RESOLUCIÓN SSPD - 20181000010545 DE 2018

(febrero 14)

Diario Oficial No. 50.522 de 01 de marzo de 2018

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

Por la cual se establece el requerimiento de clasificación y el reporte de la preparación obligatoria a los Prestadores de Servicios Públicos, Sujetos al ámbito de aplicación de la Resolución número 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación.

LA SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, y en especial de las que le confiere el numeral 4 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001, el artículo 13 del Decreto número 990 de 2002, y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009,

CONSIDERANDO:

1. Que el numeral 4 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, señala como función de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (en adelante la 'Superintendencia'), la de establecer los sistemas uniformes de contabilidad que deben aplicar quienes presten servicios públicos, según la naturaleza del servicio y el monto de sus activos.

2. Que el Congreso de la República, en ejercicio de su función legislativa, expidió la Ley 1314 de 2009⁽¹⁾, en cuyo artículo 6o se determinaron como autoridades de regulación, a la Contaduría General de la Nación, en materia de contabilidad pública y a los Ministerios de Hacienda y Crédito Público, y de Comercio, Industria y Turismo, quienes obrando conjuntamente, deben expedir principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información.

3. Que el artículo 10 de la ley en cita, señala que corresponde a las autoridades de supervisión, vigilar que los entes económicos sujetos a su inspección, vigilancia y control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de información, cumplan con las normas en materia de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información.

4. Que con fundamento en lo anterior, la Contaduría General de la Nación, en adelante la CGN, expidió la Resolución número 533 del 8 de octubre de 2015⁽²⁾, en cuyo artículo 4o determinó el cronograma de aplicación del marco normativo para las entidades de gobierno que se encuentren bajo el régimen de contabilidad pública, dentro del cual se estableció como periodo de preparación obligatoria, el comprendido entre el 8 de octubre de 2015 y el 31 de diciembre de 2016.

5. Que la disposición aludida fue objeto de modificación, a través de la Resolución 693 del 6 de diciembre de 2016⁽³⁾, a través de la cual se amplió el periodo de preparación obligatoria, hasta el 31 de diciembre de 2017, e igualmente el periodo de aplicación, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2018.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución es aplicable a quienes tienen la calidad de Prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios, en adelante PSPD, conforme a lo dispuesto en las Leyes 142 y 143 de 1994 y demás disposiciones que conforman el Régimen de los servicios públicos domiciliarios, y que cumplen los requisitos establecidos en la Resolución número 533 de 2015 de la CGN.

ARTÍCULO 2o. REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN PERIODO DE PREPARACIÓN OBLIGATORIA. Para dar cumplimiento a la función de supervisión al proceso de convergencia, en relación con el periodo de preparación obligatoria que finalizó el pasado 31 de diciembre, los prestadores de servicios públicos domiciliarios, deberán reportar a través del Sistema Único de Información (SUI), en el sitio web www.sui.gov.co, servicio “Gobierno NIF”, tópico “Preparación Obligatoria 2017” en la aplicación “Cargue masivo”, los datos de contacto del líder del proyecto y la información del plan de acción ejecutado, con las características establecidas en el Anexo “Preparación obligatoria”.

PARÁGRAFO 1. La habilitación de este cargue masivo se efectuará automáticamente, cuando el PSPD certifique su clasificación en el formulario de información general dispuesto para ello, tal como se señala en el Anexo de este acto administrativo.

PARÁGRAFO 2. La Superintendencia realizará el seguimiento que considere pertinente, para asegurar que los prestadores de servicios públicos domiciliarios informen y certifiquen la debida clasificación, de acuerdo con el marco normativo correspondiente, acatando lo dispuesto en la Resolución número 533 de 2015 de la CGN.

ARTÍCULO 4o. NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN. La información que certifiquen los prestadores a través del SUI, deberá cumplir con los requisitos de calidad y oportunidad. Esta responsabilidad recae sobre la administración del prestador y la documentación que la soporte, deberá estar disponible para ser verificada, en caso de que se requiera por esta Superintendencia o por otra autoridad competente para hacerlo.

ARTÍCULO 5o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

La Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

Rutty Paola Ortiz Jara.

ANEXO.

PREPARACIÓN OBLIGATORIA.  

Los PSPD sujetos al ámbito de aplicación de esta resolución, debieron elaborar y ejecutar el plan de acción para aplicar el Marco normativo para entidades de gobierno, dentro de la etapa de preparación obligatoria comprendida entre el 8 de octubre de 2015 y el 31 de diciembre de 2017, con el propósito de realizar adecuada y exitosamente el proceso de convergencia.

Para dar inicio al cargue de información relacionada con la preparación obligatoria, los PSPD deberán cumplir con la certificación de su clasificación a través del formulario destinado para tal fin, como se explica a continuación:

I. FORMULARIO ÚNICO DE CLASIFICACIÓN

Para certificar este formulario debe ingresar a través del Sistema Único de Información (SUI) con usuario y contraseña en el sitio web www.sui.gov.co, servicio “Gobierno NIF”, tópico “Nuevos marcos normativos 2017” Opción “Fábrica de formularios”, Periodicidad “Anual” Año 2017.

Estructura del Formulario Único de Clasificación⁽⁴⁾

Los PSPD deberán seleccionar de la lista, Clasificación: “Resolución número 533 de 2015”, el tipo de reporte y adopción anticipada no aplican para los clasificados en Resolución número 533 de 2015, por lo tanto, deben dejar el valor que tiene por defecto o elegir “Seleccione”.

II. FORMATO - PLAN DE ACCIÓN RESOLUCIÓN 533 DE 2015 DE LA CGN

RUTA Y PROCEDIMIENTO PARA EL CARGUE

El formato es un archivo de Excel, que deberá certificarse por la ruta:

Preparación Obligatoria 2017

Cargue Masivo

Plan de carga de información general

Año: 2017

Periodo: Anual

Nº Periodo: 1

Preparación Obligatoria Entidades de Gobierno - 1 A 2017

El procedimiento para reportar y certificar esta información es:

- Relacionar el archivo.XLS por Anexos (Examinar y cargar archivo)

- Ingresar los Datos de envío y,

- Certificar como Formato no aplica.

INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

El formulario contiene el plan de acción que fue implementado por los prestadores para la aplicación de las nuevas normas y las actividades que fueron realizadas, acordes con la estructura financiera y administrativa, encaminadas a la preparación del estado de situación financiera a 1 de enero de 2018.

Deberán entonces incluirse entre otros, los componentes que contiene el formulario como pasos principales en el proceso, así:

En el encabezado de este formulario se deben diligenciar los datos de contacto del líder del proyecto:

- Nombre

- Cargo

- Email

- Teléfono de contacto

A continuación, se encuentran la estructura de la información a suministrar:

ACTIVIDADES – PREPARACIÓN OBLIGATORIA

Las actividades contenidas en el formato están definidas de acuerdo con las etapas mínimas, que involucró el desarrollo del proceso de convergencia hacia el marco establecido en la Resolución número 533 de la CGN y que fueron necesarias para la adecuada implementación. Es importante que los PSPD hayan estructurado su plan de acción de acuerdo con sus características, y hayan ejecutado y soportado dichas actividades.

En la elaboración del plan de implementación, las actividades debieron ser distribuidas en el periodo establecido de tal manera que su desarrollo haya sido sucesivo, acorde a las exigencias que demandaba el proceso de convergencia hacia el nuevo marco normativo.

El formato de Excel relaciona cuatro grupos de actividades con información necesaria y específica para el logro del objetivo.

PLAN DE CAPACITACIÓN

- Estudio y análisis del marco normativo Resolución número 533 expedida por la CGN. Los PSPD, debe incluir en este campo las actividades que desarrollaron frente al estudio y análisis del nuevo marco técnico normativo.

ELABORACIÓN DEL PROYECTO

- Definición del proyecto. De acuerdo con las características de la entidad, el proceso de convergencia debió definirse, teniendo en cuenta las actividades desarrolladas para involucrar todos los aspectos de la organización.

- Definición del cronograma del proyecto. Dada la importancia del proyecto de convergencia, se debió establecer un cronograma para el desarrollo de las actividades acorde con lo señalado en las nuevas normas que contienen el marco normativo de información financiera.

- Divulgación y socialización del proyecto a la organización. Teniendo en cuenta que la aplicación del nuevo marco técnico normativo infiere múltiples cambios al interior del PSPD, se hace necesario haberlo hecho extensivo a todas las áreas del mismo, ya que del conocimiento que se tenga de la nueva normatividad depende el éxito de su aplicación.

EFECTOS EN LA EMPRESA

- Identificación y análisis de las políticas del PSPD. Para lograr una adecuada aplicación del nuevo marco normativo, se debieron revisar y analizar las políticas que tiene el PSPD para poder determinar los ajustes y cambios necesarios frente a la nueva normatividad.

- Identificación y análisis de aspectos contables y financieros. Se debieron identificar cada uno de los aspectos contables y financieros afectados por el cambio de normatividad, analizando cada modificación, para preparar adecuadamente su implementación.

- Identificación y análisis de aspectos tecnológicos. Con la entrada en vigencia de las nuevas normas, el PSPD debió planificar la adecuación de sus herramientas tecnológicas que le permitan registrar la información financiera preparada bajo nuevo marco normativo.

EJECUCIÓN PLAN DE ACCIÓN

- Ajuste y definición de nuevas políticas contables. Como resultado de los análisis efectuados, se debieron incluir, eliminar o modificar las políticas contables del PSPD, para que sean coherentes con el nuevo marco técnico normativo.

- Ajuste y actualización de los sistemas de información. La convergencia al nuevo marco técnico normativo, requería ajustes y/o actualización de los sistemas de información con que cuenta el PSPD, los cuales probablemente debieron ser adecuados acorde con las nuevas tecnologías desarrolladas para optimizar la explotación de información.

- Ajuste y actualización de los manuales de procedimiento. De acuerdo con los nuevos conceptos y como resultado final del plan de acción, era necesario actualizar los manuales de procedimientos en lo que corresponda, según las necesidades del prestador.

- Ajuste y actualización de los manuales de funciones. Dado el cambio al nuevo marco normativo, el PSPD debió establecer las implicaciones en los manuales de funciones de la entidad, para determinar los posibles ajustes y/o actualizaciones que debieron hacerse a los mismos.

- Ajuste y actualización de los procedimientos internos. El nuevo marco normativo, generó cambios, los cuales afectaron los procedimientos establecidos por el PSPD para el manejo y tratamiento de los temas financieros, contables, administrativos, técnicos, entre otros, razón por la cual se debió evaluar su impacto y los cambios que se debían implementar, acorde con la nueva regulación.

- Ajuste y actualización de los procedimientos de control interno. Las medidas de control que tiene el PSPD constituyen el pilar fundamental para el correcto funcionamiento de todas las áreas de la organización, la adopción del marco normativo conllevó nuevos principios en la determinación de los procesos contables y financieros, lo cual impactó de forma directa las medidas de control, las cuales debieron ser ajustadas.

- Ajuste y generación de reportes financieros e información gerencial. La información financiera y contable es revisada a través de reportes generados por los sistemas de información con que cuenta el PSPD, los cambios en la normatividad contable impactaron de forma directa estos sistemas que debieron ser ajustados para la generación de nuevos reportes financieros.

DESCRIPCIÓN

Corresponde al detalle de cada una de las actividades desarrolladas frente al proceso de convergencia al marco normativo. Dicha descripción debe ser clara y contener de forma consistente la actividad que el PSPD realizó.

FECHA INICIAL

Corresponde a la fecha año (AAAA), mes (MM) y día (DD) en la que se dio inicio a cada una de las actividades definidas en el plan de acción, en el periodo de preparación obligatoria, esta fecha no puede ser anterior a la fecha establecida por la Resolución número 533 de 2015, es decir, al 8 de octubre de 2015.

FECHA FINAL

Corresponde a la fecha año (AAAA), mes (MM) y día (DD) en la que la entidad previó concluir cada una de las actividades definidas en el plan de acción, esta fecha no puede ser anterior a la fecha inicial de la misma actividad y tampoco puede ser superior a la fecha establecida por la Resolución número 693 de 2016 para finalizar la preparación obligatoria, es decir, al 31 de diciembre de 2017, con excepción de la actividad “Estudio y análisis del marco normativo Resolución número 533 expedida por CGN”, cuya fecha es abierta.

III. FECHA DE REPORTE

La información requerida debe ser certificada en el SUI a más tardar el 15 de abril de 2018.

NOTAS AL FINAL:

1. “Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”.

2. “Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones”.

3. “Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública, mediante la Resolución número 533 de 2015 y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo”.

4. Anexo Técnico de la Resolución número 20161300013475 del 19 de mayo de 2016.