RESOLUCIÓN 120 DE 2021

(agosto 26)

Diario Oficial No. 51.778 de 26 de agosto de 2021

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN DE TIERRAS RURALES, ADECUACIÓN DE TIERRAS Y USOS AGROPECUARIOS

Por la cual se levanta la suspensión de todas las actuaciones y trámites disciplinarios en la UPRA ordenada en la Resolución número 32 del 24 de abril de 2020, y se fijan pautas para aplicar tecnologías de la información y las comunicaciones.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN DE TIERRAS RURALES,

Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios (UPRA), en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por artículo 11 del Decreto número 4145 de 2011 y,

CONSIDERANDO:

Que por Resolución número 385 del 12 de marzo de 2020 el Ministerio de Salud y Protección Social declaró la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional por causa del coronavirus Covid-19, y adoptó medidas para hacer frente al mismo, siendo el aislamiento social la principal y efectiva herramienta para evitar su propagación; emergencia sanitaria declarada inicialmente hasta el 30 de mayo de 2020, plazo que se ha venido prorrogando a través de las Resoluciones números 844 del 26 de mayo de 220; 1462 del 25 de agosto de 2020; 2230 del 27 de noviembre de 2020; 222 del 25 de febrero de 2021 y 738 del 26 de mayo de 2021.

Que el artículo 4o del decreto legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, dispuso que en vigencia de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hace por medios electrónicos y de no ser posible, se seguirá el procedimiento previsto en la Ley 1437 de 2011.

que el artículo 6o ibidem, indicó que por razón del servicio y como consecuencia de la emergencia, las autoridades administrativas podrán suspender, mediante acto administrativo, los términos de las actuaciones administrativas; la suspensión afectará todos los términos legales, incluidos aquellos establecidos en términos de meses o años, y se podrá hacer de manera parcial o total en algunas actuaciones o en todas, o en algunos trámites o en todos, además, durante el término de suspensión y hasta el momento en que se reanuden las actuaciones, no correrán los términos de caducidad, prescripción o firmeza previstos en la ley que regule la materia.

Que en los artículos 2o y 7o, 9o del Decreto número 580 del 31 de mayo de 2021 “Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus Covid-19, y el mantenimiento del orden público, se decreta el aislamiento selectivo con distanciamiento individual responsable y la reactivación económica segura “, el Gobierno nacional ordenó cumplir los protocolos de bioseguridad de comportamiento en espacios públicos y para la ejecución de actividades, y atender a las instrucciones de los diferentes ministerios y entidades para evitar la propagación del Coronavirus Covid-19.

Que el artículo 9o del Decreto número 580 del 31 de mayo de 2021 señaló que durante el tiempo de la emergencia sanitaria, las entidades del sector público podrán establecer las modalidades como el teletrabajo, trabajo remoto y trabajo en casa u otras similares de acuerdo con sus necesidades, para el cumplimiento de sus funciones.

Que ante las medidas impartidas por el Gobierno nacional, la UPRA expidió la Resolución 25 del 17 de marzo de 2020 por la cual se adoptaron medidas temporales y extraordinarias para la preservación de la vida y la mitigación del riesgo de contagio de Covid-19, en la que autorizó el trabajo en casa a sus funcionarios con el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Que por Resolución número 32 del 24 de abril de 2020, la UPRA dispuso en el Artículo 1 “suspender todas las actuaciones y trámites administrativos disciplinarios de los expedientes en curso a cargo de la Secretaría General a partir del 24 de abril de 2020 y hasta el día hábil siguiente que la UPRA retorne a sus actuaciones administrativas normales y habituales, como respuesta a las medidas de movilidad adoptadas por el Gobierno Nacional para la debida atención, contención y mitigación del Covid-19 “y el parágrafo del artículo citado estableció que “durante el tiempo de suspensión y hasta el momento en que se reanuden las actuaciones no correrán los términos de caducidad, prescripción o firmeza previstos en la ley que regula la materia”. Copia de esta resolución se remitió al Consejo de Estado para el control inmediato de legalidad en oficio 2020-1- 000410 del 28 de abril de 2020.

Que en atención a las condiciones de salud pública del país con ocasión de la pandemia generada por el Covid-19, en el marco de referencia de la arquitectura empresarial de tecnologías de la información (TI) de la Estrategia de Gobierno en Línea definida en el Decreto 2573 de 2014 compilado parcialmente en el Decreto 1078 de 2015, único reglamentario del sector de tecnologías de la información y las comunicaciones, la UPRA emitió directrices y lineamientos de trabajo desde casa, a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, contenidos en las Circulares 003 del 17 de marzo; 006 del 28 de mayo, y 009 del 31 de agosto del 2020, y de igual forma, expidió la Resolución número 31 del 16 de abril de 2020 sobre firma mecánica para todos los actos administrativos, memorandos, comunicaciones internas y externas y demás documentos que se generen en la Unidad y que deban ser suscritos por los funcionarios en ejercicio de sus funciones.

Que en el tiempo trascurrido desde marzo de 2020 hasta la fecha, se ha consolidado en la UPRA el uso de las herramientas de tecnología de la información y de las comunicaciones para el desarrollo del trabajo colaborativo virtual; de reuniones virtuales internas e interinstitucionales; de las funcionalidades de gestión documental; asimismo, el módulo de resoluciones implementado en abril de 2021 en el Sistema de Eficiencia Administrativa – SEA para la elaboración, revisión y expedición de estos actos administrativos junto con la conexión VPN segura desde cualquier lugar con los recursos o aplicaciones proporcionados por servicios tecnológicos de la UPRA, permiten la clasificación documental en las carpetas digitales del archivo de la Unidad según las tablas de retención documental.

Que ante los avances logrados para el desempeño de las funciones públicas, y en especial de los procesos disciplinarios, la UPRA digitalizó los expedientes que existen para acceder a su consulta remota por los interesados, al tiempo que desarrolló canales de comunicación para hacer posible continuar ejerciendo la función disciplinaria con observancia de las garantías procesales, particularmente en lo que corresponda al debido proceso, el derecho de defensa, la contradicción y la publicidad de las actuaciones a los investigados, defensores y demás interesados; todo esto, con el objeto de reanudar la función disciplinaria con sujeción a las normas y directrices de la autoridad sanitaria del país, y el respeto al distanciamiento social.

Que, en aras de coadyuvar con el distanciamiento social, la Procuraduría General de la Nación, ente de control en materia disciplinaria, a través de la Resolución número 0216 del 25 de mayo de 2020, fijó los parámetros para el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el trámite de los procesos disciplinarios, lo cual sirve de guía para que la UPRA efectúe excepciones a la necesidad de la presencia física de las personas en la sede de la Unidad para la atención de los asuntos disciplinarios.

Que materializar las consideraciones que anteceden y dar aplicación al artículo 98 de la Ley 734 de 2002- Código Disciplinario Único, implica la coordinación de medidas para la comunicación e información electrónicos, con el acceso a expedientes, trámite y publicidad en los procesos disciplinarios, por lo cual es conveniente y útil asumir las directrices adoptadas por la Procuraduría General de la Nación dentro del marco legislativo establecido en la Ley 734 de 2002 en concordancia con las Leyes 1437 de 2011 modificada por la Ley 2080 de 2021 (CPACA), el Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012) y el Decreto Legislativo 806 del 4 de junio de 2020. Lo anterior sin perjuicio de las acciones que deban emprenderse una vez entre en vigencia el Código General Disciplinario (Ley 1952 de 2019) en concordancia con las modificaciones y actualizaciones que deban realizarse con ocasión de la expedición de la Ley 2094 del 29 de junio de 2021 que integró un sistema mixto - oral y escritural - normatividad que entrará en vigencia el 1o de abril de 2022.

Que el Consejo de Estado, en pronunciamiento de control inmediato de legalidad de fecha 8 de junio de 2021 notificado el 23 del mismo mes y año, dispuso:

“(…) PRIMERO.- DECLARAR ajustado a derecho el Artículo 1o de la Resolución 32 de 24 de abril de 2020, de la Unidad de Planificación de Tierras Rurales, Adecuación de Tierras y Usos Agropecuarios (UPRA), pero única y exclusivamente bajo el entendido que los términos de las actuaciones suspendidas se reanudarán a partir del día hábil siguiente a la superación de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, de conformidad con lo dispuesto por el Gobierno Nacional en el artículo 6o del Decreto 491 de 2020, o antes, si las condiciones sanitarias, de salubridad, tecnológicas y logísticas en general de la entidad, así lo permitan. (…) “ (Lo subrayado por fuera de texto).

Que sobre el particular, aunque la emergencia sanitaria se prolongue, en virtud de que la UPRA está utilizando instrumentos y herramientas tecnológicas para cumplir sus funciones de forma virtual, minimizando los trámites presenciales, y además, con la correspondiente actualización de las exigencias establecidas en la Ley 2094 de 2021 ya referida, se considera procedente reanudar los trámites disciplinarios por lo que se retomarán dichas actividades a partir del 1o de septiembre de 2021 cumpliendo, en todo caso, con los protocolos de bioseguridad que permitan el retorno gradual a la presencialidad.

Por lo anterior, es procedente levantar la suspensión de todas las actuaciones y trámites disciplinarios y fijar pautas para la aplicación de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Qué en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. LEVANTAMIENTO DE SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS. Ordenar el levantamiento de la suspensión de términos de todas las actuaciones y trámites administrativos disciplinarios en la Unidad de Planificación de Tierras, Adecuación de Tierras y Usos Disciplinarios (UPRA) ordenada por la Resolución número 32 del 24 de abril de 2020 expedida por la UPRA, a partir del primero (1o) de septiembre de 2021, de acuerdo con lo dispuesto en la parte considerativa del presente acto.

ARTÍCULO 2o. USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Se propenderá con la utilización de herramientas y recursos de tecnologías de la información y las comunicaciones, disponibles en la Unidad, para la gestión y trámite de los procesos disciplinarios con el fin de facilitar, agilizar y permitir el acceso a los mismos. En todo caso se deberá garantizar la reserva de las actuaciones conforme y hasta el momento en que así lo establecen las disposiciones disciplinarias aplicables.

ARTÍCULO 3o. RECIBO DE SOLICITUDES, DOCUMENTOS Y PETICIONES. A partir de la entrada en vigencia de esta resolución las peticiones, quejas, informes, solicitudes o actuaciones por parte de los sujetos procesales serán recibidas a través del correo electrónico asuntosdisciplinarios@upra.gov.co de lunes a viernes, en horario de 8:00 am a 5:00 pm o en su defecto de manera física en el área de correspondencia, conforme a la programación y protocolos del retorno gradual de sus funcionarios a la Unidad.

ARTÍCULO 4o. PAUTAS. Surtir los trámites y actuaciones disciplinarias conforme a las siguientes pautas para aplicar tecnologías de la información y las comunicaciones:

1. Celebración de las audiencias: Las audiencias podrán realizarse en la modalidad no presencial, de manera virtual, a través de las herramientas tecnológicas dispuestas por la UPRA. Para ello se deberá comunicar por medios electrónicos y con la debida antelación, a quienes van a intervenir en la audiencia, la fecha, hora y el canal de gestión. Se adoptarán las medidas operativas necesarias para garantizar la participación abierta, previo registro, en el caso de audiencias públicas.

2. Práctica de pruebas testimoniales: Las diligencias testimoniales podrán ser atendidas de manera presencial, siguiendo los protocolos de bioseguridad establecidos por la UPRA. De igual forma, se podrán recibir las diligencias testimoniales en forma virtual o remota, cumpliendo con los siguientes requisitos:

a) Informar a los autorizados a intervenir, con la debida antelación, el canal o medio de conexión y los requisitos técnicos para el efecto;

b) Garantizar la debida identificación de los intervinientes;

c) Disponer del tiempo suficiente para atender la totalidad de la diligencia;

d) Brindar a los intervinientes los medios necesarios para su participación, de lo

contrario se deberá realizar de manera presencial respetando los protocolos de bioseguridad.

3. Recepción de solicitudes y recursos: Los sujetos o intervinientes procesales, conforme las facultades que les otorga el Código Disciplinario Único, podrán realizar solicitudes o interponer recursos a través de la cuenta o buzón de correo electrónico asuntosdisciplinarios@upra.gov.co dentro de los días y horarios de atención establecidos en el artículo 3o del presente acto.

4. Visitas especiales y comisiones disciplinarias: Las visitas especiales y comisiones disciplinarias podrán llevarse a cabo en la modalidad no presencial a través de herramientas tecnológicas. Para ello se deberá comunicar por medios electrónicos, con la debida antelación, a quienes van a atender e intervenir en la diligencia, la fecha, hora y el canal de gestión. Se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la seguridad y conservación de las diligencias. Los documentos que se requieran se podrán aportar en copias digitales, a través de las herramientas tecnológicas de las que se disponga, o se remitirán en físico a las dependencias disciplinarias competentes en el término de la distancia, aplicando las medidas de bioseguridad necesarias.

5. Actos de notificación y publicidad procesal: Frente a las diligencias de notificación y comunicación de las decisiones adoptadas en procesos disciplinarios, los servidores que estén ejerciendo funciones disciplinarias, bajo la modalidad de trabajo en casa, diligenciarán la siguiente matriz de información para que repose en el expediente disciplinario:

Con la anterior información se acreditará cómo fue notificada o comunicada la decisión con la copia respectiva, lo cual obrará en el expediente disciplinario.

El mensaje, que se remita al sujeto procesal o interviniente para efectos de llevar a cabo la respectiva diligencia, deberá encabezarse de la siguiente forma: “En cumplimiento de las disposiciones legales que facultan a la UPRA para notificar o comunicar por medios electrónicos las decisiones tomadas en los procesos disciplinarios y en virtud de lo dispuesto en la Resolución que reanudó las actuaciones disciplinarias, se procede a notificarlo/comunicarlo”.

Adicionalmente, la UPRA dispondrá para efectos de consulta de los estados y edictos, un espacio en la página web de la Unidad para fijar los mismos y cumplir de este modo con la publicidad de estos actos.

Parágrafo. Estas pautas se implementarán siempre que la UPRA deba actuar de manera virtual. En vista a que el retorno a la sede física de la UPRA se hará de manera gradual, los procesos presenciales se retomarán de conformidad con esa gradualidad y con sujeción a las disposiciones que establezca el Gobierno nacional, sin que sea necesario expedir nueva resolución.

ARTÍCULO 5o. INTEGRACIÓN NORMATIVA. Esta Resolución se sujetará a los aspectos procesales de comunicación, notificaciones y de información electrónica, establecidos en la Ley 734 de 2002 en concordancia con la Ley 1437 de 2011, la Ley 1952 de 2019, y el Decreto Legislativo 806 de 2020 concordante en lo pertinente con el Decreto 491 de 2020, y las disposiciones que las adicionan, modifican, reforman o sustituyen y demás especiales que rigen las materias.

ARTÍCULO 6o. PUBLICIDAD. Publicar la presente resolución en el Diario Oficial y divulgarla en la página web de la Entidad.

ARTÍCULO 7o. COMUNICACIONES. Comunicar el contenido de la presente resolución a los sujetos procesales relacionados con las actuaciones disciplinarias que se encuentren en curso.

ARTÍCULO 8o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir del 1o de septiembre de 2021 y deroga la Resolución número 32 del 24 de abril de 2020 expedida por la UPRA. Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 26 de agosto de 2021.

El Director General,

Felipe Fonseca Fino.