RESOLUCIÓN 2215 DE 2017

(noviembre 22)

Diario Oficial No. 50.427 de 24 de noviembre de 2017

MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO

Por la cual se expide el Manual de Funcionamiento del Administrador del Registro de Facturas Electrónicas (Refel).

LA MINISTRA DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere el Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1753 de 2015, en su artículo 9o, ordenó al Gobierno nacional reglamentar la puesta en funcionamiento del Registro de Facturas Electrónicas, el cual será administrado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, quien podrá a su vez contratar con terceros esta administración.

Que este Registro de Facturas Electrónicas incluirá exclusivamente las facturas electrónicas que sean consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá la consulta de información de las mismas. Igualmente facilitará la trazabilidad de dichas facturas electrónicas, bajo los estándares necesarios para el control del lavado de activos y garantizará el cumplimiento de los principios de unicidad, autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica.

Que este propósito se logra a través de la implementación del mecanismo de validación que realizará el Registro de Facturas Electrónicas a los usuarios entre ellos los emisores y tenedores legítimos de las facturas y de la inclusión por parte de los Sistemas de Negociación de Facturas Electrónicas de un mecanismo de administración de riesgo que evite que las operaciones que se realicen puedan ser utilizadas para el lavado de activos y la financiación de actividades terroristas, aplicable a los compradores de las mismas, conforme a lo dispuesto en el artículo 8o de la Ley 1231 de 2008, modificado por el artículo 88 de la Ley 1676 de 2013.

Que el Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, reglamentó las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

Que las condiciones creadas por el Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, adicionado por el Decreto 1349 del 22 de agosto de 2016, constituyen en un instrumento fundamental para mejorar el ambiente de negocios en el país y su competitividad.

Que el Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo tiene fundamento en las mejores prácticas internacionales e implementa un sistema, articulado a través de un registro de información único, de bajo costo, centralizado y electrónico y con una organización basada en el criterio de la identidad de las partes involucradas en la circulación de la factura electrónica como título valor.

Que el Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo fue expedido con el objetivo de generar condiciones para facilitar la liquidez, especialmente para las Mipymes, en ejercicio de la potestad reglamentaria prevista por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política mediante el cual se reglamentó la circulación de la factura electrónica como título valor y las condiciones generales del registro de factura electrónica, del administrador del registro y de los sistemas de negociación electrónica, lo cual permite la debida ejecución de las Leyes 1231 de 2008 y 1753 de 2015.

Que se pretende establecer mecanismos confiables de identificación y comunicación, garantizando de este modo la protección de los derechos de terceros, los titulares de derechos y la circulación de la factura electrónica como título valor.

Que las condiciones regulatorias anteriormente descritas permiten la creación de un marco legal propicio para la implementación dé un mercado de facturas electrónicas abierto y transparente en beneficio de las empresas, en particular las Mipymes quienes tendrán a su disposición modalidades de negociación que previenen la concentración del mercado en beneficio de unos pocos.

Que en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 se deberán adoptar todas las políticas necesarias para la protección de datos personales, en lo que resulte pertinente.

Que el parágrafo del artículo 2.2.2.53.16 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, dispone que el Manual de funcionamiento del administrador del Registro incorporará reglas de gestión del riesgo de conflictos de intereses entre el Refel y los sistemas de negociación electrónica.

Que la Superintendencia de Industria y Comercio emitió conceptos de abogacía de la competencia sobre el proyecto de resolución, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 7o de la Ley 1340 de 2009.

Que conforme a lo establecido en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo publicó el proyecto de resolución con el objeto de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas, para lo cual se elaboró la correspondiente matriz.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. Para efectos de la presente resolución se establecen las siguientes definiciones respecto del Registro de Facturas Electrónicas (“Refel”):

Acreedor garantizado: Es la persona natural, jurídica, patrimonio autónomo, encargo fiduciario o entidad gubernamental que inscribe o permite inscribir bajo esa calidad los formularios de registro, definido en el artículo 2.2.2.4.1.2. del Capítulo 4 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

Código Único de Factura Electrónica: Es el valor alfanumérico definido en el numeral 6 del artículo 2o del Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y la norma que lo adicione, modifique o sustituya.

Comprador/factor: Es el usuario del Refel que compra la factura electrónica como título valor a través de la modalidad de negociación directa.

Cuenta de usuario: Es el medio a través del cual los usuarios del Refel tienen acceso al mismo. Los usuarios podrán realizar la solicitud de asignación de cuenta y subcuentas de usuario a través de los formularios diseñados para ello por parte del Refel.

Formularios del registro: Son los formatos electrónicos del Refel determinados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, previa presentación de los mismos por parte del administrador del Refel, y que incorporan los campos en los cuales se consigna la información para, inscripción inicial de la factura, endoso electrónico, mandato electrónico, rechazo del endoso electrónico por parte del endosatario, modificación, limitación a la circulación de la factura electrónica, instrucciones de pago, cobro y solicitud de aceptación o rechazo electrónico.

Información registral: Comprende los datos, la factura electrónica y demás documentos adjuntos a los formularios del Refel tales como aquellos en los que conste la transferencia, limitaciones a la circulación de la factura electrónica y los pagos, estos últimos por parte de los tenedores legítimos.

Información derivada: Para efectos de la aplicación del artículo 2.2.2.53.7 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, es la información relativa o asociada a la negociación de la factura electrónica referida a una operación en particular.

Inscripción: Es la incorporación en el sistema de archivo de la factura electrónica y la información consignada en los formularios del registro.

Limitación a la circulación: Es la medida cautelar o el acto que proviene de autoridad judicial o administrativa competente, para efecto de limitar la circulación de la factura electrónica.

Número de registro electrónico: Es el número de inscripción en el Refel que corresponderá al mismo número asignado como Código Único de Factura electrónica.

Potencial comprador: Es el usuario del Refel que podría comprar la factura electrónica como título valor por medio de los sistemas de negociación electrónica.

Proveedor tecnológico: Es la persona natural o jurídica definida en el numeral 4 del artículo 2o del Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y la norma que lo adicione, modifique o sustituya.

Reportado: Es el usuario o usuario de consulta del Refel reportado en la lista de la Organización de Naciones Unidas por actividades relacionadas con el lavado de activos y financiamiento de actividades terroristas.

Sistema de archivo: Es el conjunto de la información registral, recibida, clasificada, organizada, custodiada, y contenida en todos los formularios que se almacenen en el Refel.

Usuarios: Serán usuarios del Refel los emisores de la factura electrónica como título valor, los proveedores tecnológicos que actúen en representación de emisores y tenedores legítimos, los compradores/factores, los potenciales compradores que adquieran las facturas electrónicas como título valor inscritas, los sistemas de negociación electrónica, los tenedores legítimos y los adjudicatarios o adquirentes por mecanismos diferentes al endoso, sean judiciales o no.

Usuarios de consulta: Serán usuarios del Refel para efectos de consulta de la información sobre la negociación de sus facturas electrónicas como título valor los adquirentes/pagadores o avalistas y las autoridades administrativas o judiciales que así lo requieran en cumplimiento de sus funciones.

ARTÍCULO 2o. ACCESO AL REFEL. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.7. del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para acceder a los servicios de consulta o de inscripción del Refel, se deberá crear una cuenta de usuario.

La inscripción de la factura electrónica y la de la información contenida en los formularios de registro, así como la inscripción de los documentos adjuntos y la consulta de la información registral vigente será electrónica y estará disponible las veinticuatro (24) horas del día, todos los días de la semana, incluyendo fines de semana y días festivos.

Los usuarios podrán realizar consultas de la información registral vigente respecto de sus facturas o de las que los afecten por medio de internet, la cual se encontrará disponible veinticuatro (24) horas al día, todos los días de la semana, incluyendo fines de semana y días festivos.

El Refel deberá contar con un plan de respaldo para la prestación del servicio y establecer esquemas para prevenir cualquier falla en el sistema que afecte el acceso a sus servicios y corregir en el menor tiempo posible, aquellas que se presenten a efecto de que el servicio sea ininterrumpido para los usuarios.

El Refel deberá establecer mecanismos de seguridad de la información y de acceso, guardando en el sistema un histórico de inscripciones y de consultas que permita la trazabilidad de las mismas.

ARTÍCULO 3o. CREACIÓN DE LA CUENTA DE USUARIO DEL REFEL. Para acceder a los servicios del Refel se deberá crear una única cuenta de usuario generada automáticamente por el Refel de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.7 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, cumpliendo los requisitos allí establecidos y el siguiente procedimiento operativo:

El interesado, hará la solicitud de creación de la cuenta de usuario, electrónicamente en el formulario dispuesto para ello, con el fin de verificar su identidad en el Refel y así habilitar la realización de las inscripciones electrónicas correspondientes, y la obtención de los servicios de inscripción y de consulta del Refel. Este formulario electrónico deberá facilitar la incorporación de documentos adjuntos según corresponda. La solicitud de creación de la cuenta de usuario implicará la autorización para el Refel, para el almacenamiento y la administración de los datos.

El Refel verificará la identidad del usuario con base en el número del documento de identificación del mismo, y comprobará que no haya sido previamente registrado y de estarlo indicará que ya existe.

Para obtener una cuenta de usuario, el solicitante deberá suministrar al menos los siguientes datos:

1. Tipo de usuario -Emisores, compradores/factores, potenciales compradores, administrador de un sistema de negociación electrónica, tenedores legítimos, adquirente/ pagador o avalistas, autoridad administrativa o judicial y adquirentes por mecanismos diferentes al endoso.

2. Tipo de persona - natural o jurídica u otros,

3. Nombre o razón social,

4. Dirección y domicilio,

5. Tipo y número de identificación,

6. Número de Registro Único Tributario,

7. Correo electrónico,

8. Teléfono fijo y/o número de celular,

9. Número de cuenta de depósito, tipo de cuenta, nombre de la entidad bancada a la que corresponde la cuenta, en donde el comprador de la factura deberá efectuar el pago al emisor o tenedor legítimo una vez realizada la negociación. Cuando el emisor o tenedor legítimo que inscribe la factura electrónica la ha gravado previamente con una garantía mobiliaria que se extiende a la factura electrónica como bien atribuible, la cuenta de depósito corresponderá a la misma cuenta que se pacte en el acuerdo de control.

10. Nombre e identificación del administrador de la cuenta de usuario, quien por la inscripción autorizará el manejo de información personal. En caso de cambio del administrador de la cuenta de usuario, el Refel deberá contar con mecanismos de actualización y de verificación de identidad.

El Refel se interconectará con un sistema de verificación de identidad enviando los datos capturados y utilizará los medios adecuados para verificar la identidad del usuario y las responsabilidades tributarias de facturación en el RUT.

Es responsabilidad del usuario mantener actualizada la información de su cuenta de usuario en el Refel, que realizará a través de los servicios dispuestos para tal fin cuando así lo requiera. Así mismo el usuario deberá identificar si actúa en distintas calidades frente al Registro, en este evento, el Refel lo habilitará en esas distintas calidades de usuario.

El Refel verificará e identificará como potenciales compradores a través de los sistemas de negociación electrónica o compradores/factores habilitados para adquirir facturas electrónicas a:

1. Corporaciones financieras, compañías de financiamiento, cooperativas financieras, establecimientos bancarios, sometidos a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera de Colombia.

2. Cooperativas de ahorro y crédito y las secciones de ahorro y crédito de las cooperativas multiactivas o integrales, bajo la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

3. Sociedades comerciales cuyo objeto contemple la realización de operaciones de factoring de facturas electrónicas y se encuentren vigiladas por la Superintendencia de Sociedades en cuanto que su actividad exclusiva sea el factoring o descuento de cartera en los términos del Decreto 1219 de 2014 o aquel que lo modifique o sustituya.

4. Fondos de inversión colectiva, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de inversión, quienes actuarán a través de sus administradores.

5. Patrimonios autónomos, quienes actuarán a través de sociedades fiduciarias.

6. Sociedades comisionistas miembros de Bolsas de Productos y las Bolsas de Productos.

Frente a los sistemas de negociación electrónica de facturas, el Refel además verificará la autorización para su funcionamiento otorgada mediante resolución por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de conformidad con el artículo 2.2.2.53.16 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. El Refel, mantendrá en su sitio de internet la lista actualizada de los sistemas de negociación de facturas electrónicas autorizados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Confirmada y verificada la identidad del usuario y usuario de consulta, el Refel le solicitará una clave y la reconfirmación de la misma, la contraseña tendrá un sistema de actualización y recordación.

Si el usuario cumple con la totalidad de los requisitos, el trámite correspondiente al otorgamiento de la cuenta de usuario deberá realizarse en el término que establezca el Manual de Usuario, una vez realizada la solicitud.

PARÁGRAFO 1. El usuario podrá solicitar al Refel y autorizar bajo su exclusiva responsabilidad, la creación de subcuentas de usuario con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente artículo.

El acuerdo del titular de una cuenta de usuario principal para el establecimiento de subcuentas de usuario constituye la autorización para la inscripción de los formularios a su nombre y cuenta. La presentación de un formulario por el administrador de la cuenta de usuario se considerará presentada por el titular de la misma.

El usuario titular de la cuenta de usuario podrá eliminar la subcuenta o modificar las facultades o limitaciones en cualquier momento.

PARÁGRAFO 2. Los Fondos de inversión colectiva y los patrimonios autónomos, podrán identificarse con el Número de Registro Único Tributario de la sociedad administradora o fiduciaria.

ARTÍCULO 4o. PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD. El proceso de verificación de identidad de los usuarios del Refel, tendrá como mínimo dos procesos de refrendación diferentes en función del tipo de persona, natural o jurídica, fondo de inversión colectiva, patrimonio autónomo.

El procedimiento de verificación de la identidad del usuario estará descrito en el manual de usuario que expedirá el Administrador del Registro y que hará parte de las condiciones de uso del sistema del Refel. La suficiencia de los procedimientos de verificación de identidad del usuario serán evaluados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo al momento de la aprobación del manual de usuario y deberán cumplir con los lineamientos del artículo 9o de la Ley 1753 de 2015 y del artículo 2.2.2.53.3 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y los establecidos en la presente Resolución.

ARTÍCULO 5o. REQUISITOS PARA HACER USO DE LOS SERVICIOS DEL REFEL. Para hacer uso de los servicios del Refel, todo usuario de los servicios de inscripción del Refel, deberá haber cumplido con los siguientes requisitos:

1. Crear una cuenta de usuario y subcuentas a solicitud del usuario.

2. Que se haya diligenciado el formulario de inscripción inicial de la factura electrónica como título valor.

3. Pagar los derechos de inscripción de conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 de la presente resolución.

4. Haber adjuntado la factura electrónica como título valor, en los términos de los artículos 2.2.2.53.5 y 2.2.2.53.6 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

5. Los demás requisitos técnicos y operativos señalados en el manual de usuario aprobado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. La violación a las condiciones de uso contenidas en el Manual de Usuario del Refel, darán lugar a la aplicación por parte del Refel de las consecuencias contractuales allí previstas.

6. Adjuntar la constancia digital de la recepción de la factura electrónica por parte del Adquirente/pagador generada por el emisor o por el proveedor tecnológico.

Durante el proceso de inscripción de la factura y de los formularios de registro, de ser el caso, el Refel indicará automáticamente los campos obligatorios de los formularios suministrados que no se hayan diligenciado y los documentos faltantes que constituyen la razón por la cual se abstiene de inscribir, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 2.2.2.53.11 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

Los usuarios del Refel serán los únicos responsables de la información inscrita y responderán íntegramente por la precisión y calidad de los datos contenidos en cada inscripción.

Del registro de la información relacionada con la factura electrónica, se dará aviso electrónico, automático e inmediato a los usuarios involucrados en la operación o afectados por esta.

ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL REFEL. El Refel tendrá las funciones establecidas en el artículo 2.2.2.53.11 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y entre otras las siguientes funciones en lo referente a la inscripción:

1. Asignar como número de registro electrónico el del Código Único de Factura Electrónica y la fecha de inscripción de manera automática incluyendo año, mes, día, hora, minuto y segundo.

2. Mantener información sobre la identidad de quien efectuó la inscripción.

3. Proceder a la inscripción de los formularios de registro de que trata el artículo 9o de la presente resolución.

4. Capturar la información contenida en la factura electrónica presentada por el emisor al momento de la inscripción.

5. Verificar automáticamente si los emisores de las facturas electrónicas han incluido los campos: a) “Derecho de crédito” y b) “Gravada” con un etiquetado que atienda la especificación UBL (“Universal Business Language”) en lenguaje XML de los servicios de intercambio de información con la DIAN. Estos campos deben poder diferenciarse técnicamente en el documento XML generado.

6. Verificar automáticamente que cada uno de los campos obligatorios de los formularios de registro estén diligenciados y que los documentos que deban adjuntarse, cuando corresponda, estén anexos sin verificación de su contenido.

7. Incorporar la información al sistema de archivo tal como la reciba por parte del usuario que realiza la inscripción. El Refel no podrá alterar, adicionar, abreviar o sustituir la información registral que reciba.

8. Inscribir las limitaciones a la circulación de la factura electrónica advertidas dentro del formulario establecido para el efecto por el Refel, las cuales surtirán efecto a partir de la inscripción, momento en el cual son oponibles.

9. Realizar el endoso electrónico en propiedad de facturas electrónicas inscritas o no inscritas en el Refel, como consecuencia de una orden judicial emitida en desarrollo del artículo 653 del Código de Comercio o que fueron adquiridas por medios diferentes al endoso electrónico como una adjudicación de la factura electrónica en una sucesión, o en un proceso de carácter judicial, a un nuevo tenedor. En estos casos, el Refel podrá utilizar el formulario de endoso electrónico, para inscribir cumpliendo la totalidad de requisitos exigidos en el Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y en esta resolución.

10. Inscribir el endoso electrónico en garantía, cuando se den los presupuestos contenidos en la presente resolución.

11. Custodiar el formato electrónico de generación de la factura electrónica registrado.

12. Implementar mecanismos idóneos de comunicación con los Usuarios y usuarios de consulta, en la que se resuelvan las inquietudes que se presenten frente al Refel.

13. El Refel establecerá mecanismos para garantizar el cumplimiento de los principios de unicidad, autenticidad, integridad, inalterabilidad, y no repudio tanto de la factura electrónica como de la información registrada.

14. Dar aviso electrónico, automático e inmediato a los usuarios involucrados en la operación o afectados por esta, del registro de la información relacionada con la factura electrónica.

15. Mantener el histórico del sistema de archivo por lo menos durante los diez (10) años siguientes a la inscripción de la factura electrónica.

16. Expedir certificados de información acerca de los endosos electrónicos y de los mandatos a solicitud del emisor o tenedor legítimo, en el cual se incluya la cuenta de depósito en donde el comprador de la factura deberá efectuar el pago al emisor o tenedor legítimo una vez realizada la negociación.

El Usuario del Refel correspondiente, velará porque la información incorporada en los formularios de registro sea completa, precisa, correcta o legalmente suficiente, y responderá por el contenido y por los documentos anexos a los formularios de registro.

PARÁGRAFO. El Refel deberá permitir la inscripción y consulta de forma masiva de facturas electrónicas, mediante la carga de archivos que utilicen los elementos técnicos que defina el Refel.

ARTÍCULO 7o. ACCESO A LOS SERVICIOS DE CONSULTA DEL REFEL. Los usuarios del Refel podrán consultar la información registral en el sistema de archivo. Si el Refel niega el acceso a los servicios de consulta, informará al usuario automáticamente los motivos. De las consultas se guardará un histórico de consultas por un término no menor de un (1) año, así mismo, el Refel guardará un registro estadístico del número de ingresos a su sitio web.

La inscripción en el Refel de las facturas electrónicas implica una autorización para el Refel de tratamiento de datos personales, contenidos en la factura electrónica.

La consulta a la información del Refel, tendrá en cuenta el tipo de usuario así:

1. Usuario emisor, tenedor legítimo y proveedores tecnológicos:

Los emisores, los tenedores legítimos y los proveedores tecnológicos autorizados por estos tendrán acceso automático a las facturas electrónicas y a la información por ellos registrada y a la información que afecte la circulación de la factura electrónica.

2. Usuario potencial comprador:

Los potenciales compradores, tendrán acceso a la información referida a las facturas electrónicas objeto de negociación a través de los sistemas de negociación electrónica, quienes verificarán su condición de usuarios del Refel y permitirán la consulta de la información relacionada con la negociación y con las instrucciones para la venta correspondiente.

El Refel informará a los sistemas de negociación electrónica, cualquier cambio en la condición de usuario de los potenciales compradores.

3. Usuario Comprador/factor

Tendrán acceso a la información referida a la factura electrónica objeto de negociación, que el emisor o tenedor legítimo haya inscrito en el estado “en negociación directa”, a través de la consulta por el Código único de la factura electrónica. El acceso a esta información por parte del Comprador/factor solo estará disponible hasta la realización del endoso electrónico, inscripción que cambiará el estado de la factura.

4. Usuario Sistema de Negociación electrónica:

Los sistemas de negociación electrónica, tendrán acceso a la información registral, para verificar la calidad de usuarios de los potenciales compradores y a la información relacionada con la negociación de que trata el mandato electrónico recibido de los emisores o tenedores legítimos.

5. Usuario de consulta adquirente/pagador o avalista y proveedores tecnológicos:

Los adquirentes pagadores o avalistas y los proveedores tecnológicos autorizados por estos accederán como usuarios de consulta, a la información de las facturas electrónicas inscritas en el Refel, para efectos de pago. El acceso se dará por el Refel, que los habilitará para la consulta correspondiente respecto de las facturas electrónicas a cuyo pago se encuentran obligados. El Refel remitirá por una sola vez al adquirente/pagador o avalista a la dirección de correo electrónico registrada, un usuario de consulta y su contraseña en los términos previstos en la presente resolución para los demás usuarios.

Recibido por el adquirente/pagador o avalista el usuario de consulta y la contraseña, este podrá acceder al Refel a inscribirse como usuario del mismo y acceder de esta forma a otros servicios del Refel, entre ellos: la consulta consolidada de las facturas electrónicas inscritas en las cuales figure como adquirente/pagador o avalista que incluye la información adicional para el pago. Esta información estará disponible a través de reportes del Refel.

Adicionalmente podrán aceptar o rechazar facturas electrónicas o modificaciones a las mismas en los términos del artículo 23 de la presente resolución.

6. Usuario de consulta autoridad administrativa o judicial:

Las autoridades administrativas y judiciales que requieran información consignada en el Refel, harán la solicitud correspondiente al Administrador, quien dejará constancia de ello, sin que esto signifique su disponibilidad para consulta de otros usuarios distintos a la respectiva autoridad.

ARTÍCULO 8o. RECHAZO AUTOMÁTICO DE UNA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN. El Refel rechazará automáticamente la solicitud de inscripción de la factura electrónica cuando se presente alguno de los siguientes casos:

1. No se haya incorporado información en cada uno de los campos obligatorios de los formularios de registro o no se hayan adjuntado los documentos obligatorios, según lo dispuesto en la presente resolución.

2. Los derechos de que trata el artículo 33 de la presente resolución no hayan sido pagados, teniendo en cuenta que estos se generarán una vez se encuentren cumplidos los requisitos de inscripción de la factura electrónica.

3. No se haya adjuntado la factura electrónica como título valor en los términos de los artículos 2.2.2.53.5 y 2.2.2.53.6 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

4. En el formulario de inscripción que acompaña la factura electrónica aceptada tácitamente, no se hizo por parte del emisor la manifestación de dicha aceptación tácita bajo la gravedad del juramento la aceptación tácita y/o no se adjuntó la constancia digital de la recepción o entrega efectiva de la factura electrónica por parte del adquirente/pagador o avalista emitida por el mismo facturador electrónico o por su proveedor tecnológico autorizado de conformidad con el Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y la norma que lo adicione, modifique o sustituya.

5. El código único de la factura electrónica allegada con la solicitud de registro, no corresponde con el código único de la factura electrónica contenido en los servicios informáticos de facturación electrónica administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

6. Cuando la factura electrónica ha sido alterada y por tanto no pudo ser validada por el Refel.

7. Cuando la factura electrónica allegada no ha incluido un etiquetado que atienda la especificación UBL (“Universal Business Language”) en lenguaje XML de los servicios de intercambio de información con la DIAN: “Derecho de crédito”, y se entienda por tanto que corresponde a una operación al contado.

8. Que cualquiera de los usuarios, entre ellos el emisor o el tenedor legítimo se encuentren reportados en la lista de la organización de las Naciones Unidas por actividades relacionadas con lavado de activos y actos de financiación del terrorismo.

El Refel informará automáticamente los motivos de rechazo de la inscripción de la factura electrónica o de inscripción de cualquier formulario, circunstancia que no implicará calificación registral alguna, a efecto de que el usuario subsane, si es posible lo correspondiente.

ARTÍCULO 9o. VALIDEZ DE LA INSCRIPCIÓN. La información registral deberá presentarse electrónicamente al Refel a través de los formularios de registro correspondientes.

La inscripción de los formularios de registro será válida a partir de la fecha y hora en que el formulario sea incorporado electrónicamente al sistema de archivo.

El Refel incorporará al sistema de archivo la constancia de la fecha y hora en que la información contenida en los formularios quedó inscrita.

ARTÍCULO 10. FORMULARIOS DE REGISTRO. Los formularios de registro serán:

1. Inscripción.

2. Endoso electrónico.

3. Mandato electrónico otorgado a los sistemas de negociación electrónica.

4. Solicitud de la prestación del servicio de aceptación o rechazo electrónico.

5. Modificación.

6. Cobro.

7. Limitación a la circulación de la factura electrónica.

8. Instrucciones de pago.

El formulario previsto en el numeral 4 de este artículo, corresponde al servicio prestado por el Refel en los términos del parágrafo 3 del artículo 2.2.2.53.5 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y a lo previsto en la presente resolución.

ARTÍCULO 11. INTEGRIDAD DEL SISTEMA DE ARCHIVO. El Refel deberá proteger el sistema de archivo contra pérdida o daños y deberá proveer mecanismos de copia de seguridad que permitan la recuperación y archivo de la factura electrónica y de la información asociada a ella, por lo menos por un término de 10 años a partir de la inscripción inicial.

ARTÍCULO 12. COPIA DE LOS FORMULARIOS DE REGISTRO. El Refel remitirá automáticamente y electrónicamente una copia de los formularios de registro según corresponda a cada emisor y a su proveedor tecnológico cuando corresponda, adquirente/pagador o avalista, anterior y nuevo tenedor legítimo, administradores de los sistemas de negociación, autoridades administrativas o judiciales a las direcciones electrónicas consignadas en el formulario de inscripción. La copia incluirá la fecha y hora de la inscripción y el número de registro electrónico otorgado por el Refel.

El Refel deberá usar mecanismos tecnológicamente eficientes en su comunicación con sus usuarios.

ARTÍCULO 13. ARCHIVO HISTÓRICO E INFORMACIÓN DEL REFEL. El Refel deberá conservar la información histórica del sistema de archivo y de la factura electrónica inscrita y custodiada por el mismo, por lo menos durante los diez (10) años siguientes a la inscripción de la factura electrónica. Dicha información podrá ser consultada por las autoridades administrativas y judiciales cuando ellas lo requieran en ejercicio de sus funciones.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, podrá incluir en los formularios información adicional a la prevista para el funcionamiento del sistema, a efecto de solicitar datos consolidados al Refel relacionados con la circulación de las facturas electrónicas, para fines de implementación, impacto y seguimiento de política pública.

ARTÍCULO 14. IDIOMA DE LOS FORMULARIOS DE REGISTRO. La información contenida en los formularios de registro deberá diligenciarse en idioma castellano. Por su parte, los formularios de registro deberán estar disponibles tanto en idioma inglés como en castellano.

ARTÍCULO 15. INFORMACIÓN DEL FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN E INSCRIPCIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. La información contenida en la Factura Electrónica será capturada automáticamente por el Refel al momento de su remisión e inscripción.

El formulario de inscripción, una deberá contener las siguientes opciones, que permitirán el acceso a los formularios correspondientes:

1. Negociación directa, esta opción reflejará que la factura electrónica está en circulación, disponible para una negociación directa. Este estado de negociación, se reflejará en la información registral de la factura electrónica y permitirá la consulta de la factura electrónica por parte de los usuarios compradores/factores.

2. Endoso Electrónico, en propiedad, en garantía o en procuración.

3. Mandato Electrónico.

4. Cobro.

La dirección electrónica del emisor y del adquirente/pagador o avalista, será la que haya proveído el emisor como dirección de notificación electrónica y la dirección física será la que corresponda a su domicilio o al asiento principal de los negocios.

El Refel habilitará un campo dentro del formulario, para que el emisor o tenedor legítimo informe sobre la existencia de cualquier medida cautelar o limitación ordenada con anterioridad a la inscripción en el Refel de la factura electrónica.

El Refel habilitará un campo dentro del formulario para consignar la manifestación del emisor realizada bajo la gravedad del juramento de la aceptación tácita de la factura electrónica y deberá permitir que se adjunte la constancia digital de la recepción o entrega efectiva de la factura electrónica por parte del adquirente/pagador.

El Refel habilitará un campo dentro del formulario para que el emisor pueda solicitar la prestación del servicio de aceptación o rechazo de la factura electrónica, en el caso previsto en el parágrafo 3 del artículo 2.2.2.53.5 del Decreto 1074 de 2015 Único del Sector Comercio, Industria y Turismo.

El Refel requerirá además, bajo la gravedad del juramento, mención de si la factura inscrita puede ser objeto de una garantía mobiliaria inscrita en el Registro de Garantías Mobiliarias, ya sea con garantía directa sobre la factura antes de su aceptación, o como bien atribuible de bienes originalmente gravados.

ARTÍCULO 16. VALIDACIÓN DEL REFEL. Diligenciado el formulario de inscripción inicial e identificada por parte del emisor, la opción correspondiente de que trata el artículo anterior, el Refel verificará que la Factura Electrónica, corresponde a la entregada o transmitida e identificada con el Código único de factura electrónica en los servicios informáticos de facturación electrónica administrados por la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

Para ello, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, determinará las condiciones y protocolos de interoperabilidad adecuada y eficiente entre su plataforma tecnológica y la del Refel el que deberá adaptar estas condiciones en sus soluciones tecnológicas a efectos de permitir la consulta para el cumplimiento de la validación por parte del Registro, siguiendo las condiciones y lineamientos que determine el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Conforme a lo dispuesto en el numeral 16 del artículo 2.2.2.53.2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y en el artículo 9o de la Ley 1753 de 2015, el Refel verificará que los usuarios, entre ellos el emisor, el tenedor legítimo y el adquirente/pagador o avalista no se encuentren reportados en la lista de la Organización de las Naciones Unidas por actividades relacionadas con lavado de activos y actos de financiación del terrorismo.

ARTÍCULO 17. INSCRIPCIÓN EN EL SISTEMA DE ARCHIVO. Efectuada la validación de la factura electrónica de que trata el artículo anterior, el Refel verificará para hacer efectiva la inscripción, que la factura electrónica se encuentre debidamente aceptada.

Para la aceptación expresa, el Refel verificará en los términos previstos en el Manual de Usuario que la factura electrónica remitida junto con la solicitud, se encuentre debidamente aceptada por el adquirente/pagador o avalista.

Para la aceptación tácita, el Refel verificará el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 2.2.2.53.5. del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. En este caso, se adjuntará al formulario de inscripción inicial la constancia de la recepción o entrega efectiva de la factura electrónica, y la manifestación del emisor realizada bajo la gravedad del juramento, conforme a la información contenida en el formulario de inscripción inicial suministrado por el Refel.

Cuando la factura electrónica no esté expresa o tácitamente aceptada porque el adquirente/pagador carece de capacidad para recibir la factura electrónica como título valor de forma electrónica, y para las facturas electrónicas expedidas a través de los servicios electrónicos de la DIAN, el Refel a solicitud del emisor prestará el servicio de aceptación o rechazo, de la factura electrónica, previo diligenciamiento electrónico del formulario de solicitud de la aceptación o rechazo electrónico que llevará adjunta la factura electrónica.

El Refel para la prestación de este servicio actuará bajo las mismas reglas previstas para los proveedores tecnológicos en el Decreto 1074 de 2015 Único del Sector Comercio, Industria y Turismo y en la presente resolución.

PARÁGRAFO. El Refel verificará que el adquirente/pagador esté en capacidad de recibir la factura en el formato electrónico de generación, para lo cual se permitirá la consulta a través de la interoperabilidad entre el registro y los servicios informáticos administrados por la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ARTÍCULO 18. NOTIFICACIÓN POR EFECTO DE LA INSCRIPCIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. Inscrita la factura electrónica por el emisor o por el tenedor legítimo, el Refel notificará inmediatamente y en tiempo real mediante mecanismos electrónicos, al adquirente/ pagador o avalista y al que figuraba como último tenedor legítimo acerca de la inscripción, precisando si hay un nuevo tenedor legítimo de la factura por efecto de un endoso electrónico o si la factura electrónica se está negociando en un sistema de negociación electrónica o cualquier otro estado que lo afecte.

Efectuada la inscripción de la factura electrónica en el Refel, este le comunicará a las partes involucradas en la circulación, que efectivamente ha sido inscrita.

El Refel también notificará automáticamente y de manera electrónica de la inscripción de la factura electrónica a los acreedores garantizados a través del Registro de Garantías Mobiliarias, a efecto del cumplimiento de lo previsto en el artículo 2.2.2.53.6. del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Para ello, el Refel y el Registro de Garantías Mobiliarias determinarán conjuntamente las condiciones y protocolos con el cumplimiento de los lineamientos dispuestos por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que permitan la adecuada y eficiente interoperabilidad en sus plataformas y el cumplimiento de esta función por parte del Refel. El Registro de Garantías Mobiliarias deberá hacer los desarrollos tecnológicos necesarios para hacer operativa esta obligación.

Con el propósito de hacer eficiente la notificación de que trata el inciso anterior, cuando un acreedor garantizado inscriba en el Registro de Garantías Mobiliarias una garantía mobiliaria con extensión automática a los bienes derivados y atribuibles que incluya facturas electrónicas, este último Registro remitirá electrónicamente al Refel esta información a efecto de que el Refel identifique y publicite a los acreedores garantizados, los deudores garantes que sean emisores de facturas electrónicas.

Recibida la información por el Refel, este la guardará con el objeto de identificar y publicitar a los acreedores garantizados, el emisor que inscriba la factura electrónica en el Refel que a la vez sea el deudor garante de la garantía mobiliaria.

Identificado el emisor por parte del Refel por su número de identificación o cuando la factura electrónica allegada ha incluido un etiquetado que atienda la especificación UBL (“Universal Business Language”) en lenguaje XML de los servicios de intercambio de información con la DIAN: “Gravada”, al momento de la inscripción de la factura electrónica, este efectuará la mencionada notificación a los acreedores garantizados a través del Registro de Garantías Mobiliarias.

PARÁGRAFO. Las notificaciones de las que trata este artículo podrán ser recibidas también por los proveedores tecnológicos autorizados por el emisor, tenedor legítimo, adquirente/ pagador o avalistas en los términos previstos en la presente resolución.

ARTÍCULO 19. ENDOSO ELECTRÓNICO. El endoso electrónico de la factura electrónica, procederá a través del formulario de endoso electrónico suministrado por el Refel al emisor o tenedor legítimo o sistema de negociación electrónica cuando actúe como mandatario, que haya optado por esta opción al momento de la inscripción.

El formulario de endoso electrónico de la factura electrónica contendrá por lo menos la siguiente información:

1. La fecha y hora, la cual será asignada automáticamente por el Refel,

2. Naturaleza del Endoso, en propiedad, en garantía o en procuración,

3. Modalidad de endoso en propiedad, con o sin responsabilidad,

4. Identificación del (los) endosatario(s)/tenedor(es) legítimo(s) previamente inscrito como usuario del Refel. El emisor o tenedor legítimo no podrá modificar la información de este usuario.

5. Tasa de descuento, que será la tasa efectiva anual a la que fue descontada la factura electrónica cuando corresponda.

El Refel proveerá en el formulario de endoso electrónico las opciones de negociación directa de la factura electrónica que permitan registrar la tasa de descuento, con el objeto de ser publicada en el sitio web del Refel.

La información contenida en el formulario de endoso electrónico se incorporará a la información asociada con el número de registro electrónico y con la factura electrónica.

Cuando el emisor de facturas electrónicas sea un deudor garante y endose en propiedad la factura electrónica, identificado el emisor por parte del Refel en los términos del artículo 18 de la presente resolución, este notificará a los acreedores garantizados a través del Registro de Garantías Mobiliarias.

El comprador/factor o potencial comprador adquirente de la factura electrónica, recibirá la factura electrónica sin sujeción a ninguna garantía mobiliaria constituida sobre ella, siempre y cuando el pago del valor de la factura menos el descuento se deposite en la cuenta de depósito inscrita por el emisor o tenedor legítimo en el Refel.

El endoso electrónico tendrá todos los requisitos y efectos establecidos en las disposiciones contenidas en el Libro III del Título III, Capítulo III del Código de Comercio y su regulación complementaria.

PARÁGRAFO 1. Los sistemas de negociación electrónica, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 663 del Código de Comercio, actuando como mandatarios del emisor o del tenedor legítimo, podrán diligenciar el formulario de endoso electrónico, una vez negociada la factura electrónica y acreditado el pago al emisor o tenedor legítimo, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 2.2.2.53.8. del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. En el formulario de endoso electrónico se dejará constancia del mandatario que lo efectuó a nombre del emisor o tenedor legítimo, el cual corresponderá al sistema de negociación electrónica que lo realizó.

PARÁGRAFO 2. El Refel proveerá un mecanismo de inscripción de múltiples facturas electrónicas asociadas a la creación de un mismo endoso electrónico para un mismo comprador o potencial comprador, o para varios compradores o potenciales compradores que afecte cada una de las facturas electrónicas inscritas de manera independiente. Este mecanismo permitirá igualmente, la recepción y lectura de archivos planos.

PARÁGRAFO 3. El Refel proveerá al tenedor legítimo de la factura electrónica un formulario de rechazo electrónico del endoso electrónico, en los eventos en los que, en la negociación directa de la factura, el endosatario rechace el endoso a su favor, caso en el cual el Refel, modificará la información referida al endoso, volviendo la inscripción al estado anterior en donde se tendrá como tenedor legítimo al que figuraba con anterioridad.

ARTÍCULO 20. ENDOSO ELECTRÓNICO EN GARANTÍA. Cuando el endoso electrónico de la factura electrónica sea en garantía, el Refel a través de la interoperabilidad con el Registro de Garantías Mobiliarias prevista en el numeral 24 del artículo 2.2.2.53.11 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, permitirá la consulta de la garantía por el dato identificador del emisor o tenedor legítimo.

Cuando el emisor de facturas electrónicas sea un deudor garante y endose en garantía la factura electrónica, identificado el emisor por parte del Refel en los términos del artículo 18 de la presente resolución, este notificará a los acreedores garantizados a través del Registro de Garantías Mobiliarias.

ARTÍCULO 21. MANDATO ELECTRÓNICO. El documento electrónico contentivo del mandato de que trata el artículo 2.2.2.53.8 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo estará contenido en el formulario de mandato electrónico, diligenciado por el emisor o tenedor legítimo que actúa como mandante y contendrá también las instrucciones de venta y en particular la siguiente información:

1. La fecha y hora, la cual será asignada automáticamente por el Refel.

2. Nombre del sistema de negociación electrónica previamente inscrito como usuario del Refel. El sistema de negociación electrónica actuará como intermediario para la negociación de la factura electrónica y como mandatario para el correspondiente endoso electrónico al comprador de la factura una vez acreditado el pago del valor de venta de la misma. El Refel listará en el formulario de mandato los sistemas de negociación electrónica habilitados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

3. Plazo de negociación de la factura.

4. Tasa de descuento, la cual podrá corresponder a un rango establecido por el emisor o tenedor legítimo.

5. Número de cuenta de depósito, tipo de cuenta, nombre de la entidad bancaria a la que corresponde la cuenta de depósito, en donde el comprador de la factura deberá efectuar el pago al emisor o tenedor legítimo una vez realizada la negociación.

6. Revocatoria del mandato cuando corresponda.

La información contenida en el formulario de mandato electrónico, se incorporará a la información asociada con el número de registro electrónico y con la factura electrónica.

El mandato electrónico tendrá todos los efectos y requisitos establecidos en el Título XXVIII del Libro IV del Código Civil.

El Refel generará un estado de la factura electrónica, una vez diligenciado el formulario de mandato electrónico, que indique que la factura electrónica se encuentra “en negociación en los sistemas de negociación electrónica”, indicando el sistema o sistemas de negociación electrónica en donde se está negociando la factura electrónica. Este estado se mantendrá vigente en el Refel hasta que venza el término de negociación según el plazo indicado por el Emisor o tenedor legítimo en el formulario, el cual será:

a) Vencimiento del término de negociación según el plazo indicado por el emisor o tenedor legítimo en el formulario, el cual será obligatorio para el sistema de negociación electrónica y para el emisor y generará una revocatoria automática del mandato.

b) Manifestación expresa del emisor o tenedor legítimo de cesar con la negociación siempre que esta ocurra antes del vencimiento del término de negociación inicialmente establecido, que generará una revocatoria automática del mandato. En este evento, el emisor o tenedor legítimo informará electrónicamente al Refel a través del mismo formulario de mandato establecido, para que este modifique el estado de negociación de la factura electrónica cancelando el estado, y cese la promoción de la factura en el sistema de negociación electrónica correspondiente. Dicha manifestación no surtirá efectos, si al momento de la notificación al sistema de negociación electrónica por parte del Refel la factura ya hubiere sido negociada o se encuentre en proceso de subasta.

c) Realizada la negociación, y efectuado el endoso por parte del sistema de negociación, se entenderá revocado el mandato otorgado a los sistemas de negociación electrónica distintos de aquel que la endosó.

La revocatoria del mandato no dará lugar al reembolso de las expensas causadas a favor del sistema de negociación electrónica.

El emisor o tenedor legítimo que haya revocado un mandato electrónico, o cuya vigencia haya expirado, podrá otorgar un nuevo mandato electrónico e instruir una nueva negociación de la factura electrónica en el mismo sistema cambiando las condiciones iniciales o en un sistema de negociación electrónica distinto.

PARÁGRAFO. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, reportará a través de los medios electrónicos dispuestos por el Refel, el nombre e identificación de los sistemas de negociación electrónica habilitados, a efecto de que este los incluya como parte del formulario de mandato electrónico de que trata este artículo.

ARTÍCULO 22. INSTRUCCIONES DE PAGO AL NUEVO TENEDOR LEGÍTIMO. El potencial comprador o comprador/factor, cuando se inscriba como usuario deberá diligenciar el formulario de instrucciones de pago en las que se especificará la siguiente información: Número, naturaleza de la cuenta y nombre de la entidad bancaria.

El potencial comprador o comprador/factor podrá diligenciar un formulario de instrucciones de pago que aplicará para todas sus operaciones, el cual permanecerá vigente hasta que se modifique mediante la inscripción de un formulario de modificación, conforme al Artículo 23 de la presente resolución.

Las instrucciones de pago podrán incluir medios electrónicos de pago.

ARTÍCULO 23. MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN. El tenedor legítimo deberá modificar la información de la factura electrónica que consta en el Refel, mediante la inscripción de un formulario de modificación.

El formulario de modificación deberá identificar el número de registro electrónico al que se refiera la modificación.

La modificación consistirá en:

1. El valor total de la operación, precio o remuneración, siempre y cuando sea una modificación consistente en la reducción de su valor por efecto de un pago o del pago total de la obligación.

2. Las instrucciones de pago.

3. La modificación del plazo de vigencia de la inscripción de la factura electrónica.

4. La modificación del plazo de pago de la factura electrónica.

5. La adición de una tasa de interés por el plazo adicional para el pago de la factura.

6. Cualquier otra modificación que acuerden el tenedor legítimo y el adquirente/ pagador o avalista.

Las modificaciones de los numerales 4, 5 y 6 serán propuestas por el tenedor legítimo y serán comunicadas al adquirente pagador, pero solo tendrán efecto frente a él si el adquirente/pagador o avalista y los demás obligados en el título han accedido voluntaria y expresamente a dicha modificación.

EL Refel podrá suministrar el servicio de aceptación expresa por parte del adquirente/ pagador o avalista y los demás obligados en el título, a través del servicio de aceptación previsto en el parágrafo 2 del Artículo 2.2.2.53.5 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

Ocurrida la aceptación por parte del adquirente/pagador o avalista y los demás obligados en el título, esta información quedará consignada en el Refel, asociada a la factura electrónica correspondiente.

De no ocurrir la aceptación expresa por parte del adquirente/pagador o avalista y los demás obligados en el título quedarán vigentes las condiciones originales.

PARÁGRAFO. Cuando la factura electrónica se encuentre en el estado “en negociación en los sistemas de negociación electrónica” no procederá modificación alguna.

ARTÍCULO 24. INSCRIPCIÓN DE LAS LIMITACIONES A LA CIRCULACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. A partir de la inscripción de la factura electrónica en el Refel, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 2.2.2.53.9 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el Refel inscribirá en el formulario establecido para el efecto las limitaciones a la circulación de la factura electrónica ordenadas de manera expresa, por una autoridad administrativa y judicial competente.

Recibida por el Refel la orden de embargo o de limitación a la circulación de la factura electrónica, proveniente de la autoridad administrativa o judicial competente, este la inscribirá de manera inmediata a menos que al momento de la notificación al sistema de negociación electrónica por parte del Refel la factura ya hubiere sido negociada o se encuentre en proceso de subasta. Hecha la inscripción la limitación tendrá efectos frente a terceros.

Realizada la inscripción o no, de la limitación a la circulación de la factura electrónica, se remitirá automáticamente un certificado de Información en donde aparezca la inscripción correspondiente con destino a la autoridad administrativa o judicial, y al adquirente/ pagador o avalista.

De encontrarse la factura en estado de negociación, inscrita la limitación, el Refel modificará el estado de la factura electrónica, y de esta forma cesará la negociación de la factura electrónica, sin perjuicio de la notificación que de manera electrónica realice el Refel al sistema de negociación en donde se esté negociando la factura electrónica, de conformidad con lo previsto en el Artículo 2.2.2.53.9 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

La inscripción de una limitación a la circulación de la factura electrónica no dará lugar al reembolso de las expensas causadas a favor del Sistema de Negociación Electrónica.

Este mismo procedimiento se aplicará en caso de cancelación de la limitación a la circulación de la factura electrónica ordenada por la autoridad competente, caso en el cual, no se restablecerá el estado a menos que medie solicitud del emisor o tenedor legítimo en este sentido.

ARTÍCULO 25. INSCRIPCIÓN DE LA FACTURA PARA SU COBRO. El emisor o el tenedor legítimo de la factura electrónica que no la hubiese inscrito en el Refel para su circulación, podrá optar en el formulario de inscripción inicial por la opción “cobro”, o quien habiéndola inscrito quiera proceder a su cobro, podrá solicitar la expedición de un título de cobro, que, teniendo el carácter de título ejecutivo, le permita hacer efectivo su derecho frente al adquirente/pagador o avalista.

ARTÍCULO 26. EXPEDICIÓN DE TÍTULOS DE COBRO. El Refel en cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 2.2.2.53.13 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, emitirá el título de cobro a solicitud del emisor o tenedor legítimo que aparezca inscrito en el Refel, en un único ejemplar en papel que contendrá la información de la factura electrónica con sus modificaciones y la cadena de endosos electrónicos que den cuenta de los obligados al pago de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 785 del código de comercio.

El título de cobro tendrá todos los datos de la factura electrónica título valor, el nombre de su titular con todos sus datos de identificación de conformidad con la información aportada al refel en la cuenta de usuario, un número único e irrepetible de identificación, la fecha y hora de su expedición, la cadena de endosos que incluirá la participación de los mandatarios cuando corresponda y el certificado de autenticidad con destino a la autoridad judicial de que trata el último inciso del 2.2.2.53.13 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

En caso de que el emisor o tenedor legítimo soliciten la cancelación y una nueva expedición de un título de cobro por haber ocurrido el extravío, pérdida, hurto, deterioro o la destrucción total o parcial del mismo, el Refel dejará constancia en la información asociada con la factura electrónica y en el nuevo título de cobro expedido en donde conste la cancelación y reemplazo del título de cobro anterior debidamente identificado.

ARTÍCULO 27. CRITERIOS DE CONSULTA. Las consultas a la información registrada en el Refel solo se harán por quien ostenta la calidad de usuario y en los términos de la presente resolución.

Los criterios de consulta corresponderán a:

1. Número de identificación del emisor o tenedor legítimo de la factura electrónica, que será el criterio de consulta oficial del Refel.

2. Nombre del emisor o tenedor legítimo de la factura electrónica, que será el criterio de consulta oficial del Refel

3. Número de identificación o nombre del adquirente/pagador o avalista.

4. Código único de factura electrónica.

5. Otros criterios de consulta que determine el Refel por medio del manual de usuario.

El Emisor o tenedor legítimo accederá a la información relacionada con las facturas electrónicas debidamente inscritas en el Refel de las cuales es titular.

El adquirente/pagador o avalista, tendrá acceso a la información correspondiente a las facturas en donde él aparezca como obligado. El Refel podrá desarrollar criterios de consulta, por vencimiento, fecha de la factura, fecha de la negociación, emisor o tenedor legítimo, entre otras, que faciliten el acceso a esta información.

Los potenciales compradores de las facturas electrónicas inscritas en el Refel, no tendrán acceso a la información de las facturas electrónicas que se encuentren en circulación sino a través de la consulta generada por un sistema de negociación que tenga el mandato para su negociación y bajo el criterio de consulta por el número de identificación y nombre del adquirente/pagador o avalista.

Los sistemas de negociación, solo tendrán acceso a la información de las facturas electrónicas inscritas frente a las cuales recibieron el mandato electrónico para la negociación.

El comprador/factor tendrá acceso a la información referida a la factura electrónica objeto de negociación, que el emisor o tenedor legítimo haya inscrito en el estado “en negociación directa”, a través de la consulta por el código único de la factura electrónica. El acceso a esta información solo estará disponible hasta la realización del endoso electrónico, inscripción que cambiará el estado de la factura.

La información relativa a la factura electrónica como título valor o la información solicitada por el titular de la misma, será suministrada por medio de certificados de información en los términos del Artículo 2.2.2.53.12 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, una vez acreditado el pago de los derechos correspondientes, y contendrán la información sobre la circulación de sus facturas electrónicas como título valor.

ARTÍCULO 28. RESULTADO DE LA CONSULTA. El resultado de la consulta deberá indicar la fecha y la hora en que se efectuó la consulta y reflejará la información sobre la circulación de las facturas electrónicas de los usuarios del Refel.

El Refel informará automáticamente si el resultado de la consulta no coincide con alguno de los criterios de consulta utilizado por los usuarios previstos en el artículo anterior.

El usuario habilitado para ello, según los términos de la presente resolución, también podrá solicitar copia de los formularios y de los documentos que según esta resolución se hayan adjuntado a los formularios de registro, los cuales serán impresos por el usuario.

ARTÍCULO 29. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL REFEL. El administrador del Refel determinará su estructura administrativa, garantizando la operación y mantenimiento permanente del Registro.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tendrá la facultad de solicitar al administrador del Refel, el ajuste a su estructura administrativa, en el caso en que encuentre que no garantiza la operación y servicio del Refel.

ARTÍCULO 30. REGLAS DE GESTIÓN DEL RIESGO DE CONFLICTOS DE INTERESES. Para los efectos de lo previsto en el parágrafo del artículo 2.2.2.53.16 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, cuando la administración del Refel la realice un tercero, se aplicarán las siguientes reglas de gestión del riesgo de conflicto de intereses y de uso y divulgación de información privilegiada que deberá cumplir el administrador:

1. El administrador del Refel no podrá actuar simultáneamente como administrador de un Sistema de Negociación Electrónica ni como proveedor tecnológico.

2. En caso de presentarse vínculos jurídicos o económicos derivados de una relación como socio o accionista, o una situación de control o subordinación en los términos del artículo 261 del Código de Comercio, y el numeral 4 del artículo 45 del Decreto 2153 de 1992, entre el administrador del Refel y algún Sistema de Negociación Electrónica, el administrador del Refel incorporará dentro de sus normas vinculantes de gobierno corporativo, reglas tendientes a asegurar que la situación de vinculación o control no menoscabe el deber de protección de información reservada, el acceso igualitario a la información de naturaleza pública que administre, y el acceso no discriminatorio a los servicios ofrecidos como administrador del Refel. Al efecto, establecerá, entre otras, las disposiciones a que se refiere el numeral 4.7 del artículo 31 de la presente resolución.

Es obligación del administrador del Refel informar sobre la existencia y contenido de la vinculación jurídica o económica y de los cambios en la misma al público en general, mediante el empleo de mecanismos de amplia difusión, tales como el sitio web de la entidad. También deberá informar de manera inmediata al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo acerca de cualquier modificación que se llegue a presentar en la situación de vinculación jurídica o económica.

3. El administrador del Refel bajo ninguna circunstancia asumirá el carácter de contraparte en las operaciones que se realicen en los Sistemas de Negociación Electrónica, salvo que se trate de la venta de facturas de las que el administrador sea emisor o tenedor legítimo.

4. El administrador del Refel deberá abstenerse de incurrir en las siguientes conductas:

4.1 Incumplir las disposiciones legales vigentes sobre la obligación de no utilización indebida de información privilegiada.

4.2. Incumplir las disposiciones legales vigentes sobre la obligación de abstenerse de participar en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses.

4.3. Incumplir los deberes profesionales que le correspondan en relación con los deberes de reserva.

4.4. Realizar declaraciones o divulgar informaciones falsas, engañosas, inexactas o incompletas o expedir comunicaciones o certificaciones falsas o inexactas sobre las facturas electrónicas como títulos valores registradas, y

4.5. No declarar oportunamente un impedimento o una inhabilidad relacionada con el ejercicio de sus actividades de registro o acerca de una vinculación con algún Sistema de Negociación Electrónica.

5. El administrador del Refel deberá cumplir en todo momento con los deberes impuestos a través de la presente resolución, referidos, entre otros, al manejo de información, trato igualitario, acceso, prácticas no discriminatorias y prestación del servicio con sus usuarios.

PARÁGRAFO. La realización de cualquiera de las anteriores conductas por parte del administrador, dará lugar a las sanciones de carácter contractual, administrativa o penales que corresponda.

ARTÍCULO 31. DEBERES DEL ADMINISTRADOR DEL REFEL PARA EL MANEJO DE INFORMACIÓN Y PARA LA PRESTACIÓN DE SUS SERVICIOS. El administrador del Refel, deberá cumplir en el desarrollo de sus funciones, manejo de información y en la prestación de sus servicios con el estricto cumplimiento de los siguientes deberes:

1. Guardar estricta reserva en los términos establecidos en la ley y en esta resolución, de la información suministrada por los usuarios del Refel, y que no deba ser publicada. Lo anterior sin perjuicio de:

1.1. El suministro de información a las autoridades competentes con facultad legal y dentro del ámbito de su competencia para requerirla según lo previsto en el artículo 7o de la presente resolución.

1.2. La publicación de la información necesaria para asegurar el funcionamiento ordenado y eficiente del mercado de la factura electrónica en la forma y términos previstos en la presente resolución.

1.3. El suministro de información a: i) Los emisores o tenedores legítimos de las facturas electrónicas como título valor respecto de sus propios registros; ii) Las personas a quienes los emisores o tenedores legítimos de las facturas electrónicas como título valor hayan autorizado la consulta de los registros, siempre que para ello se cumpla con el proceso de autorización que establezca el Administrador del Refel, y iii) Las autoridades competentes que lo soliciten en los casos previstos por la Constitución y la ley.

2. Abstenerse de utilizar información privilegiada a la que tenga acceso en su calidad de administrador del Refel, en provecho o beneficio para sí o para un tercero o en forma contraria a lo prescrito por la ley.

3. Obrar dentro de los principios de buena fe, profesionalidad, lealtad y con la diligencia y responsabilidad propias de un buen hombre de negocios.

4. Dar y garantizar tratamiento igualitario a cualquier usuario o potencial usuario del Refel en los siguientes términos:

4.1. Prácticas no discriminatorias: El administrador del Refel no podrá establecer prácticas discriminatorias frente a usuarios o potenciales usuarios del Refel. El administrador del Refel deberá establecer requisitos mínimos de acceso, basados en riesgos propios de la actividad del registro de las facturas electrónicas.

4.2. Transparencia: El administrador del Refel deberá otorgar y garantizar la mayor transparencia sobre los servicios que preste. Para ello hará pública las políticas de niveles de servicio que se compromete a prestar bajo criterios adecuados de eficiencia, competitividad y oportunidad en los flujos de información.

4.3. Desagregación de servicios: Los usuarios tendrán la posibilidad de escoger cada servicio de la cadena de servicios ofrecidos por el Refel y que estarán contenidos en el Manual de Usuario. El administrador del Refel no podrá obligar a un usuario a adquirir varios servicios al mismo tiempo. Lo anterior no impedirá que los usuarios puedan adquirir servicios conjuntos. Tales servicios serán de libre elección por parte de los usuarios, en los términos contratados, según corresponda.

4.4. Interoperabilidad: El administrador del Refel deberá garantizar a cualquier usuario, el acceso a su plataforma y asegurar la interoperabilidad entre los usuarios que intervienen en la cadena de servicios. De igual manera, los usuarios que intervienen en la cadena de servicios deberán garantizar al administrador del Refel el acceso cuando el servicio lo requiera.

4.5. Lealtad: El administrador del Refel, sus usuarios y los Sistemas de Negociación Electrónica deberán obrar simultánea y recíprocamente de manera íntegra, fiel y objetiva.

4.6. Sistema de Control: El administrador del Refel deberá contar con un sistema de control interno que garantice el cumplimiento de los parámetros antes establecidos para el manejo de conflictos de intereses.

4.7. Secreto profesional: El administrador del Refel deberá guardar el secreto profesional sobre la información que obtenga o maneje en desarrollo de su actividad.

4.8. Código de Gobierno Corporativo: Establecer un código de buenas prácticas de gobierno corporativo, así como de conducta que sean vinculantes y públicos. En especial, pero sin limitarse a ellos, incorporará en dicha norma: i) El compromiso de que por lo menos el cuarenta por ciento (40%) de sus miembros de junta directiva sean personas independientes. Para determinar la condición de miembro independiente se tendrán en cuenta las reglas previstas en el parágrafo 2 del artículo 44 de la Ley 964 de 2005, ii) El compromiso de que no habrá coincidencias entre los miembros personas naturales que integren su junta directiva con los miembros personas naturales de la Junta Directiva del Sistema de Negociación Electrónica con el cual se presente una situación de vinculación o control, y iii) El deber de información a la Junta Directiva sobre las operaciones de registro y venta en los Sistemas de Negociación Electrónica de facturas de las cuales sea emisor o tenedor legítimo.

PARÁGRAFO 1. El Refel publicará a través de su sitio web información consolidada de las facturas electrónicas que han sido objeto de negociación directa y de negociación a través de los sistemas de negociación, correspondiente al plazo de la factura electrónica, el valor nominal de la operación y la tasa de descuento, en las condiciones previstas en el manual de usuario.

PARÁGRAFO 2. Los administradores del Administrador del Refel están obligados a dejar constancia en la memoria de gestión anual, del cumplimiento de los deberes propios de interoperabilidad y prácticas no discriminatorias. El Revisor Fiscal en su dictamen anual deberá pronunciarse sobre el cumplimiento de lo anterior, por parte de la administración.

ARTÍCULO 32. SUPERVISIÓN. En el marco de las facultades establecidas en el parágrafo 1 del artículo 7o de la Ley 1231 de 2008, adicionado por el artículo 87 de la Ley 1676 de 2013, el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 44, 47 numeral 10, 48, 50 del Decreto 2153 de 1992, y el artículo 2.2.2.53.19 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, la Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá la supervisión del administrador del Refel en relación con el cumplimiento de las reglas de gestión del riesgo de conflicto de intereses y de uso y divulgación de información privilegiada establecidas en la presente resolución.

No obstante, lo anterior, el administrador del Refel deberá contratar con un tercero independiente no menos de dos (2) auditorías anuales, con el propósito de constatar el adecuado funcionamiento del Registro y que la estructura administrativa sea adecuada para garantizar la operación y el servicio del Refel. Los resultados de estas auditorías deben ser presentados al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y a la entidad de supervisión en un plazo no superior a diez (10) días una vez realizado el informe.

La auditoría deberá incluir en sus informes un pronunciamiento expreso en relación con los deberes propios de interoperabilidad y prácticas no discriminatorias de que trata esta resolución. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tendrá en cuenta dichas auditorías y determinará las consecuencias a que haya lugar en los términos previstos en el contrato.

Adicionalmente el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo conformará un comité técnico para el seguimiento de la implementación del manual de funcionamiento del Refel por parte del administrador del mismo, en cumplimiento de la presente resolución.

ARTÍCULO 33. DERECHOS A FAVOR DEL ADMINISTRADOR DEL REFEL Y FORMULARIOS DE REGISTRO. Asígnase a la Dirección de Regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo la competencia para determinar mediante resolución el establecimiento de los formularios de registro y sus contenidos, así como los derechos a favor del Administrador del Refel por concepto de las inscripciones correspondientes a: Endoso Electrónico, Cobro, Limitaciones a la Circulación, así como por los certificados, expedición de los títulos de cobro, las copias y los servicios de comunicación e interoperabilidad con otros registros y con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), según lo dispuesto en la presente resolución.

El Administrador del Refel determinará los medios de pago electrónicos a través de los cuales los usuarios podrán pagar de forma automática los derechos a favor del Refel establecidos en el presente artículo.

PARÁGRAFO. El Administrador del Refel presentará en los plazos establecidos para ello, al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo un estudio técnico soporte de la propuesta de los derechos, formularios de registro y del manual de usuario.

ARTÍCULO 34. SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. El administrador del Refel deberá implementar un sistema que introduzca los criterios y parámetros mínimos en el diseño, implementación y funcionamiento del Registro, para el control y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo determinado por la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) y de conformidad con los estándares internacionales que existen sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI, el Gafilat y el Gafisud y adaptando las normas regulatorias expedidas o que se expidan sobre este materia, en especial las Leyes 526 de 1999,1121 de 2006 y 1621 de 2013.

Así mismo, el Sarlaft debe abarcar todas las actividades que desarrolla el administrador del Refel, en cumplimiento del Capítulo 53 Título 2 Parte 2 Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y demás normas que lo modifiquen, sustituyan, adicionen o aclaren, y que guarden relación con la habilitación como usuario del Refel, la inscripción de la factura electrónica, la circulación y la negociación de facturas electrónicas y deberá prever procedimientos y metodologías para que los usuarios eviten ser utilizados como herramienta para lavar activos y/o financiar el terrorismo.

ARTÍCULO 35. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y comprende los requerimientos mínimos para el funcionamiento del Refel, los cuales constituyen la base para la contratación del Administrador del Refel por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en los términos del artículo 9o de la Ley 1753 de 2015.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 22 de noviembre de 2017.

La Ministra de Comercio, Industria y Turismo,

MARÍA LORENA GUTIÉRREZ BOTERO.