RESOLUCION 006780 DE 2003

(diciembre 31)

Diario Oficial No. 45.452, de 5 de febrero de 2004

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

Por la cual se ordena depurar de los registros contables las obligaciones por concepto de contribución especial y otras partidas diferentes a contribuciones, correspondientes a la vigencia 1999 a las que se aplicó la metodología costo-beneficio desarrollada en virtud de lo establecido en el literal f) del artículo 4o de la Ley 716 de 2001.

EL SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS (E.),

en uso de las facultades legales y en especial las conferidas por las Leyes 716 de 2001 y 863 de 2003, sus Decretos Reglamentarios, el Decreto 990 de 2002, y la Resolución 1283 del 19 de diciembre de 2003 expedida por el Departamento Nacional de Planeación, DNP, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001 establece en su artículo 2o la obligación a cargo de las entidades que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público, de los entes de control y de las entidades descentralizadas por servicios allí previstas que hacen parte del Balance General del sector público, de adelantar, las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que los estados financieros reflejen en forma fidedigna su realidad económica, financiera y patrimonial;

Que mediante Resolución SSPD 11892 del 26 de agosto de 2002 se conformó el Comité Técnico de Saneamiento Contable de la Entidad, con el fin de dar cumplimiento a lo ordenado en la Ley 716 de 2001 y demás normas que la adicionan y reglamentan;

Que el artículo 9o del Decreto 1914 del 10 de julio de 2003 derogó el literal c) del artículo 7o del Decreto 1282 de 19 de junio de 2002, según el cual le correspondía al Comité Técnico aprobar mediante acta, cuando existiera prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad, cuando el monto de cada obligación no superara los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluidos intereses, sanciones y actualización y en consecuencia, le corresponde al Superintendente aprobar la depuración de todas las partidas a que haya lugar de conformidad con la ley, sus normas reglamentarias, el documento de políticas de saneamiento contable y los procedimientos aprobados para el efecto, sin tener en cuenta su monto;

Que de conformidad con el artículo 1o de la Resolución SSPD 11892 de 2002 (Anexo No 1 que hace parte de la presente resolución), el Comité Técnico de Saneamiento Contable de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios quedó integrado por el Secretario General o su Delegado, quien lo preside, el Director Financiero, el Coordinador del Grupo de Contribuciones y Cuentas por Cobrar, el Coordinador del Grupo de Cobro Persuasivo y Coactivo, el Jefe de la Oficina Jurídica, el Director Administrativo, el Director General Territorial, funcionarios que actuarán con voz y voto dentro del mismo. No obstante lo anterior, en virtud del parágrafo primero de ese artículo, la participación del Director Administrativo y del Director General Territorial debe circunscribirse solo a la situación específica objeto de saneamiento contable.

Así mismo según el parágrafo 2o ibídem, el Jefe de Control Interno es invitado permanente del Comité, quien actúa dentro del mismo con voz pero sin voto. Además pueden ser invitados a sus sesiones otros funcionarios, quienes igualmente concurren con voz pero sin voto;

Que mediante Resolución 001126 del 28 de marzo de 2003, modificada mediante el artículo 1o de la Resolución 004270 del 1o de septiembre de 2003 se adoptó el procedimiento de Saneamiento Contable de la Entidad el cual se adicionó al manual de procedimientos, con su respectiva nomenclatura, codificación, diagramación y descripción y quedó identificado así: Tipo: Apoyo; Proceso: Registro y Control Contable; Código: A21.007.00. (Anexo No 2 que hace parte de la presente resolución);

Que mediante Acta número 001 de octubre 22 de 2002 el Comité Técnico de Saneamiento Contable aprobó el Reglamento Operativo del mismo, con el fin de dar cumplimiento a lo ordenado en la Ley 716 de 2001 y demás normas que la adicionan y reglamentan;

Que con el fin de verificar la procedencia de la causal f) del artículo 4o de la Ley 716 de 2001, según la cual se puede depurar la partida "Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate", le correspondió a la Oficina Asesora de Planeación de la Superintendencia aplicar la metodología costo beneficio elaborada por la misma;

Que el Comité Técnico de Saneamiento Contable ap robó mediante Acta número 8 del 22 de mayo de 2003 la metodología costo beneficio, elaborada por la Oficina Asesora de Planeación de la Superintendencia, para adelantar cobro persuasivo y por jurisdicción coactiva y, mediante Acta número11 de 26 de agosto de 2003 fue aprobada por este Comité la metodología costo beneficio en el evento en que se encuentre prescrita la obligación y se requiera adelantar proceso ordinario para el reconocimiento de la respectiva partida;

Que mediante Acta número 016 de noviembre 26 de 2003 el Comité Técnico de Saneamiento Contable aprobó y recomendó dar trámite a la adopción del documento de Políticas de Saneamiento Contable de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios ante el Superintendente, para efectos de adelantar el proceso de saneamiento contable de la Entidad;

Que mediante la Resolución SSPD 006020 del 2 de diciembre de 2003 el Superintendente adoptó el Documento de Políticas del Comité Técnico de Saneamiento Contable de la Superintendencia de Servicios Públicos, mediante el cual se señaló que a este le corresponde recomendar al Superintendente de Servicios Públicos la eliminación o incorporación en los estados financieros de las partidas contables, siempre que estas sean susceptibles de depuración de conformidad con lo previsto en la ley, sus decretos reglamentarios, en los actos administrativos expedidos por la Contaduría General de la Nación, en el documento de políticas y en los procedimientos adoptados. (Anexo No 3 que hace parte de la presente resolución);

Que previo a la expedición del presente acto administrativo, el Comité ha sesionado para el cumplimiento de sus funciones en 3 oportunidades en el 2002 y en 15 oportunidades durante el año 2003, según consta en las actas aprobadas por el mismo y adjuntas a la presente, las cuales reposan dentro del archivo correspondiente al proceso de Saneamiento Contable, que se ubica en custodia del Grupo de Contabilidad de la Dirección Financiera. (Anexo No 4 que hace parte de la presente resolución);

Que el artículo 66 de la Ley 863 de 29 de diciembre de 2003, por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas; prorrogó la vigencia de los artículos 1o, 2o, 3o, 4o (excepto el parágrafo 3o), 5o, 6o, 7o, 8o y 9o de la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, hasta el 31 de diciembre del 2005;

Que el Comité Técnico de Saneamiento Contable de conformidad con el Acta número 18 suscrita el 30 de diciembre de 2003, recomendó en la presente vigencia fiscal solo la depuración de las partidas objeto de este procedimiento, las correspondientes a la vigencia del año 1999, teniendo en cuenta la prórroga de la Ley 716 de 2001 hasta el año 2005 para efectos de adelantar el procedimiento de saneamiento contable y las consideraciones que a continuación se transcriben, contenidas en el acta mencionada:

" Solo a partir del 29 de diciembre, fecha de entrada en vigencia de la Ley 863 de 2003, se facultó en su artículo 65 a los responsables de adelantar el cobro por Jurisdicción Coactiva, a decretar de oficio la prescripción de las obligaciones objeto de depuración de conformidad con la Ley 716 de 2001, por lo tanto, solo a partir de esa fecha es procedente depurar las cuentas que hubieren prescrito y en consecuencia se hace necesario que el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva analice y certifique los casos en los cuales se configuró el fenómeno de la prescripción para efectos de su depuración por esta causal.

" De conformidad con la gestión de cobro adelantada en el último semestre por el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, se pudo recobrar cartera catalogada como de difícil recuperación, tal como consta en los informes presentados por este Grupo a la Superintendente, copia de los cuales se encuentran adjuntos a la presente Acta. Por lo anterior, se recomienda continuar con las acciones de cobro hasta tanto se presente la partida para su depuración por el Coordinador del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva.

" Como quiera que respecto de la cartera reportada al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva correspondiente a los años 2001, 2002 y 2003, no se han adelantado suficientes acciones de cobro por ser deudas de reciente causación contable, es preciso para aplicar el procedimiento de saneamiento a estas partidas, que dicho Grupo adelante las respectivas acciones de cobro.

" Que a pesar de las gestiones adelantadas por el Grupo de Contribuciones y Cuentas por Cobrar, aún se encuentran consignaciones cuyo contribuyente no se identifica correctamente y que corresponden al pago de contribuciones y/o sanciones. A juicio del Comité Técnico, todavía pueden ser adelantadas otras acciones para identificar e imputar contablemente el valor de las consignaciones a lo adeudado por el respectivo contribuyente.

" Que en el presente año la Entidad ha mejorado considerablemente respecto de la depuración de la base de datos del aplicativo sancionados; y se espera durante el primer semestre del año 2004 realizar los ajustes necesarios para que el Grupo de Contribuciones y Cuentas por Cobrar, junto con la Oficina Asesora de Planeación, en su calidad de administrador del aplicativo de sancionados, procedan a presentar las partidas exactas por concepto de multas;

Que, tal como consta en el Acta del Comité Técnico de Saneamiento Contable número 18 suscrita el 30 de diciembre de 2003, los miembros del Comité Técnico afirman que el proceso de saneamiento contable respecto de las partidas con vigencia años 1996 a 2003, se encuentra adelantado, en tanto, ya se expidieron todos los actos previos a iniciar el procedimiento, a saber, las resoluciones por las cuales se crea el Comité, se dictó el reglamento operativo del mismo, el documento de políticas y el procedimiento para la depuración contable y, de otra parte, se han identificado las partidas correspondientes a contribuciones, a responsabilidades en proceso y se han incorporado los intereses causados de las contribuciones hasta el 31 de diciembre de 2003. Así mismo, se han adelantado acciones de cobro respecto de las responsabilidades en proceso, créditos a empleados y de las contribuciones adeudadas y se ha dado traslado a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia los casos que lo ameritan. Entre otras gestiones adelantadas por la Entidad, se han llevado a cabo acciones para determinar la realidad acerca de los registros contables sobre los bienes relacionados dentro de los inventarios de la misma;

Que teniendo en cuenta que aún quedan algunas tareas para culminar la depuración contable de las vigencias 1996, 1997, 1998, 2000, 2001, 2002 y 2003, el Comité Técnico de Saneamiento Contable solicitó a la Jefe de la Oficina de Control Interno la realización de un Subcomité de Control Interno, con el fin de elaborar un plan de acción que consagre como compromisos la depuración en el primer semestre de 2004, de las partidas susceptibles de depuración correspondientes a las vigencias 1996 a 2003, excluido el año 1999 objeto de depuración de la presente resolución;

Que tal como consta en el Acta del Comité Técnico de Saneamiento Contable número 18 suscrita el 30 de diciembre de 2003, en coordinación con la Jefe de Control Interno de la Entidad, el Comité Técnico de Saneamiento Contable presentó el Plan de Acción para culminar con el proceso de saneamiento contable, vigencias años 1996 a 2003, excluido el año 1999 objeto de depuración de la presente Resolución, en los siguientes términos:

"Las siguientes son las actividades que bajo la vigencia de la Ley 863 de 2003, en los plazos señalados se comprometen a adelantar los miembros del Comité Técnico de Saneamiento Contable, para llevar a cabo la depuración de las partidas contables correspondientes a las vigencias 1996 a 2003, excluido el año 1999 objeto de depuración de la presente resolución, así:

Que en cuanto a la obligación de publicación del aviso de morosos, la Ley 863 de 29 de diciembre de 2003 modificó el parágrafo 3o del artículo 4o de la Ley 716 de 2001, en el sentido de que la Entidad deberá remitir esta información a la Contaduría General de la Nación, cuando el valor de las acreencias supere un plazo de seis (6) meses y una cuantía mayor a cinco (5) salarios mínimos legales vigentes, dentro de los diez (10) primeros días de los meses de junio y diciembre de cada anualidad fiscal;

Que en el expediente de cada una de las partidas a depurar se encuentran relacionadas y debidamente documentadas las gestiones administrativas y jurídicas adelantadas hasta la fecha por la Entidad para obtener su pago;

Que de conformidad con las certificaciones expedidas por el Coordinador del Grupo de Contabilidad de fecha 29 de diciembre de 2003, las cuales reposan dentro de cada uno de los expedientes de las partidas objeto de depuración, todas ellas se encuentran incorporadas y provisionadas en la Contabilidad de la Entidad;

Que es necesario adoptar mediante el presente acto administrativo las medidas pertinentes a fin de preservar el contenido de la información derivada del proceso de Saneamiento Contable, con el fin de que pueda ser consu ltada por las entidades y personas que la requieran;

Que tal como consta en el Acta del Comité Técnico de Saneamiento Contable número 18 suscrita el 30 de diciembre de 2003, se recomendó no depurar las partidas que no cumplían con los requisitos previstos en el artículo 4o de la Ley 716 de 2001. Así mismo, de conformidad con el literal 5.3 del Documento de Políticas, aprobado mediante la Resolución 006020 de 2 de diciembre de 2003, se recomendó no depurar las partidas de las empresas que se encuentran en toma de posesión para administrar y liquidar, ni las de aquellas que se hayan acogido a acuerdos de reestructuración empresarial contemplados en la Ley 550 de 1999, toda vez que son partidas susceptibles de recuperación dentro de estos procesos;

Que teniendo en cuenta que las razones presentadas por el Comité Técnico de Saneamiento Contable para recomendar que no se depuren las partidas a que se refiere el Considerando anterior, se fundamentan en la aplicación de las normas que rigen esta materia, este Despacho acoge la recomendación del Comité de no aprobar la depuración de estas partidas;

Que respecto de las partidas sobre las cuales el Comité Técnico de Saneamiento Contable recomienda sea aprobada su depuración, este Despacho, una vez verificadas las gestiones adelantadas por el Comité, teniendo en cuenta los documentos que obran en cada uno de los expedientes, los actos administrativos de adopción de procedimientos y políticas de saneamiento contable y que de conformidad con la ley y sus normas reglamentarias, dichas partidas son susceptibles de ser depuradas, acoge la recomendación hecha por el Comité y en consecuencia, ordena mediante el presente acto administrativo su depuración contable,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. No depurar las siguientes partidas registradas en las Cuentas 14013502, 14013504 y 14701204 que se encuentran incorporadas en la contabilidad de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, así:

1. Responsabilidades en proceso cuya depuración no se aprueba:

ARTÍCULO 2o. Ordenar la depuración contable de las siguientes partidas registradas en las Cuentas 14013502 y 14013504 que se encuentran incorporadas en la contabilidad de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, así:

Contribuciones cuya depuración se aprueba:

ARTÍCULO 3o. Ordenar la depuración contable de las siguientes partidas registradas en las Cuentas 147011 y 14701205 que se encuentran incorporadas en la contabilidad de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, así:

Otros Deudores cuya depuración se aprueba:

Respecto de la p artida identificada con la Ficha Técnica No 069, se verificó que en la actualidad la Oficina de Control Interno Disciplinario adelanta el respectivo proceso, a fin de determinar los posibles responsables y si es del caso, imponer las respectivas sanciones a que haya lugar. (Expediente 0066-06 de 2002).

ARTÍCULO 4o. La Dirección Financiera deberá clasificar y archivar los expedientes y toda la documentación soporte de la depuración, de tal manera que pueda ser de fácil consulta, en el término de diez (10) días, contados a partir de la expedición de la presente resolución.

ARTÍCULO 5o. El Grupo de Contribuciones y Cuentas por Cobrar devolverá los expedientes originales de cobro persuasivo y de jurisdicción coactiva de las partidas no depuradas, con el propósito que se sigan adelantando las acciones correspondientes para la recuperación de los dineros adeudados.

ARTÍCULO 6o. Una vez se encuentren organizados los expedientes y toda la documentación a que se refiere el artículo cuarto de la presente Resolución, el Director Financiero la remitirá al Director Administrativo quien deberá ordenar dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo, la digitalización de la documentación y remitir el archivo magnético a la Dirección Financiera y el archivo físico al Grupo Centro de Gestión Documental.

PARÁGRAFO. Las actas del Comité Técnico de Saneamiento Contable permanecerán en custodia en el Grupo de Contabilidad hasta tanto no se agote el proceso de Saneamiento Contable de las partidas con vigencia anterior al 2004.

ARTÍCULO 7o. La Dirección Financiera será la responsable por la custodia de la información magnética y el Grupo Centro de Gestión Documental será el responsable por la custodia de la información documental a que se refiere el artículo 6o de la presente resolución.

ARTÍCULO 8o. El Director Financiero deberá remitir al Grupo de Contabilidad la presente resolución para que proceda a realizar las contabilizaciones objeto de la depuración de las partidas relacionadas en sus artículos 1o y 2o, de conformidad con los procedimientos establecidos en la ley, en sus decretos reglamentarios y en las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación para el efecto.

ARTÍCULO 9o. El Director Financiero elaborará y remitirá para los fines pertinentes al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva un informe indicando los ajustes que sufrieron cada una de las partidas objeto de la depuración contable.

ARTÍCULO 10. El Secretario del Comité de Saneamiento Contable deberá proyectar un informe con destino al Presidente del Congreso de la República del avance del proceso de Saneamiento Contable, dentro de los quince (15) días siguientes a la expedición de la presente Resolución y el Presidente del Comité Técnico de Saneamiento Contable, deberá revisarlo y someterlo a consideración y firma del Superintendente de Servicios Públicos dentro de los tres (3) días subsiguientes.

ARTÍCULO 11. Comuníquese por la Secretaría del Comité Técnico de Saneamiento Contable a los miembros e invitados permanentes de este Comité, el contenido de la presente resolución.

ARTÍCULO 12. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.

Dada en Bogotá, D. C., a 31 de diciembre de 2003.

CÉSAR AUGUSTO PIÑEROS RAMÍREZ.