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CONCEPTO 159 DE 2020
(marzo 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
XXXXXXXXXXXXXXX
Ref. Solicitud de concepto[1]
COMPETENCIA
De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 990 de 2002[2], la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - Superservicios es competente para “…absolver las consultas jurídicas externas relativas a los servicios públicos domiciliarios”.
ALCANCE DEL CONCEPTO
Se precisa que la respuesta contenida en este documento corresponde a una interpretación jurídica general de la normativa que conforma el régimen de los servicios públicos domiciliarios, razón por la cual los criterios aquí expuestos no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, tal como lo dispone el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011[3], sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015[4].
Por otra parte, la Superservicios no puede exigir que los actos o contratos de un prestador de servicios públicos domiciliarios se sometan a su aprobación previa, ya que de hacerlo incurriría en una extralimitación de funciones, así lo establece el parágrafo 1 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001.
CONSULTA
A continuación, se transcribe la consulta elevada:
“(…) teniendo en cuenta que para las empresas se está volviendo imposible cumplir con el debido proceso, solicitamos analizar las siguientes propuestas:
- Si tenemos un correo electrónico, permitir las notificaciones por este medio, sin necesitarse la autorización del usuario.
- Para el caso de no contar con un correo electrónico, permitir las notificaciones a través de una llamada desde nuestro CONTACT CENTER, dejando la grabación de la misma como evidencia y a través de la cual se lea la respuesta, se garantice su comprensión y se otorguen los recursos y os medios por donde se pueden recibir.
- Si ni siquiera se logra la notificación personal telefónica por imposibilidad de contactar al cliente, sería valido enviarles un SMS que dijera: “Por favor comunicarse a nuestra línea de atención 018000912432 para notificarle la decisión a su requerimiento XXXXX”.
- La ley exige que los recursos sean formulados por escrito y que las empresas deben disponer de formularios, pero ante la contingencia, solicitamos se permita recibir recursos por teléfono a través de nuestro CONTACT CENTER y que el soporte del mismo sea la grabación de la llamada.
De no aceptarse ninguna de las anteriores posiciones, autorizar a las empresas a que suspendan el término de publicidad de sus decisiones a PQR hasta tanto se levante la medida de cuarentena tal como lo hizo la SSPD de manera interna.”
NORMATIVA Y DOCTRINA APLICABLE
Circular Externa SSPD No. 20201000000124
CONSIDERACIONES
Como primera medida resulta prioritario indicar que esta Superintendencia, no tiene la facultad legal para otorgar autorizaciones frente a los actos de los prestadores, ni mucho menos crear nuevos procedimientos legales, por cuanto no puede exigir que los actos de un prestador de servicios públicos domiciliarios se sometan a su aprobación previa ya, que de hacerlo incurriría en actos de coadministración y, en todo caso, estaría extralimitando las funciones otorgadas, tal como lo establece el parágrafo 1 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001.
En este sentido, la respuesta que a continuación se otorgará, no busca bajo ninguna medida indicar al prestador el sentido de las actuaciones que debe adelantar; por el contrario, busca brindar información y orientación para que dichas actuaciones observen lo dispuesto en la ley y en la normativa vigente aplicable.
En todo caso, aunque no es posible para esta Superintendencia ordenar la suspensión de los terminos para dar publicidad a sus respuestas, ni expedir procedimientos legales para el efecto; se procederá a exponer la normativa pertinente expedida en el marco de la emergencia declarada así como las disposiciones que resultan aplicables a la materia objeto de consulta.
El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Salud y Protección Social, en su calidad de autoridad sanitaria del Sistema de Vigilancia en Salud Pública, mediante la Resolución No. 385 del 12 de marzo de 2020, declaró la emergencia sanitaria, con el fin de prevenir y controlar la propagación del COVID-19 en el territorio nacional.
Posteriormente, y en razón al crecimiento exponencial de la pandemia, el Gobierno Nacional expidió el Decreto No. 417 de 2020, por medio del cual se declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional.
Así pues, la anterior declaración autorizó al Presidente de la República a expedir decretos con fuerza ley, destinados a adoptar las medidas necesarias para mitigar la crisis e impedir la extensión de sus efectos.
En consecuencia, se expidió el Decreto No. 491 de 2020 por medio del cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades y los particulares que cumplan funciones públicas. El artículo 1 del mencionado Decreto, frente a su ámbito de aplicación, indica lo siguiente:
“El presente Decreto aplica a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del Estado, y a los particulares cuando cumplan funciones públicas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades.”
Concretamente, el artículo 3 ibídem dispone:
“Artículo 3. Prestación de los servicios a cargo de las autoridades. Para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Las autoridades darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán para el registro y respuesta de las peticiones.
En aquellos eventos en que no se cuente con los medios tecnológicos para prestar el servicio en los términos del inciso anterior, las autoridades deberán prestar el servicio de forma presencial. No obstante, por razones sanitarias, las autoridades podrán ordenar la suspensión del servicio presencial, total o parcialmente, privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento del aparato productivo empresarial.
En ningún caso la suspensión de la prestación del servicio presencial podrá ser mayor a la duración de la vigencia de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Parágrafo. En ningún caso, los servidores públicos y contratistas del Estado que adelanten actividades que sean estrictamente necesarias para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado podrán suspender la prestación de los servicios de forma presencial. Las autoridades deberán suministrar las condiciones de salubridad necesarias para la prestación del servicio presencial.” (Subrayas fuera del texto original).
En virtud de la norma transcrita, conviene señalar que es posible que un prestador ejerza sus funciones utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones; para el efecto, las autoridades deberán dar a conocer en su pagina web (i) los canales oficiales mediante los cuales prestarán el servicio y (ii) los mecanismos tecnológicos que se emplearán para el registro y respuesta de las peticiones. No obstante, las autoridades deberán prestar el servicio de forma presencial, en el evento en que no se cuente con los medios para prestar el servicio en los términos anteriormente señalados.
En relación con la suspensión de los términos frente a las peticiones, el Decreto 491 de 2020 estudiado anteriormente consagró la siguiente consideración: “es necesario tomar medidas para ampliar o suspender los términos cuando el servicio no se pueda prestar de forma presencial o virtual, lo anterior, sin afectar derechos fundamentales ni servicios públicos esenciales.” Al respecto, puntualmente el artículo 5 indicó:
“Artículo 5. Ampliación de términos para atender las peticiones. Para las peticiones que se encuentren en curso o que se radiquen durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, se ampliarán los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, así:
Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.
Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:
(i) Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los veinte (20) días siguientes a su recepción.
(ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción.
Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en el presente artículo expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto en este artículo.
En los demás aspectos se aplicará lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011.
Parágrafo. La presente disposición no aplica a las peticiones relativas a la efectividad de otros derechos fundamentales.” (Subrayas fuera del texto original).
De esta manera, teniendo en cuenta la consideración expuesta y el artículo transcrito, es posible inferir que con ocasión de la emergencia por la cual atraviesa el país, las autoridades deben garantizar la protección de los derechos fundamentales en los términos dispuestos por este artículo; no sin antes aclarar que, cuando por razones excepcionales no sea posible la contestación de la petición en los mencionados plazos, el prestador podrá ampliar el término, informando al interesado dicha circusntancia, antes del vencimiento del mismo.
Frente a la notificación o comunicación de los actos administrativos emitidos por los prestadores, el mismo Decreto mediante su artículo 4, se encargó de absolver las inquietudes que remiten en esta solicitud, de la siguiente manera:
“Artículo 4. Notificación o comunicación de actos administrativos. Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos. Para el efecto en todo trámite, proceso o procedimiento que se inicie será obligatorio indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, y con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización.
En relación con las actuaciones administratrivas que se encuentren en curso a la expedición del presente Decreto, los administrados deberán indicar a la autoridad competente la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Las autoridades, dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la expedición del presente Decreto, deberán habilitar un buzón de correo electrónico exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el presente artículo.
El mensaje que se envíe al administrado deberá indicar el acto administrativo que se notifica o comunica, contener copia electrónica del acto administrativo, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo. La notificación o comunicación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.
En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.
Parágrafo. La presente disposición no aplica para notificación de los actos de inscripción o registro regulada en el artículo 70 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Conforme a la norma anteriormente transcrita, resulta importante señalar que i) en las peticiones que se originen (inicien) durante la emergencia sanitaria, deberá indicarse la dirección electrónica en la cual se recibirán las notificaciones por parte del peticionario, con lo cual se entenderá que media la autorización correspondiente; y ii) frente a las peticiones que se encuentren en curso, deberán los peticionarios informar a las autoridades, la dirección electrónica en la cual se recibirá la respuesta a la misma.
Es preciso anotar que las disposiciones mencionadas serán de aplicación hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social que, según el artículo 1 de la Resolución 385 de 2020, está establecida hasta el 30 de mayo de 2020 (declaratoria que podrá finalizar antes o ser prorrogada).
En este mismo sentido, esta Superintendencia expidió la Circular Externa SSPD No. 20201000000124, que trata de la suspensión de términos de las actuaciones administrativas de los prestadores de servicios públicos domiciliarios, en la cual se exponen dos consideraciones importantes, a saber:
“ 1. En el marco del estado de emergencia sanitaria, económica, social y ecológica, los prestadores de servicios públicos domiciliarios podrán suspender los términos de las actuaciones que adelanten en virtud de sus funciones administrativas.
2. Cuando las actuaciones se refieran a la atención de peticiones, quejas y reclamos, que versen sobre la protección de derechos fundamentales, deberán ser atendidas en los términos legales, con base en criterios de proporcionalidad y razonabilidad.”
Para finalizar, es pertinente indicar que el Gobierno Nacional está trabajando permanentemente en la adopción de medidas que permitan conjurar la situación de emergencia declarada y mitigar el impacto económico de las mismas. En ese sentido, será necesario estar atento a las normas y documentos que sobre la materia expidan las diferentes entidades.
CONCLUSIONES
De acuerdo con las consideraciones expuestas, se presentan las siguientes conclusiones:
- Con ocasión de la declaración de la emergencia sanitaria, económica, social y ecológica, los prestadores de servicios públicos domiciliarios podrán suspender los términos de las actuaciones que adelanten en virtud de sus funciones administrativas; no obstante, cuando dichas actuaciones se refieran a la atención de peticiones, quejas y reclamos que versen sobre la protección de derechos fundamentales, estas deberán ser atendidas en los términos legales que se hayan dispuesto para el efecto.
- El Decreto 491 de 2020 consagra disposiciones aplicables durante la emergencia sanitaria, entre otras, en las siguientes materias: (i) prestación de los servicios a cargo de las autoridades (artículo 3), (ii) notificación o comunicación de actos administrativos (artículo 4) y (iii) ampliación de términos para atender las peticiones (artículo 5).
Finalmente, le informamos que esta Superintendencia ha puesto a disposición de la ciudadanía un sitio de consulta al que usted puede acceder en la dirección electrónica https://www.superservicios.gov.co/?q=normativa, donde encontrará la normativa, jurisprudencia y doctrina sobre los servicios públicos domiciliarios, así como los conceptos emitidos por esta entidad.
Cordialmente,
ANA KARINA MÉNDEZ FERNÁNDEZ
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1. Radicados SSPD 20208300041802 y 20205290322272
TEMA: TRÁMITE DE PQR / COMUNICACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE RESPUESTAS POR LOS PRESTADORES
Subtemas: Estado de Emergencia Sanitaria, Económica, Social y Ecológica / COVID-19
2. “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios”.
3. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
4. “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
5. “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones”
6. “Por el cual se declara un Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio Nacional”
7. “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de las contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.”
8. “Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID2019 y se adoptan medidas para hacer frente al virus”.
9. “SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Y GARANTÍA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS”
