RESOLUCIÓN 100-004456 DE 2020

(junio 26)

Diario Oficial No. 51.357 de 26 de junio de 2020

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Por la cual se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales y administrativas, agilizar los procesos y flexibilizar la atención a los usuarios en la Superintendencia de Sociedades.

EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES,

en uso de sus facultades legales y en especial las consagradas en el artículo 8o del Decreto 1023 de 2012 y

CONSIDERANDO:

Que el Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, mediante la cual declaró la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptaron medidas para hacer frente al virus, estableciendo disposiciones destinadas a la prevención y contención del riesgo epidemiológico y, a través de la Resolución 844 del 26 de mayo de 2020, dispuso la prórroga de la Emergencia Sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 31 de agosto de 2020, y ordenó la implementación de protocolos de bioseguridad, que deben implementar los diversos sectores o actividades;

Que de conformidad con las disposiciones contenidas en el artículo 8o del Decreto 1023 de 2012 le corresponde al Superintendente de Sociedades, dirigir la Superintendencia de Sociedades con la inmediata colaboración de los Superintendentes Delegados y del Secretario General, por lo que ante las circunstancias imprevistas y detonantes de la crisis económica, social y ambiental generada por la pandemia del nuevo Coronavirus COVID-19, se implementaron medidas con el fin de garantizar los derechos de los administrados y coordinar las acciones correspondientes que permitieran la continuidad de la prestación del servicio, haciendo uso de los medios tecnológicos, durante el tiempo que dure la contingencia;

Que mediante Resolución 100-001101 de 31 de marzo de 2020 se dictaron y adoptaron medidas para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de la Superintendencia de Sociedades, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica y el Aislamiento Preventivo Obligatorio;

Que (i) el artículo 64 del Código Civil establece que los actos de autoridad competente son hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito y, (ii) las presentes circunstancias no permiten fácilmente a la ciudadanía en general, realizar trámites presenciales, asistir a audiencias y diligencias, presentar memoriales, solicitudes y atender otras actuaciones; lo que obliga a la Superintendencia de Sociedades con el fin de garantizar los derechos de los administrados, a adelantar todas las actuaciones y entre ellas, particularmente, las actuaciones relativas a los procesos jurisdiccionales, a través de medios virtuales y a realizar notificaciones por medios electrónicos;

Que mediante Decreto 491 de 28 de marzo de 2020, se adoptaron medidas para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y, se tomaron medidas para la protección laboral y de los contratistas de las entidades públicas;

Que mediante Decreto 806 de 4 de junio de 2020, se adoptaron medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica;

Que, para el efecto, el Consejo Superior de la Judicatura estableció diferentes medidas que pretenden privilegiar, la utilización de medios virtuales para la prestación del servicio de justicia, como:

- Que los servidores judiciales trabajaran preferencialmente desde sus casas mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, salvo que, de manera excepcional, para cumplir con las funciones o prestación del servicio, fuera necesario el desplazamiento o la atención presencial en las sedes judiciales o administrativas.

- Que, en la recepción, gestión, trámite, decisión y de las actuaciones judiciales y administrativas, si corresponde, se privilegiará el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de preferencia institucionales, en concordancia con lo previsto en el artículo 3o del Decreto 491 de 2020.

- Que los jueces utilizarán preferencialmente los medios tecnológicos para todas las actuaciones, comunicaciones, notificaciones, audiencias y diligencias, y permitirán a las partes, abogados, terceros e intervinientes actuar en los procesos mediante los medios tecnológicos disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades físicas innecesarias.

- Que los memoriales y demás comunicaciones podrán ser enviados o recibidos por correo electrónico evitando presentaciones o autenticaciones personales o adicionales de algún tipo.

- Que las partes, abogados, terceros e intervinientes en los procesos judiciales o administrativos deberán suministrar la dirección de correo electrónico para recibir comunicaciones y notificaciones;

Que resulta necesario tomar medidas que sigan permitiendo la prestación de los servicios en la Entidad y evitar la propagación de los graves efectos sociales y económicos que está generando el cierre parcial, teniendo en consideración que la prestación efectiva es el vehículo para garantizar los derechos y la seguridad jurídica en las actuaciones;

Que, privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial, la Superintendencia de Sociedades hará uso de las tecnologías de la información con las que cuenta, así como de la plataforma y los protocolos que para el efecto fueron preparados durante estos días, para dar continuidad al servicio siempre que ello sea posible, al igual que se tomarán decisiones particulares respecto a la suspensión de algunos. No obstante, también será el Juez o funcionario competente de cada diligencia, quien decidirá sobre la suspensión de manera parcial o total en algunas actuaciones o en todas, o en algunos trámites o en todos, conforme al análisis que realice sobre cada una de sus actividades y procesos, previa evaluación y justificación de la situación particular y concreta;

Que durante la vigencia del Decreto 806 de 4 de junio de 2020, la notificación o comunicación de los actos administrativos que se expidan, se realizará por medios electrónicos, para cuyo efecto, en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie, se tendrá que indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones y con la sola radicación se entenderá que se ha emitido la autorización, al igual que se tomarán decisiones respecto a otro tipo de notificaciones para la utilización de medios electrónicos;

Que el Juez o funcionario competente de las diferentes actuaciones, podrá obtener la información para las comunicaciones correspondientes en el registro mercantil, de la página web oficial del administrado, en las bases de datos oficiales, en los expedientes que se gestionan en la Entidad, a través de los registros públicos obligatorios o en la dirección electrónica informada para el efecto;

Que, al respecto, se pronunció la Sala de lo Contencioso Administrativo, indicando: “Que la notificación por medios electrónicos no siempre requiere autorización expresa, cuando quiera que se cumpla con los propósitos de asegurar el conocimiento directo, oportuno e integral de las decisiones que afectan los derechos e intereses de los sujetos procesales. Así mismo, se entiende que el principio de publicidad se encuentra satisfecho, cuando se presenta la comparecencia oportuna al proceso y, en ese sentido, también se acredita el ejercicio efectivo de los derechos de defensa y contradicción, en la medida en que se interviene activamente en las distintas etapas procesales”^[1];

Que el artículo 6o del Decreto 491 de 2020 establece que “Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social las autoridades administrativas a que se refiere el artículo 1o del presente decreto, por razón del servicio y como consecuencia de la emergencia, podrán suspender, mediante acto administrativo, los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa. La suspensión afectará todos los términos legales, incluidos aquellos establecidos en términos de meses o años. La suspensión de los términos se podrá hacer de manera parcial o total en algunas actuaciones o en todas, o en algunos trámites o en todos, sea que los servicios se presten de manera presencial o virtual, conforme al análisis que las autoridades hagan de cada una de sus actividades y procesos, previa evaluación y justificación de la situación concreta. En todo caso los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales se reanudarán a partir del día hábil siguiente a la superación de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social”;

Que la Superintendencia protege y garantiza los derechos de los administrados, la primacía de los intereses generales, la sujeción a la Constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios esenciales estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y de los particulares;

Que de conformidad con lo anterior, se hace necesario tomar las medidas que permitan la atención y la prestación de los servicios, garantizando el acceso a ellos, flexibilizando la atención presencial y estableciendo mecanismos de atención mediante la utilización de medios digitales y del uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de manera que se evite la exposición física entre los servidores públicos y los ciudadanos y la reunión de las personas en las sedes de la entidad, dando así cumplimiento a las restricciones establecidas de distanciamiento social y Aislamiento Preventivo Obligatorio;

Que, en mérito de lo anteriormente expuesto, el Superintendente de Sociedades,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. AUDIENCIAS Y ACTUACIONES VIRTUALES Y SUSPENSIÓN PARCIAL O TOTAL DE TÉRMINOS. Durante la vigencia del Decreto 806 del 4 de junio de 2020, de conformidad con lo establecido en el artículo 107 del Código General del Proceso, las audiencias, diligencias, notificaciones personales y las actuaciones relativas a los procesos jurisdiccionales que se tramitan ante la Delegatura para Procedimientos Mercantiles y la Delegatura para Procedimientos de Insolvencia, se realizarán a través de medios virtuales y tecnológicos, siempre que las mismas cuenten con las herramientas para que los usuarios puedan acceder en tiempo real desde su ubicación remota.

Igualmente, durante la vigencia del Decreto 491 del 28 de marzo de 2020 y de conformidad con el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011, las actuaciones, procedimientos, trámites y servicios administrativos se realizarán por medios electrónicos, salvo en aquellos asuntos en que no se cuente con el correo electrónico de la persona a quien deba comunicarse o notificarse el respectivo acto administrativo, caso en el cual se suspenderá la actuación conforme a lo dispuesto en el artículo 6o del Decreto 491 del 28 de marzo de 2010.

En cualquier audiencia, diligencia o actuación virtual, judicial o administrativa, en la cual los sujetos de una actuación administrativa o las partes de una judicial, o sus apoderados no tengan los medios tecnológicos para su participación virtual o telefónica, con el fin de garantizar su derecho de defensa, el funcionario encargado del trámite adoptará los mecanismos que considere necesarios en el caso concreto, incluyendo la posibilidad de aplazamiento de dicha audiencia, diligencia o actuación cuando no haya sido posible la habilitación de salas en las instalaciones para la participación presencial en audiencias judiciales o para realizar actuaciones administrativas en sus sedes para la participación de aquellos que no cuenten con los medios tecnológicos para el acceso virtual o telefónico e, igualmente, se habilitará una ventanilla de radicación de documentos en las sedes de la Superintendencia, sin perjuicio de la preferencia que se dará a la participación virtual o telefónica en las mismas, con el fin de proteger la salud de los usuarios y funcionarios.

Las diferentes delegaturas y dependencias de la Superintendencia deberán hacer uso de los mecanismos electrónicos dispuestos por la Superintendencia, para proferir y notificar providencias, actos administrativos, recibir solicitudes, recursos y demás memoriales y actuaciones relativas a los procesos que se adelantan, para lo cual tomarán la información que repose al respecto en los expedientes.

Se podrán adelantar por parte del Juez o funcionario competente las etapas, audiencias, diligencias y actuaciones que resulten posibles en las actuales circunstancias de la Emergencia Sanitaria. Al efecto, el Juez o funcionario competente considerará la capacidad y conveniencia de realizarlas, utilizando mecanismos electrónicos o virtuales, y podrán posponerse, caso por caso, audiencias, diligencias o actuaciones que no resulte posibles o convenientes de adelantar, lo cual deberá motivar en la providencia o acto administrativo correspondiente.

El Juez o funcionario competente tomará las decisiones que correspondan dentro de cada proceso o actuación, en el marco de la Constitución y la ley, para adelantar de la mejor forma las etapas procesales o de la actuación, respetando el debido proceso.

Mientras se mantenga la Emergencia Sanitaria, se podrán suspender, reprogramar o aplazar las diligencias o actuaciones presenciales, visitas in situ, entre otras, mediante decisión motivada, previa evaluación y justificación de la situación particular y concreta.

El Juez o funcionario administrativo competente podrá suspender términos de manera parcial o total en algunos procesos, actuaciones o trámites, conforme al análisis, evaluación y justificación que se haga en cada caso concreto.

PARÁGRAFO. Las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos.

ARTÍCULO 2o. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES PERSONALES Y POR ESTADOS. Durante la vigencia del Decreto 806 de 4 de junio de 2020 y el Decreto 491 del 28 de marzo de 2020, la Superintendencia de Sociedades comunicará y notificará las decisiones judiciales y sus actos administrativos, a través de medios electrónicos, entre estos, la baranda virtual de la Entidad o el correo electrónico que el usuario haya suministrado al efecto, según sea procedente.

Conforme lo anterior, teniendo en cuenta lo establecido en el parágrafo del artículo 295 del Código General del Proceso, el Decreto 491 de 28 de marzo de 2020 y el Decreto Legislativo 806 del 4 de junio de 2020, las providencias y actos administrativos que requieran ser notificadas por estados lo serán en la baranda virtual de la entidad en la página web institucional (www.supersociedades.gov.co).

Para el trámite de las actuaciones judiciales y administrativas, los administrados indicarán la dirección electrónica autorizada para efectuar las notificaciones o comunicaciones por estos medios. Con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización.

En temas administrativos, el mensaje de datos deberá indicar la providencia o el acto administrativo que se notifica, contener copia electrónica del acto administrativo a notificar, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo, conforme lo establece la ley y fuere aplicable. La notificación se entenderá surtida a partir de la fecha y hora en que la parte o el administrado acceda a la providencia o acto administrativo en caso de notificaciones personales al correo electrónico o cuando la providencia se cuelgue en la baranda virtual en la página web oficial de la Superintendencia. En todo caso, cuando se trate de notificaciones personales se dejará constancia en el expediente respectivo del acceso por parte del administrado o parte. En asuntos jurisdiccionales se dará aplicación al Decreto Legislativo 806 de 2020 y demás normas aplicables.

En el evento en que la notificación no pueda realizarse de forma electrónica, se tomarán las decisiones que correspondan por parte del Juez o funcionario competente frente a la continuidad de cada actuación, conforme a lo señalado.

ARTÍCULO 3o. PRUEBAS DOCUMENTALES APORTADAS MEDIANTE MENSAJES DE DATOS. Tanto los mensajes de datos, como sus archivos adjuntos, que sean allegados a los expedientes, se consideran documentos y por lo tanto se presumen auténticos, al igual que las copias, de acuerdo con las normas procesales, en especial los artículos 243 al 246 y 274 del Código General del Proceso y el artículo 10 de la Ley 527 de 1999.

ARTÍCULO 4o. PARTICIPACIÓN VIRTUAL EN DILIGENCIAS MEDIANTE EL USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS. La Superintendencia de Sociedades ha implementado un Protocolo de Bioseguridad para la Gestión y Desarrollo de Diligencias, entiéndase por aquellas, las audiencias judiciales o las actuaciones administrativas que deban gestionarse dentro de los procesos jurisdiccionales o administrativos, que se adelantan en la Entidad, mediante el uso de herramientas tecnológicas, e igualmente respecto al acceso virtual o remoto a los documentos que conforman el expediente en procesos judiciales y actuaciones administrativas, el cual es de obligatorio cumplimiento para los intervinientes.

PARÁGRAFO. Cuando sea el auxiliar de justicia que acompañe diligencia ordenada por la Entidad, quien se encuentre en la imposibilidad de asistir personalmente a la diligencia que se hubiere convocado, este podrá designar a una persona de su equipo de trabajo que no tenga restricciones de movilidad para asistir. La persona designada, deberá contar con herramientas tecnológicas, que permitan habilitar la asistencia virtual del auxiliar de justicia durante todo el desarrollo de la diligencia.

ARTÍCULO 5o. ADOPCIÓN DE MEDIDAS POR PARTE DE LOS JEFES INMEDIATOS. Los jefes inmediatos en cada dependencia, adoptarán las medidas necesarias para dar cumplimiento a las disposiciones aquí contenidas y coordinarán con los servidores a su cargo, las actividades que desarrollarán durante el periodo de vigencia del aislamiento preventivo obligatorio.

ARTÍCULO 6o. MODIFICACIONES Y VIGENCIA. La presente resolución modifica la Resolución 100-001101 de 31 de marzo de 2020 en su parte pertinente y las demás disposiciones que sea contrarias a lo aquí previsto y rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades,

JUAN PABLO LIÉVANO VEGALARA

<NOTAS AL FINAL>.

1. Sentencia del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Quinta, del 17 de enero de 2020, Radicación 63001-23-33-000-2019-00120-00. M. P. LUIS ALBERTO ÁLVAREZ PARRA.