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RESOLUCIÓN 138 DE 2025
(junio 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos, plazos y características de envío a la Contaduría General de la Nación y se derogan las Resoluciones 411 de 2023 y 038 de 2024.
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN,
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere el literal c) del artículo 3o de la Ley 298 de 1996, el numeral 3 del artículo 4o del Decreto 1693 de 2023, y,
CONSIDERANDO QUE:
El artículo 354 de la Constitución Política de 1991 señala que habrá un Contador General y le confiere, entre otras, las funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general, determinar las normas contables que deben regir en el país conforme a la ley. Este artículo fue desarrollado por la Ley 298 de 1996 que, entre otras disposiciones, crea la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación (CGN).
Los artículos 1o y 5o de la Resolución 354 de 2007, expedida por la CGN, modificados por el artículo 1o de la Resolución 156 de 2018 y por el artículo 1o de la Resolución 195 de 2021, respectivamente, establecen la conformación y el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública (RCP).
La Resolución 193 de 2016 incorpora en los Procedimientos Trasversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, el cual contiene las orientaciones para su elaboración y presentación.
La Resolución 037 de 2018 fija los parámetros para el envío de la información a la CGN, relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).
La Resolución 411 de 2023 establece la información a reportar, los requisitos, plazos y características de envío a la CGN y deroga la Resolución 706 de 2016.
La Resolución 038 de 2024 modifica el parágrafo 3 del artículo 6o de la Resolución 411 de 2023 y deroga las Resoluciones 441 de 2019 y 193 de 2020.
El documento CONPES 4008 del 26 de octubre de 2020, contempla la acción de reglamentar la estructura institucional del Sistema Integrado de Gestión Financiera Pública (SIGFP), así como la recomendación de que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP) expida la normatividad que permita poner en marcha la reforma a la GFP.
Mediante el artículo 1o del Decreto 224 de 2021, se crea la Comisión Intersectorial de Información para la Gestión Financiera Pública (CIIGFP) que hace las veces de una instancia de orientación superior, coordinación y armonización de los subsistemas que producen información para la GFP.
La información financiera reportada por las entidades públicas a la CGN constituye uno de los principales insumos para las Estadísticas de Finanzas Públicas que elabora el MHCP, así como para la compilación de cifras del Sistema de Cuentas Nacionales por parte del Departamento Administrativo Nacional de Estadística y del Banco de la República. En línea con esto, la Dirección General de Política Macroeconómica (DGPM) del MHCP en su rol de Secretaría Técnica del Subcomité de Estadísticas de Finanzas Públicas de la CIIGFP, presentó a la CGN una propuesta de ajuste al formulario actual de CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS estableciendo unos criterios específicos para determinar cuándo una variación es significativa y solicitando modificar la periodicidad para el cálculo de la variación.
Con el propósito de atender la solicitud del Subcomité de Estadísticas de Finanzas Públicas de la CIIGFP, la CGN realizó un análisis en conjunto con las entidades solicitantes y como resultado determinó la necesidad de crear el formulario CGN2025_005_CAMBIOS_RELEVANTES_ESTADISTICAS_GFP dentro de la Categoría Información Contable Pública Convergencia, así como mantener el formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS por la utilidad de la información allí consignada.
La CGN y los usuarios de la información financiera contemplados en los marcos normativos vigentes, requieren información de saldos, movimientos, variaciones significativas y cambios relevantes, que les sea útil en sus procesos de análisis y toma de decisiones.
Por lo anterior, es necesario actualizar los requisitos, plazos y características de envío de la información por parte de las entidades públicas a la CGN, en concordancia con las actualizaciones realizadas a los marcos normativos y derogar las Resoluciones 411 de 2023 y 038 de 2024.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La información, requisitos, plazos y características que se establecen en la presente resolución, son de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública (RCP).
ARTÍCULO 2. CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN A REPORTAR. Se definen las siguientes categorías de información para el reporte a la CGN: Información Contable Pública - Convergencia (ICPC); Evaluación de Control Interno Contable (ECIC); y, Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).
ARTÍCULO 3. MEDIO DE PRESENTACIÓN. El Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP) es el único medio de reporte oficial de las categorías enunciadas en el artículo 2o de la presente Resolución.
ARTÍCULO 4. RESPONSABLES. El representante legal y el contador público que tenga a su cargo la contabilidad de la entidad, serán responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los requisitos, plazos y características para el reporte de la información a la CGN.
Las responsabilidades del contador público y del revisor fiscal se circunscriben a las normas que al respecto establece la Ley 43 de 1990 y demás normas vigentes que le apliquen.
El reporte de la Categoría ECIC es responsabilidad del representante legal de la entidad y del jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces, de conformidad con el Procedimiento Transversal para la Evaluación de Control Interno Contable.
ARTÍCULO 5. CATEGORÍA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA - CONVERGENCIA (ICPC). Esta categoría se relaciona con la información Contable de carácter financiero que reportan las entidades púbicas a la CGN respecto a los saldos y movimientos, operaciones recíprocas, variaciones trimestrales significativas y cambios relevantes para la Gestión Financiera Pública (GFP).
ARTÍCULO 6. FORMULARIOS DE LA CATEGORÍA ICPC. Son las diferentes plantillas de presentación de la categoría a través de las cuales las entidades públicas reportan la información financiera de naturaleza cuantitativa y cualitativa. Esta categoría está conformada por los siguientes formularios:
-CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA
-CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA
-CGN2016C01_VARIACIONES__TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS
-CGN2025_005_CAMBIOS_RELEVANTES_ESTADISTICAS_GFP
PARÁGRAFO 1. Los aspectos relacionados con el diligenciamiento de los formularios listados son los indicados en el "Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la Categoría Información Contable Pública - Convergencia a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP)"
PARÁGRAFO 2. El juego completo de estados financieros de la entidad pública hará parte de esta categoría, atenderá lo establecido en la norma para la preparación y presentación de estados financieros de cada marco normativo, y se reportará en formato pdf habilitado para la función de búsqueda (tipo texto, no imagen), en los plazos establecidos en la presente Resolución.
La "Plantilla para la preparación y presentación uniforme de las notas a los estados financieros", junto con los anexos de apoyo correspondientes, forman parte integral de esta Resolución.
A partir del corte de presentación de los estados financieros de la vigencia 2025, las entidades públicas incluidas en el ámbito del RCP, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 1o y 5o de la Resolución 354 de 2007, modificados por el artículo 1o de la Resolución 156 de 2018 y por el artículo 1o de la Resolución 195 de 2021, deberán presentar sus notas a los estados financieros cumpliendo con la estructura uniforme detallada en el documento anexo denominado "Plantilla para la preparación y presentación uniforme de las notas a los estados financieros", el cual incluye aspectos para la preparación de las notas y hace parte de la presente Resolución, estableciendo su obligatoriedad en los siguientes parámetros:
La numeración y denominación, que corresponde a la identificación del título de la nota, deberá presentarse de acuerdo con el modelo propuesto en la plantilla. Ejemplos:
NOTA 1. ENTIDAD REPORTANTE
NOTA 5. EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO
En cuanto a los subtítulos incluidos en cada nota que sean aplicables a las entidades, es obligatorio mantener el título indicado en la plantilla. La numeración interna debe seguir un orden consecutivo, según lo requiera la entidad.
Las entidades y empresas, al preparar sus notas, podrán ampliar los detalles propuestos por la CGN. Sin embargo, deberán mantener la denominación y numeración establecidas en la plantilla, y asegurarse de cumplir con las revelaciones mínimas requeridas por el marco normativo que les es aplicable.
Para las empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público no es obligatoria la presentación de las notas a los estados financieros según la estructura uniforme propuesta por la CGN. Sin embargo, si utilizan una numeración o denominación diferente para las notas, deberán incluir, como parte integral de sus notas generales, la tabla detallada en el Anexo "Homologación de Estructura para Empresas Cotizantes", que forma parte de la presente Resolución.
La CGN pone a disposición de las entidades anexos de apoyo en formato Excel, que tienen como objetivo facilitar la preparación de las notas a los estados financieros. Estos anexos se relacionan con las revelaciones establecidas en cada marco normativo y no son objeto de reporte a la CGN.
Los anexos se ponen a disposición a partir de la nota 5, así:
1) Anexo N_5 - Efectivo y Equivalente al Efectivo
2) Anexo N_6 - Inversiones e Instr_Derivados
3) Anexo N_7 - Cuentas por cobrar
4) Anexo N_8 - Préstamos por cobrar
5) Anexo N_9 - Inventarios
6) Anexo N_10 - Propiedades, planta y equipo
7) Anexo N_11 - Bienes uso público, históricos y culturales
8) Anexo N_12 - Rec_Nat No renovables
9) Anexo N_13 - Propiedades de inversión
10) Anexo N_14 - Activos intangibles
11) Anexo N_15 - Activos biológicos
12) Anexo N_16 - Otros derechos y garantías
13) Anexo N_17 - Arrendamientos
14) Anexo N_18 - Costos de financiación
15) Anexo N_19 - Emisión y colocación de títulos de deuda
16) Anexo N_20 - Operaciones de instituciones financieras
17) Anexo N_21 - Préstamos por pagar
18) Anexo N_22 - Cuentas por pagar
19) Anexo N_23 - Beneficios a empleados y plan de activos
20) Anexo N_24 - Provisiones
21) Anexo N_25 - Otros pasivos
22) Anexo N_26 - Patrimonio
23) Anexo N_27 - Activos y pasivos contingentes
24) Anexo N_28 - Cuentas de orden (otras)
25) Anexo N 29 - Ingresos
26) Anexo N_30 - Gastos
27) Anexo N_31 - Costos de ventas
28) Anexo N_32 - Costos de transformación
29) Anexo N_33 - Acuerdo de concesión - Entidad concedente
30) Anexo N_34 - Administración de recursos del sistema de seguridad social en pensiones
31) Anexo N_35 - Var tasa de cambio moneda extrajera
32) Anexo N_36 - Impuesto a las ganancias
Aquellas entidades y empresas que dispongan de aplicativos u otras bases de datos con mayor detalle de información o diseños diferentes podrán omitir, ajustar o complementar el uso de estos anexos para la preparación de sus notas.
La "Plantilla para la preparación y presentación uniforme de las notas a los estados financieros" en formato Word y los "Anexos de apoyo para la preparación de las notas a los estados financieros" en formato Excel, debidamente actualizados, se publicarán para su descarga en la web institucional: www.contaduria.gov.cocomo anexos de la presente Resolución.
ARTÍCULO 7. CATEGORÍA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE (ECIC). Esta categoría se relaciona con la información correspondiente al Procedimiento Transversal para la Evaluación del Control Interno Contable que hace parte del RCP.
ARTÍCULO 8. FORMULARIO DE LA CATEGORÍA ECIC. Es el medio a través del cual las entidades públicas reportan la información que se relaciona con la evaluación de control interno contable. Para el efecto, se define el formulario CGN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE.
Los aspectos relacionados con el diligenciamiento de este formulario se establecen en la "Guía para el reporte categoría evaluación de control interno contable", contenida como parte de las guías para la elaboración de los formularios CHIP categorías CGN.
ARTÍCULO 9. CATEGORÍA BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO (BDME). Esta categoría se relaciona con las deudas morosas (Ley 901 de 2004) y con el incumplimiento de acuerdos de pago (Ley 1066 de 2006), normativa recogida en la Resolución 037 de 2018 expedida por la CGN y sus modificaciones.
ARTÍCULO 10. FORMULARIOS DE LA CATEGORÍA CONTABLE BDME. Son los medios a través de los cuales las entidades públicas reportan la información que se relaciona con los deudores morosos del Estado y ios incumplimientos de pago respectivos. Teniendo en cuenta el objetivo de esta categoría y la periodicidad de los reportes, se han definido los siguientes formularios:
-FORMULARIOS DE PERIODICIDAD SEMESTRAL:
- CGN2009_BDME–REPORTE-SEMESTRAL
- CGN2009_BDME_INCUMPLIMIENTOS_ACUERDOS_PAGO_SEMESTRAL
-FORMULARIOS PERMANENTES:
- CGN2009_BDME_RETIROS
- CGN2009_BDME_CANCELACION_ACUERDO_DE_PAGO
- CGN2011_BDME_ACTUALIZACIÓN
En relación con los formularios permanentes, las entidades públicas deben dar aplicación a lo establecido en el inciso 2 del artículo 3o de la Resolución 037 de 2018, el cual indica: "Para el retiro de Deudores Morosos del Estado que estén publicados en la Web o la actualización del estado de la deuda, el reporte se debe realizar en forma inmediata, tan pronto ocurra el evento que genere este tipo de modificación, por la entidad reportante"
Los aspectos relacionados con el diligenciamiento de estos formularios se establecen en la "Guía para la elaboración de los formularios CHIP categoría BDME".
ARTÍCULO 11. PLAZOS PARA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN A LA CGN. Las entidades públicas incluidas en el ámbito de aplicación de la presente resolución reportarán la información de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación:
| Categoría | Fecha de corte | Fecha de Presentación |
| Información contable Pública - Convergencia (ICPC). Formularios:- CGN2015 001 SALDOS Y MOVIMIENTOS CONVERGENCIA- CGN2015_002_OPERACIONES RECIPROCAS CONVERGENCIA- CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS- CGN2025_005_CAMBIOS_RELEVANTES_ESTADISTICAS_GFP * | 31 de marzo | 30 de abril |
| 30 de junio | 31 de julio | |
| 30 de septiembre | 31 de octubre | |
| 31 de diciembre | 15 de febrero del año siguiente | |
| Información contable Pública - Convergencia (ICPC). - Estados financieros con sus notas en archivo pdf (tipo texto que permita copiar, no imagen) | 31 de diciembre | 28 de febrero del año siguiente |
| Evaluación del Control Interno Contable (ECIC) Formulario: - CGN2016 EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE | 31 de diciembre | 28 de febrero del año siguiente |
| Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME) - Reporte semestral:- CGN2009 BDME REPORTE_SEMESTRAL- CGN2009_BDME_INCUMPLIMIENTOS_ACUERDOS_PAGO_SEMESTRAL | 31 de mayo | Diez (10) primeros días calendario de junio |
| 30 de noviembre | Diez (10) primeros días calendario de diciembre | |
| Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME) - Reporte permanente:- CGN2009_BDME RETIROS- CGN2009 BDME CANCELACION ACUERDO DE PAGO- CGN2011 BDME ACTUALIZACION | Reporte inmediato, tan pronto ocurra el evento que genere la modificación de las condiciones del deudor | |
*No aplica para entidades del Marco Normativo para Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público.
PARÁGRAFO 1. El representante legal y el contador público que tengan a su cargo la contabilidad de la entidad pública y la agregación de la información de otras entidades y organismos sin personería jurídica, adoptarán los criterios administrativos y operativos internos que consideren necesarios para efectos de elaborar, en forma oportuna, los formularios agregados de las categorías ICPC y BDME para reportarlos a la CGN en las fechas definidas en el presente artículo.
Así mismo, para el reporte de la categoría ECIC, la responsabilidad en las entidades públicas de la agregación corresponde al representante legal y al jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO 2. La CGN otorgará prórrogas para el reporte de la categoría ICPC únicamente cuando condiciones de materialidad o situaciones contingentes demostradas afecten el proceso de consolidación. Para tal efecto, la CGN emitirá el respectivo acto administrativo señalando las entidades y los plazos para presentar la información.
OTRAS DISPOSICIONES
ARTÍCULO 12. APROBACIÓN DE INFORMES POR ÓRGANOS CORPORATIVOS. Las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación del RCP deberán remitir a la CGN la información financiera con fecha de corte 31 de diciembre, en los plazos establecidos en el artículo 11 de la presente resolución, con independencia de que esta requiera ser aprobada por el órgano corporativo que corresponda. Cuando la información sea modificada por solicitud del órgano corporativo deberá presentarse nuevamente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación.
PARÁGRAFO. La información reportada con posterioridad a la fecha del proceso definitivo de consolidación no hará parte de los informes consolidados. Por tanto, solo se tendrá en cuenta para efectos estadísticos y de control.
ARTÍCULO 13. MODIFICACIÓN DE INFORMACIÓN. Si en cumplimiento de las funciones constitucionales de centralizar y consolidar la información la CGN solicita a las entidades públicas la modificación de la información reportada, estas deberán proceder al envío inmediato de la categoría de información ajustada.
Si la entidad pública requiere modificar la información reportada a la CGN, podrá enviar nuevamente la categoría de información ajustada antes del cierre del Sistema CHIP y deberá justificar dicha situación. Una vez cerrado el Sistema CHIP de forma definitiva, no se hará apertura para corrección, transmisión ni retransmisión de la información, salvo lo contemplado en el artículo 12 de la presente Resolución.
ARTÍCULO 14. REPORTE EXTEMPORÁNEO. Se considera extemporáneo el primer reporte con estado "aceptado" en el sistema CHIP, cuando este sea posterior a los plazos establecidos en el artículo 11 de la presente Resolución o aquellos plazos otorgados por la CGN en la resolución de prórroga.
ARTÍCULO 15. REPORTE INDIVIDUAL. Las entidades públicas que hacen parte del ámbito de aplicación de la presente Resolución y que consolidan información como grupo económico, reportarán la información contable de manera individual por cada entidad bajo el respectivo código institucional asignado.
ARTÍCULO 16. PRESUNCIÓN DE LA INFORMACIÓN REPORTADA. Se presume que la información contable reportada a través del Sistema CHIP corresponde a las cifras y datos tomados fielmente de los soportes y libros de contabilidad, que la misma se preparó conforme a la regulación contable establecida en el RCP y que revela de forma fidedigna la situación financiera y los resultados del periodo. Es responsabilidad de la entidad pública, la administración de los usuarios y la seguridad de la clave para el reporte a través del sistema CHIP. Así mismo, el representante legal y el contador público que tengan a su cargo la contabilidad de la entidad deben garantizar la actualización permanente de los datos básicos registrados en el Sistema CHIP.
ARTÍCULO 17. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 15 de la Ley 2080 de 2021, y deroga las Resoluciones 411 de 2023 y 038 de 2024.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. El primer reporte del formulario CGN2025_005_CAMBIOS_RELEVANTES_ESTADISTICAS_GFP corresponde al segundo trimestre de 2025, es decir, fecha de corte al 30 de junio de 2025 y plazo de presentación al 31 de julio de 2025.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los cinco (5) días del mes de junio de 2025.
MAURICIO GÓMEZ VILLEGAS.
El Contador General de la Nación
<Anexo no incorporados>
