RESOLUCIÓN 175 DE 2020

(30 mar)

Diario Oficial No. 51.274 de 1 de abril 2020

MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 312 de 2020>

Por la cual se adoptan con carácter temporal y extraordinario medidas para
garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte del Ministerio de
Vivienda Ciudad y Territorio, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica y se dictan otras disposiciones como medidas de prevención y contención del COVID-19

EL MINISTRO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las
conferidas en el artículo 208 de la Constitución Política, el literal g) del artículo 61, el artículo 1o del Decreto 1876 de 1970, la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020,y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 60, y el literal g) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, son funciones de los ministros, además de las que les señale la Constitución Política y las disposiciones legales especiales, entre otras, la de dirigir las funciones de administración de personal conforme a las normas sobre la materia.

Que mediante Circular 017 de 2020, emitida por el Ministerio de Trabajo, se fijan lineamientos mínimos a implementar de promoción y prevención, para la preparación, respuesta y atención de casos de enfermedad por COVID-19.

Que mediante Circular Externa Conjunta No. 0018 de 2020 expedida por el Ministerio de Salud y de la Protección Social y el Departamento Administrativo de la Función Pública se impartieron directrices en materia de intervención, respuesta y atención del virus COVID-19, aplicable principalmente a los ambientes laborales.

Que mediante resolución 380 de 2020, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, se adoptan medidas preventivas, sanitarias en el país, por causa del coronavirus COVID -19 y se dictan otras disposiciones.

Que mediante la Resolución 385 de 2020, el Ministerio de Salud y de la Protección Social, declaró la emergencia sanitaria en el país tras la clasificación del COVID-19 como pandemia, por parte de la Organización Mundial de la Salud.

Que mediante la Directiva Presidencial 02 del 12 de marzo de 2020, el Presidente de la República impartió algunas medidas para atender la contingencia generada por el COVID-19.

Que el numeral 2.6 del artículo 2o de la Resolución 385 de 2020 ordena adoptar en los centros laborales públicos y privados las medidas de prevención y control sanitario para evitar la propagación del COVID-19, impulsando al máximo el teletrabajo.

Que mediante la Resolución 0309 de 2019 se estableció la jornada laboral para los servidores públicos del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.

Que el artículo 2o de la Resolución 0751 de 2019: “Por la cual se modifica la Resolución 0175 de 2017, mediante la cual se adoptó el teletrabajo como modalidad suplementaria en el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio”, establece en la entidad la modalidad de teletrabajo suplementario que consiste en laborar 2 o 3 días a la semana en el lugar de domicilio del trabajador, y los días restantes en las instalaciones de la entidad.

Que el MVCT emitió la resolución 161 del 16 de marzo de 2020, “Por la cual se establece con carácter temporal y extraordinario el horario laboral del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y se dictan otras disposiciones como medidas de prevención y contención del COVID-19"

Que el Gobierno Nacional mediante decreto 417 del 17 de marzo de 2020 “Declara el estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, en todo el Territorio Nacional”, por el término de treinta (30) días calendario contados a partir de la vigencia del decreto.

Que el Gobierno Nacional una vez declarado el estado de Emergencia Económica, Social y Ecológico, ha expedido a la fecha los decretos 418 a 492 de marzo de 2020, adoptando y dictando medidas transitorias para expedir normas en materia de orden público, se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público y en general se asumen medidas de estado para garantizar los derechos fundamentales de las personas que habitan en el territorio nacional, garantizar los servicios públicos esenciales, y en general regular todos los sectores de la administración y la sociedad.

Que el Gobierno Nacional expidió decreto 457 del 22 de marzo de 2020 “Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público”, en su artículo 1o determinó el “Aislamiento preventivo obligatorio”, asumiendo como medidas de excepción aplicables a la gestión institucional, las relacionadas taxativamente en los ordinales 3, 13, 22, 23, 24, 26, 27, 30, 32, parágrafos primero y quinto del artículo 3o de la norma Ibídem, y en ese orden de ideas se garantizara la gestión no presencial y el trabajo en casa a través del uso de las Tecnologías de la información y las Comunicaciones.

Que dicho aislamiento preventivo obligatorio está establecido desde las 00:00 hs. del miércoles 25-03-2020 y hasta las 00: 00 hs. del lunes 13-04-2020.

Que el Gobierno Nacional expidió decreto 491 del 28 de marzo de 2020 “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las Entidades Públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”

Que por virtud del artículo 1o de la norma ibídem el ámbito de aplicación de lo dispuesto en la misma es para todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del estado, y a los particulares cuando cumplan funciones públicas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades.

Que en el marco de la Emergencia Sanitaria que dio lugar al Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, se busca que las autoridades cumplan con la finalidad de proteger y garantizar los derechos y libertades de las personas, la primacía de los intereses generales, la sujeción de las autoridades a la constitución y demás preceptos del ordenamiento jurídico, el cumplimiento de los fines y principios estatales, el funcionamiento eficiente y democrático de la administración y la observancia de los deberes del Estado y los particulares.

Que el artículo 3o del citado Decreto 491 de 2020, prevé que para evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social, y hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y de la Protección Social, las autoridades a que se refiere el artículo 1o del referido decreto, velarán por prestar los servicios a su cargo bajo la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Que en mérito de lo expuesto, se procede a adoptar por parte del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, algunas medidas específicas que desarrollan las previstas en el decreto 491 del 28 de marzo de 2020 y se dictan otras disposiciones, y en consecuencia dentro del marco de temporalidad, condiciones y para los fines determinados por el decreto 491 de 2020:

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. ACOMPAÑAMIENTO AL TALENTO HUMANO. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 312 de 2020> Mantener las decisiones asumidas mediante la Resolución 0161 del 16 de marzo de 2020, asumiendo las instrucciones y lineamientos inherentes a la gestión impartidos a nivel interno mediante circular 2020IE0002737 del 11-03-2020 sobre el uso de las TIC para reuniones internas y externas, memorandos 2020IE0003040 del 19-032020, 2020IE0003049 del 23-03-2020, 2020IE0003108 del 27-03-2020 y demás inherentes a salvaguardar la vida, la salud y la integridad de los miembros del equipo de trabajo del Ministerio.

PARÁGRAFO 1. Los líderes en los diferentes niveles de la estructura organizacional conforme está determinado en el decreto 3571 de 2011 “Por el cual se establecen los objetivos, estructura, funciones del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y se integra el Sector Administrativo de Vivienda, Ciudad y Territorio”, deben mantener contacto permanente con los miembros de su equipo de trabajo, llevar el control de novedades y situaciones administrativas e informar a sus superiores inmediatos y estos a su vez a la Secretaria General del Ministerio sobre las mismas.

PARÁGRAFO 2. Los funcionarios y contratistas deben reportar con exactitud y veracidad su estado de salud, situaciones que impliquen un posible riesgo de contagio del COVID-19, proceder con la activación de los protocolos de bioseguridad, y en general dar cumplimiento a todas las medidas de prevención y correctivas que determinen las autoridades competentes, tales como el uso de elementos de protección, aislamiento, lavado permanente de las manos y demás condiciones de higiene. La secretaria general a través del Grupo de Talento Humano generará el seguimiento a las novedades que se informen.

PARÁGRAFO 3. Se mantiene la modalidad de trabajo desde casa mediante el uso de las Tic, para todos los miembros del equipo de trabajo, debiendo atenderse las recomendaciones inherentes a mantener rutinas sanas, horarios de disponibilidad para el trabajo en casa que beneficien los estados de salud física y mental, manteniendo la armonía y la colaboración de los equipos de trabajo, diferenciándose los espacios de disfrute personal y familiar y los espacios y tiempos laborales, salvo para quienes se encuentran previstos en la excepción referida a que la función o servicio contratado se encuentre dentro de lo previsto por el artículo 3o del decreto 457 del 22-03-2020, y bajo los lineamientos que frente a la gestión institucional no presencial se establecieron especialmente en el numeral 3 del memorando 2020IE0003049 del 23-03-2020.

PARÁGRAFO 4. El Grupo de Talento Humano de la Secretaría General, deberá dar cumplimiento inmediato al reporte a las Aseguradora de Riesgos Laborales, de conformidad como lo dispone el artículo 18 del Decreto 491 del 28-03-2020.

ARTÍCULO 2o. PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS A CARGO DEL MVCT. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 312 de 2020> Los Viceministerios y sus dependencias, los Jefes de Oficina, las Subdirecciones y Coordinaciones de la Secretaria General deberán informar inmediatamente, y en detalle a esta última los canales oficiales de comunicación e información que permitan el registro y respuesta (correos electrónicos, números de contacto telefónico u otros) mediante los cuales prestarán los servicios propios de su competencia o función al público externo e interno.

En el mismo sentido deberán proceder frente a determinar e informar cuáles servicios deberán ser prestados de manera presencial, justificando las razones que lo enmarcan en ese ámbito, y si existe o no la necesidad de que basados en lo dispuesto por el párrafo tercero del artículo 3o del decreto 491 del 28-03-2020 se deba proceder a ordenar la suspensión del servicio presencial, total o parcialmente, durante la vigencia de la emergencia sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, privilegiando los servicios esenciales, el funcionamiento de la economía y el mantenimiento de la gestión institucional.

PARÁGRAFO 1. La Secretaria General con base en la información reportada en las condiciones establecidas, la cual debe ser previamente avalada por el Jefe de la Oficina Jurídica, procederá a publicar y dar a conocer a través de la página institucional los canales de comunicación e información a través de los cuales se prestará el servicio por parte del Ministerio, ampliándose los canales actualmente publicados de ser necesario.

PARÁGRAFO 2. La Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, materializará la actualización permanente de la página institucional, y de manera coordinada con la Subdirección de Servicios Administrativos y su Grupo de Atención al Usuario y al Ciudadano garantizarán la existencia de mecanismos fehacientes que permitan hacer el registro de las comunicaciones recibidas y salidas a través de esos medios de comunicación oficial a través de los cuales se presta el servicio, que permitan identificar fecha, hora de registro, remitente, contenido y demás elementos de valor, así como propiciaran el trámite inmediato para ser atendidas las comunicaciones de ingreso como las de salida, agotando herramientas y mecanismos que generen certeza a la entidad en cuanto a haber quedado comunicados.

ARTÍCULO 3o. AMPLIACIÓN DE TÉRMINOS. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 312 de 2020> Para la atención de derechos de peticiones, se aplicarán los términos especiales descritos en el artículo 5o del decreto 491 del 28-03-2020, para la resolución de peticiones que se encuentren en curso como para las que se reciban durante la temporalidad definida por el decreto 457 del 22-03-2020, teniendo en cuenta que son una excepción a la regla general plasmada por el artículo 14 de la ley 1437 de 2011, sin que aplique a las peticiones relativas a la efectividad de otros derechos fundamentales.

ARTÍCULO 4o. SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 312 de 2020> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 203 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> A partir de la fecha de publicación de la presente resolución y hasta tanto permanezca vigente la medida de aislamiento obligatorio ordenada por el Decreto 457 del 2020 (o aquel que lo sustituya, complemente o modifique) se suspenderán todos los términos de las actuaciones administrativas del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y los procesos disciplinarios. Se exceptúa de lo anterior:

1. La contestación de peticiones, que se atenderán conforme a lo establecido en el artículo tercero.

2. La actividad contractual de la entidad, que continuará su curso, conforme a las necesidades que se definan.

3. La evaluación y viabilización de los proyectos del sector de agua potable y saneamiento básico que soliciten apoyo financiero de la nación y sus entidades públicas descentralizadas, conforme la Resolución 661 de 2019.

PARÁGRAFO 1o. Al día siguiente de publicada esta resolución en la página web del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, se publicará un protocolo que contendrá el procedimiento virtual de evaluación y viabilización de proyectos de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo 14 del Capítulo V de la Resolución 661 de 2019.

ARTÍCULO 5o. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 312 de 2020> Teniendo en cuenta que dentro del marco del artículo 4o del decreto 491 del 28-03-2020, las notificaciones o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos y que ello implica como obligación para el peticionario a efectos de que cualquier trámite el que este indique la dirección electrónica para recibir notificaciones, y cuya autorización se entiende con la sola radicación se hace necesario:

1. Que en el evento en que no se dé a conocer por parte del peticionario su dirección electrónica, se proceda de inmediato a requerirlo por cualquier medio que se haga posible dejando constancias de ello, para que proceda de conformidad.

2. La Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de manera coordinada con la Subdirección Administrativa y su Grupo de Atención al usuario y al Ciudadano a más tardar el próximo 1 de abril de 2020 habilitarán y garantizarán la existencia de un buzón de correo electrónico, exclusivamente para efectuar las notificaciones o comunicaciones a que se refiere el artículo 4o del decreto 491 del 28-03-2020, e informarán a la Secretaria General y Oficina Jurídica sobre su cumplimiento y previamente a que se proceda a su publicación en la página institucional.

El buzón que se utilice para efecto de notificación o comunicación deberá permitir el registro en cuanto a la entrega al solicitante y el detalle de la fecha y hora, así como quedar el registro controlado del registro y sus anexos.

ARTÍCULO 6o. USO DE LA FIRMA AUTÓGRAFA, MECÁNICA, DIGITALIZADA O ESCANEADA. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 312 de 2020> Dentro del marco establecido por el artículo 11 del decreto 491 del 28-03-2020, se podrán válidamente suscribir los actos, providencias y decisiones mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios.

PARÁGRAFO 1. Los líderes en los diferentes niveles de la estructura organizacional conforme están determinados en el decreto 3571 de 2011 “Por el cual se establecen los objetivos, estructura, funciones del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y se integra el Sector Administrativo de Vivienda, Ciudad y Territorio”, deben informar de inmediato el mecanismo del cual harán uso a la Secretaria General.

PARÁGRAFO 2. El uso del mecanismo que se adopte por parte de los funcionarios en planta que ejerzan competencias como Viceministros, Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Coordinadores, se autoriza dentro del marco de sus competencias y funciones.

PARÁGRAFO 3. El uso del mecanismo para los contratistas queda limitado a los informes de gestión que deban presentar a sus supervisores y al trámite inherente a las cuentas de cobro, sin que sea obligatorio y pudiéndose acudir simplemente al uso del correo electrónico desde la cuenta oficial del ministerio, tal como se estableció en el memorando 2020IE0003108 del 27-03-2020

PARÁGRAFO 4. Los demás colaboradores, bastara que hagan uso de su cuenta de correo electrónico individual asignada para el servicio por el ministerio en el trámite de su gestión de acuerdo con las funciones y asignación de servicio que les corresponda, garantizándose el flujo de procesos y de revisiones y validaciones establecidas para garantizar la debida motivación, sustento y contenido de los actos que se emitan.

En todo caso se debe garantizar la seguridad y control documental y de gestión que se surta a través de los medios y mecanismos autorizados, garantizando el que la Oficina de Tecnologías de la Información pueda generar una copia de respaldo permanente de la información.

ARTÍCULO 7o. PROCESO DE PAGO CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES, DE APOYO A LA GESTIÓN Y ADMINISTRATIVOS CON PERSONAS JURÍDICAS. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 312 de 2020> Bajo el marco establecido por los artículos 15 y 16 del Decreto 491 del 28-03-2020, se mantienen los avances en materia de gestión en el proceso de pago definidos mediante memorando 2020IE0003108 del 27-03-2020, mediante mecanismos de gestión electrónica.

En el caso específico de los contratos administrativos con personas jurídicas descrito en el artículo 16 de la norma ibídem, se debe validar por parte de las Subdirecciones Administrativa y Financiera, que dentro del trámite se encuentre la certificación de la persona jurídica contratista en la que conste el pago de la nómina y seguridad social a los empleados que se encontraban vinculados al inicio de la Emergencia sanitaria.

ARTÍCULO 8o. LEGALIDAD, DEBIDO PROCESO Y DERECHO A LA DEFENSA. <Resolución derogada por el artículo 11 de la Resolución 312 de 2020> Todos los procesos, procedimientos y actos inherentes a la gestión deben mantenerse bajo el cumplimiento del marco de legalidad y competencias que para cada caso define la Constitución Nacional, la Ley y los reglamentos.

Se debe garantizar la continuidad de los niveles de consulta, decisión, las competencias que establece el marco jurídico establecido en especial el decreto 3571 de 2011, y mantenerse la cadena de valor en la emisión de los conceptos, revisiones y asesorías, cuyo ejercicio conlleva deberes, obligaciones y responsabilidades.

En los casos que se haga necesario se deberán generar las consultas a través del funcionario competente y autorizado para ello, ante entidades externas, entidades de control y/o pedir el acompañamiento y asesoría en las actividades, procesos y procedimientos.

ARTÍCULO 9o. La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición y se aplicará dentro del marco de lo establecido por los decretos 417 y 491 de 2020.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a los 30 MAR 2020

JONATHAM TYBALT MALAGON GONZALEZ

Ministro de Vivienda, Ciudad y Territorio