rendición de cuentas

En cumplimiento de los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), en particular el de Rendición de Cuentas, incluido en el Referente teórico y metodológico de la Regulación Contable Pública del RCP y, en concordancia con lo previsto sobre el tema en la Ley 489 de 1998, las entidades públicas presentarán, en la fecha en la que se realice la audiencia pública de Rendición de Cuentas, elementos a destacar en el estado de situación financiera, de resultados, y de cambios en el patrimonio cuando corresponda, al 31 de diciembre del año anterior, en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 Colombia, potencia mundial de la vida.

3.5 Entidades en liquidación

El Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera, del Marco Normativo para Entidades en Liquidación, establece los conceptos que se deben observar en la preparación y presentación de información financiera de propósito general de las entidades en liquidación. Para más información, consultar la siguiente ruta https://www.contaduria.gov.co/entidades-sujetas-al-ambito-de-la-res-461- de-2017-y-sus-modificaciones

Una vez terminado el proceso de liquidación, la entidad está obligada a informar al asesor asignado de la CGN sobre la liquidación definitiva y adelantar la actualización en la información registrada en la base de datos del Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME), de manera que no queden terceros deudores morosos del estado reportados por estas entidades. El asesor, a su vez, debe tramitar la exclusión de la base de datos de la CGN de estas entidades.

4. CIERRE DEL PERIODO CONTABLE DEL AÑO 2024 E INICIO DEL AÑO 2025, EN LOS SISTEMAS INTEGRADO NACIONALES (SIIF NACIÓN - SPGR)

Los Sistemas de Información Integrados Nacionales corresponden a los referidos en los Decretos Únicos Reglamentarios del Sector Hacienda y Crédito Público, y del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

El Decreto 1068 de 2015 establece las entidades del ámbito de aplicación del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF-Nación) para el registro de la gestión financiera de las Entidades Contables Públicas (ECP) que pertenecen o ejecutan recursos del Presupuesto General de la Nación (PGN), con algunas excepciones para las sociedades de economía mixta y las Corporaciones Autónomas Regionales.

Por su parte, el Decreto 1082 de 2015 establece el ámbito de aplicación del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías (SPGR) el cual es de obligatoria aplicación para las entidades beneficiarías de las regalías, ejecutores de proyectos y órganos del Sistema General de Regalías (SGR).

En consecuencia, las tablas de eventos contables integran la norma presupuestal con la contable y demás normas que afecten la Gestión Financiera Pública (GFP) utilizando las funcionalidades disponibles en los Sistemas de Información Integrados Nacionales, así:

Elaborado por el GIT SUN

Además de los aspectos tratados en los demás numerales de este instructivo, las entidades del ámbito del SIIF y SPGR deben tener en cuenta lo siguiente:

4.1 Aspectos previos al cierre del periodo contable de 2024

No.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

SIIF

SPGR

PERIODICIDAD DE REGISTROS

1

Al definir la periodicidad de los registros con la funcionalidad de comprobantes manuales, se debe tener en cuenta: --Las fechas límites para efectuar registros en el macroproceso contable del SIIF-Nación y el SPGR. --Las fechas de reporte al Sistema Consolidador de Hacienda (CHIP). --Las fechas de publicación de los informes y estados financieros, establecidos en el Marco Normativo Para Entidades de Gobierno.

X

X

TIPOLOGÍAS PARA LA ELABORACIÓN DE COMPROBANTES

Cuando se realicen comprobantes contables mediante la funcionalidad de registro manual, las ECP validarán la correspondencia de los registros con cada una de las
2	tipologías contables definidas en las Tablas de Eventos Contables TCON094-Registro Tipos Asientos de Interoperabilidad y TCON095-Registro de relaciones de Tipos Asientos Interoperabilidad y códigos Contables. Para tal efecto, observarán lo definido en el documento "GUÍA DE TIPOLOGÍAS DE COMPROBANTES MANUALES PARA SIIF NACIÓN" elaborado por la CGN, dispuesto en la siguiente ruta: https://www.contaduria.qov.co/temas-relacionadosh	X

OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES

3	Las Operaciones Interinstitucionales son realizadas entre ECP del ámbito y se identifican en el sistema con el auxiliar PCI RELACIONADA "PCI REL". Por lo anterior, se debe tener en cuenta que las operaciones en donde intervienen estos códigos se encuentran definidas en las tablas de eventos contables y generan asientos automáticos en dos entidades, por lo tanto, las ECP no ajustarán estos registros mediante la funcionalidad de comprobantes manuales, con excepción de los recaudos no identificados al final del período contable.	X
No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
4	Teniendo en cuenta que el uso de las Posiciones de Pago No Presupuéstales (PPNP) generan registros en las subcuentas contables de operaciones interinstitucionales, las ECP validarán la asociación de los hechos económicos con la PPNP seleccionada con el fin de evitar ajustes posteriores en los saldos de las subcuentas mencionadas.	X
5	Los recaudos que al final del periodo contable no hayan sido identificados, se registrarán, así: La entidad que tiene el derecho o que debe registrar una obligación, mediante la funcionalidad de comprobante manual, debita la subcuenta 572080-Recaudos y acredita el auxiliar directo 240720001-Recaudos por clasificar. Por su parte, la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional (DGCPTN) reclasifica temporalmente los saldos de dichos recaudos afectando la subcuenta472080-Recaudos y el auxiliar directo 240720001- Recaudos por clasificar.	X
Estos registros se realizarán a través de la Tipología Contable "T56-Ajustes de recaudos a favor de terceros".

RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE

6	Las ECP efectuarán las reclasificaciones contables a nivel de auxiliar directo y de tercero de los valores retenidos a los sujetos de retención y de los valores pagados a la DIAN y a las Secretarías de Hacienda, que se encuentran reconocidos en las subcuentas de la cuenta 2436-RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE; para tal fin, en el momento que se realice el pago del impuesto se registrará mediante la funcionalidad de comprobantes manuales. Para el caso del SIIF-Nación, se dispone de la Tipología Contable "T58 Reclasificaciones de retenciones e impuestos nacionales y territoriales". En consecuencia, a 31 de diciembre de 2024, el auxiliar "Pagado" de las subcuentas de la cuenta 2436- RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE deberá tener saldo igual a cero; por su parte, el auxiliar "Retenido" deberá corresponder a los valores que serán pagados en el mes de enero de 2025, de conformidad con el calendario tributarlo y en aplicación del principio de Devengo.	X	X
No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR

IMPUTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE RECAUDO POR CLASIFICAR (DRXC)

7	Las ECP deben efectuar la imputación de los DRXC, de tal forma, que no se subestimen los ingresos ni se sobreestimen los activos por derechos de cobro.	X
Cuando la DGCPTN efectúe el proceso de reasignación, de un DRXC en un periodo contable diferente a aquel en el que se originó, la contabilidad corresponderá a la aplicación de la Norma de políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. La DGCPTN registrará un débito en el auxiliar directo de las subcuentas que corresponda de la cuenta 3109- RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES y un crédito a la subcuenta 472080- Recaudos. Por su parte, la ECP a la que le asignaron los recursos por error en la vigencia anterior registrará un débito en el
8	auxiliar directo 240720001- Recaudos por clasificar y un crédito en el auxiliar directo de las subcuentas que corresponda de la cuenta 3109-RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES. Para efectos de lo anterior, las ECP observarán lo estipulado en la "Guía comprobantes contables de ajustes a periodos bajo convergencia", emitida por el MHCP. Ahora bien, la ECP que recibe el DRXC registrará un débito en la subcuenta 572080- Recaudos y un crédito en el auxiliar directo 240720001- Recaudos por clasificar, para lo cual, se dispone de la Tipología Contable "T56-Ajustes de recaudos a favor de terceros".	X

PAGOS CON TRASPASO A PAGADURÍA

9

Las ECP deben realizar la orden de pago no presupuestal, con el fin de cancelar el pasivo registrado en la obligación presupuestal de gasto, en el momento en el que se efectúe el giro a través de las cuentas bancarias de las ECP. Lo anterior, aplicando el Procedimiento de pago extensivo, emitido por el MHCP.

X

X

REINTEGROS DE VIGENCIAS ANTERIORES Y CAJAS MENORES

No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
10	El registro de los reintegros de saldos de recursos no ejecutados originados en la vigencia anterior se realiza en el sistema en la Tabla de Eventos Contables TCONIO Causación y Acreedores de Ingresos, con el Tipo de Registro "Causación" definido en el débito con el código contable 138455001-Reintegros y en el crédito con el código contable 480863001-Reintegros.	X
11	En el proceso de constitución, legalización y reintegro de las cajas menores, las ECP aplicarán el procedimiento publicado en la página web de la CGN, en la siguiente ruta: www.contaduria.gov.co - Productos - Macroproceso contable SIIF Nación y Macroproceso contable SPGR - Implementación de normas, procedimientos y doctrina contable - Procedimiento contable de caja menor.	X	X
12	Las ECP realizarán los reintegros presupuéstales de gasto conforme al numeral 2.5 Reintegros al SGR por Recursos de Regalías del documento de Implementación de la Resolución No.191 del 30 de noviembre de 2020 en el Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías (SPGR).	X
SISTEMAS AUXILIARES DEL SIIF NACIÓN
13	El parágrafo del artículo 2.9.1.1.6 Alcance de la información registrada en el SIIF Nación del Decreto 1068 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, expresa que "las aplicaciones administradas por las entidades y órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, empleadas para registrar negocios no previstos en el SIIF Nación, servirán como auxiliares de los códigos contables que conforman los estados contables. Dicha información hará parte integral del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación."	X
14	Las ECP deben mantener un inventario de los sistemas internos y bases de datos que sirven de auxiliares a los sistemas integrados de información SIIF y SPGR, así como, el registro de las actualizaciones respecto a la normativa contable pública vigente y la estructura de las Tablas de Eventos Contables del catálogo y sus auxiliares.	X	X
15	Para dar aplicación al numeral 13 del Procedimiento Contable para el Registro de los Hechos Económicos Relacionados con los Recursos del Sistema General De Regalías, las ECP deben desarrollar las siguientes acciones:	X	X
No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
a. Habilitar la PCI- Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías-SPGR en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación. b. Homologar las Tablas de Eventos Contables TCON01-Catálogo Contable y TCON06-Catálogo Contable Relación Auxiliares en el SIIF-Nación y SPGR. c. Homologar los auxiliares internos definidos en TCON06-Relación Catálogo Contable -Auxiliares del SPGR en SIIF-Nación, así:
Elaborado por el GIT SU d. En SIIF-Nación, se trata de un comprobante resumen con la funcionalidad de registros manuales, el cual se elabora con la Tipología Contable “T73- Agregación información contable Sistema de Presupuesto y Giro Regalías.
16	Con relación al auxiliar Tercero "TER" se deben establecer los correctivos que correspondan en la creación y registro, con el fin de evitar la generación de saldos contrarios a su naturaleza o duplicidad en el nivel auxiliar.	X	X
No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
Al seleccionar el tercero, los sistemas disponen la clasificación de la naturaleza del tercero; por Persona Natural "Nacional" o "Extranjero", Persona Jurídica "Nacional" o "Extranjero" y, Consorcio o Unión Temporal. Los registros de hechos económicos se realizan utilizando la tabla de terceros.

REPORTES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTEGRADOS NACIONALES

17	El sistema cuenta con el reporte provisional de operaciones recíprocas del formato CGN2015_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS_ CONVERGENCIA con el propósito de que se adelanten los procesos de análisis que garanticen la consistencia de la información contable, con anterioridad a la fecha límite para hacer registros en los SIIN.	X
18	El formato de saldos y movimientos se encuentra disponible para que la entidad realice los análisis de la información contable previa a la fecha límite para hacer registros en los SUN. Las ECP deben elaborar los registros contables en el periodo dispuesto para el análisis de la información, por cuanto que, de conformidad con las estadísticas del comportamiento histórico de los registros manuales, el mayor número de comprobantes se genera el último día de la fecha límite, lo cual podría comprometer la razonabilidad de la información.	X	X

PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD

19	Cuando se trate de hechos económicos en los cuales se haya materializado la recepción de bienes o la prestación de servicios, con independencia de que esto configure o no cuentas por pagar presupuéstales y se tenga o no la disponibilidad del PAC, corresponderá a las ECP efectuar su reconocimiento en aplicación del principio de Devengo. Cuando el hecho económico no se origine en la ejecución presupuestal como consecuencia de la no disponibilidad de PAC, el registro contable se realiza mediante la funcionalidad de comprobantes manuales. Para el caso de las entidades del ámbito del SIIF-Nación, se dará aplicación al numeral 3.2 Aplicación de Principios Contables, de la "GUÍA DE TIPOLOGÍAS CONTABLES EN EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF-Nación)", que se encuentra en la siguiente ruta:	X	X
No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
https://www.contaduria.qov.co/Productos/Macroproces ocontable SIIF Nación/ TEMAS RELACIONADOS/ GUÍA DE TIPOLOGÍAS DE COMPROBANTES MANUALES PARA SIIF NACIÓN Cuando proceda el pago de las cuentas por pagar constituidas en la etapa de la obligación presupuestal, se debe seleccionar el Tipo de Operación que corresponda y el Atributo Contable diferente a "05- NINGUNO", de tal forma que al efectuar el pago se cancele el pasivo constituido en el devengo.
Si el Tipo de Operación no tiene asociado Atributo Contable, le corresponde utilizar el "40 - BIENES, SERVICIOS, IMPUESTOS Y TRANSFERENCIAS CAUSADOS" en el SIIF y el "26- BIENES, SERVICIOS, IMPUESTOS Y TRANSFERENCIAS CAUSADOS en el SPGR". Por lo anterior, la ECP deberá consultar en la Tabla de Eventos Contables TCON09-Pagos Presupuéstales de Gasto.
20	Las ECP deberán constituir las "Cuentas por cobrar" en aplicación del principio de Devengo, en el momento que se constituya el derecho, con independencia de que este coincida o no con el recaudo, para lo cual el sistema dispone el Tipo de Registro "Causación" en la Tabla de Eventos Contables TCONIO-Causación y Acreedores de Ingresos.	X	X
21	El párrafo 1 del numeral 1.1.2. Reconocimiento de las diferencias en cambio, de la Norma de Efectos de las Variaciones en las Tasas de cambio de la Moneda Extranjera, del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, establece:	X	X
No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
"Al final de cada periodo contable, las partidas monetarias en moneda extranjera se reexpresarán utilizando la tasa de cambio en la fecha del cierre del periodo. (...)" Por lo anterior, los saldos de las partidas monetarias de activos y pasivos que se encuentren pendientes de recaudar o pagar, respectivamente, al cierre del periodo contable serán reexpresadas utilizando la tasa de cambio del 31 de diciembre de 2024.
22	Las ECP deberán reconocer los aumentos o disminuciones de ingresos por concepto de notas débito o crédito, generados en la factura electrónica.	X
23	Para la ejecución del rezago presupuestal con pago liquido cero, en el SIIF Nación las ECP utilizarán el Atributo Contable "41 -EJECUCIÓN REZAGO PRESUPUESTAL SIN FLUJO" y con el valor "NO" en la marca Misma ECP. Lo anterior, puede ser consultado en el procedimiento publicado en la siguiente ruta: www.contaduria.gov.co - Productos - Macroproceso contable SIIF Nación - Implementación de normas, procedimientos y doctrinas - Ejecución Rezago Presupuestal Atributo 41 Versión 3	X

4.2. Planeación del proceso de cierre del año 2024 e inicio del año 2025

Proceso	SIIF-NACIÓN	SPGR
Fecha límite para el registro contable de las operaciones del mes de diciembre de 2024	10 de febrero de 2025	05 de febrero de 2025
Registros del SPGR en el Macroproceso Contable del SIIF Nación	06 al 09 de febrero de 2025
Cierre del periodo contable 2024	03 al 08 de marzo de 2025	13 de febrero de 2025
Cargue de saldos iniciales 2025	10 al 15 de marzo de 2025	14 de febrero de 2025

4.3 Cierre del periodo contable 2024, se realiza por entidad contable pública

Las relaciones para el cierre del periodo contable se definen en la Tabla de Eventos Contables TCON99 -Procesos Especiales, Cierre y Apertura Contable y comprende:

a. El cierre de las cuentas ingresos, gastos y costos con los Tipos de Registro "cierre de ingreso" y "cierre de gastos", utilizando como contrapartida la subcuenta 590501- Cierre de ingresos, gastos y costos. Los costos clasificados en la clase 7- COSTOS DE TRANSFORMACIÓN tienen como contrapartida la subcuenta "Traslado de costos (cr)";

b. El traslado del resultado de las cuentas de patrimonio, con los Tipos de Registro "ResultadoEjerPositivo" y "ResultadoEjerNegativo", como consecuencia de las operaciones realizadas en el periodo:

Tipo de Registro	PE (Proceso especial)	Asiento 1 Debe 1	Asiento 1 Haber 1	Vigente
ResultadoEjerPositivo	NO	590501 - Cierre de ingresos gastos y costos	311001001 - Utilidad o excedente del ejercicio	SI
ResultadoEjerNegativo	NO	311002001 – Pérdida o déficit del ejercicio	590501 Cierre de ingresos gastos y costos	SI

El cierre contable requiere la realización de las siguientes actividades como puntos de control:

No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
1	Para cada una de las Posiciones de Catálogo Institucional (PCI) que conforman la ECP, se debe verificar que la subcuenta 590501-Cierre de ingresos, gastos y costos, no presente movimientos y/o saldos en el periodo contable (1 de enero a 31 de diciembre de 2024).	X	X
2	Para cada una de las PCI que conforman la ECP, se debe verificar que los auxiliares directos 311001001-Utilidad o excedente del ejercicio y 311002001-Pérdida o déficit del ejercicio, no presenten saldos ni movimientos débito o crédito en el período contable (1 de enero a 31 de diciembre de 2024), excepto los generados por los siguientes Tipos de Registro "ReclaEjerNegativo" y "Recia EjerPositivo".	X	X
No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
3	Verificar que los códigos de la clase 7-COSTOS DE TRANSFORMACIÓN a nivel de cuenta presenten saldo con valor cero.	X
4	Verificar que los costos y gastos incurridos por la entidad hayan sido distribuidos a los centros de costos productivos o administrativos. Este proceso debe efectuarse como mínimo al finalizar el mes, momento en el cual el saldo de la cuenta 5897-COSTOS Y GASTOS POR DISTRIBUIR debe ser igual a cero.	X

4.4 Inicio del periodo contable del año 2025

El traslado a resultados de ejercicios anteriores, al inicio del período contable es un registro definido en la Tabla de Eventos Contables TCON99-Procesos Especiales, Cierre y Apertura Contable, así:

Tipo de Registro	PE (Proceso especial)	Asiento 1 Debe 1	Asiento 1 Haber 1	Vigente
ReclaEjerNegativo	NO	310902001 Pérdidas o déficits acumulados	311002001 - Pérdida o déficit del ejercicio	SI
ReclaEjerPositivo	NO	311001001 Utilidad o excedente del ejercicio	310901001 Utilidad o excedentes acumulados	SI

Al inicio del período contable de la vigencia 2025 establezca las acciones a seguir, con el fin de que se cumplan las siguientes actividades:

No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
1	Al inicio del periodo contable, la DGCPTN reversará la reclasificación temporal efectuada a 31 de diciembre de 2024 de la subcuenta 472080-Recaudos y el auxiliar directo 240720001-Recaudos por clasificar para que sea reasignado a la entidad que tiene el derecho y proceda al proceso de imputación. El registro contable se realiza mediante la funcionalidad de comprobantes manuales, con la Tipología Contable "T56 Ajustes de recaudos a favor de terceros".	X
No.	DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD	SIIF	SPGR
2	Con la distribución del presupuesto se debe verificar la trazabilidad de las operaciones que realiza la entidad, en los catálogos y en las tablas de eventos contables de los SUN, con el fin de identificar la incidencia en el registro contable de los valores de las diferentes marcas de acuerdo con el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, evitando la interpretación errónea del hecho económico.	X	X
3	Las entidades deberán realizar la revisión de las cuentas contables que serán eliminadas o adicionadas en el catálogo de cuentas, con el fin, de que se realicen los análisis que le permitan identificar el impacto en el momento de realizar los ajustes en la información que correspondan.	X	X

5. EXPEDICIÓN DE LA CERTIFICACIÓN DE ASIGNACIÓN DEL CÓDIGO INSTITUCIONAL PARA OBTENER O ACTUALIZAR EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO ANTE LA DIAN

El Decreto 1091 del 2020, expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, modifica el Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, para, entre otros asuntos, regular la formalización de la inscripción y actualización en el RUT. Según el numeral 1.5 del artículo 8 que modifica el artículo 1.6.1.2.11., del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, se establece que:

Cuando el solicitante de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT se encuentre inmerso en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública definido en aplicación de la Ley 298 de 1996 y de acuerdo con el artículo 5o de la Resolución No 354 de 2007, modificada por el artículo 1o de la Resolución 195 de 2021, éste deberá presentar la certificación de la asignación del Código Institucional expedida por la CGN. Este certificado deberá indicar como mínimo los datos de identificación de la entidad, del representante legal, ubicación de la entidad, clasificación y código institucional asignado.

Para el caso de las entidades que reportan su información contable a través de una entidad agregadora (Reportante: Ministerios, departamentos, distritos, municipios, etc.), estas deberán solicitar la certificación a la entidad que las agrega, teniendo en cuenta que, para efectos del reporte de la información financiera a la CGN, el código institucional de la entidad agregada es el mismo de la entidad agregadora.

Teniendo en cuenta lo anterior, cuando una entidad pública requiera actualizar su RUT, deberá descargar el certificado solicitado por la DIAN ingresando al sitio web www.chip.gov.co con su usuario y contraseña y deberá descargar el certificado denominado "Certificado Entidad Contable Pública". Si la entidad va a realizar inscripción del RUT, primero deberá solicitar el código institucional a la CGN y, en respuesta de la solicitud, la CGN remitirá el certificado pertinente al solicitante.

Si la entidad solicitante no tiene asignado código institucional y su información contable es agregada por otra entidad, esta última es la responsable de expedir la correspondiente certificación; para el efecto, se ha dispuesto una funcionalidad en la página web para que la entidad que agrega la información expida el certificado de este tipo de entidades denominado "Certificado Agregadas".

6. REVELACIONES EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Se insta de manera especial a todos los representantes legales, directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades públicas, tanto a nivel nacional como territorial, a que den especial importancia a la preparación de las revelaciones. Estas revelaciones son parte fundamental de las notas a los estados financieros y coadyuvan al cumplimiento de los objetivos de la información financiera: ser útil y satisfacer las necesidades de los usuarios en cuanto a rendición de cuentas, toma de decisiones y control.

La información revelada en las notas a los estados financieros debe cumplir con las siguientes características: que sea necesaria para que los usuarios comprendan los estados financieros, que proporcione información que presentan los estados financieros de manera contextualizada y según el entorno en que opera la entidad, y que tenga generalmente, una relación clara y demostrable con la información expuesta en el cuerpo de los estados financieros a los que pertenece.

Las entidades de gobierno y las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro de público, deberán cumplir con lo establecido en el numeral 1.3.6 Notas a los estados financieros de la Norma de presentación de estados financieros, de los respectivos marcos normativos, así como con las exigencias de revelación establecidas en cada una de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos.

Así mismo, las entidades públicas a quienes les aplique deberán tener en cuenta lo señalado en la Resolución 038 de 2024, para la preparación y reporte de las notas a los estados financieros a la CGN, en relación con el cumplimiento de la presentación uniforme de las notas a los estados financieros.

Las entidades que utilicen subcuentas con la denominación "otros" y presenten valores significativos, deberán explicar en las notas a los estados financieros los conceptos que fueron reconocidos y solicitar a la CGN la posibilidad de incorporar el concepto específico en el Catálogo General de Cuentas.

De igual forma, las empresas industriales y comerciales del Estado, así como las sociedades de economía mixta, deben revelar su composición patrimonial consistente con la registrada en el Sistema CHIP.

7. APLICACIÓN DE NORMATIVA EXPEDIDA POR LA CGN CON VIGENCIA A PARTIR DEL 01 DE ENERO DE 2025

A partir del 01 de enero de 2025, las entidades públicas empezarán a aplicar las disposiciones contenidas en las siguientes resoluciones expedidas por la CGN:

--Resolución 436 de 2024, por la cual se incorpora la Norma de bienes recibidos en forma de pago en las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno y se modifica el Catálogo General de Cuentas de dicho marco normativo.

--Resolución 437 de 2024, por la cual se incorpora la Norma de bienes recibidos en forma de pago en las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos del Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público y se modifica el Catálogo General de Cuentas de dicho marco normativo.

--Resolución 438 de 2024, por la cual se modifican el Marco Conceptual para la Preparación de Información Financiera, y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, del Marco Normativa para Entidades de Gobierno.

--Resolución 439 de 2024, por la cual se modifican el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de Información Financiera, y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, del Marco Normativa para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público.

--Resolución 450 de 2024, por la cual se modifica los párrafos 1, 4 y 13 de la Norma de ingresos de transacciones sin contraprestación de las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos, del Marco Normativo para Entidades en Liquidación.

--Resolución 451 de 2024, por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

--Resolución 452 de 2024, por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Empresas que no Cotizan en el Mercado de Valores, y que no Captan ni Administran Ahorro del Público.

--Resolución 453 de 2024, por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público.

--Resolución 454 de 2024, por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades en Liquidación.

Cordial saludo,

MAURICIO GÓMEZ VILLEGAS

Contador General de la Nación