RESOLUCIÓN 2901 DE 2020

(marzo 19)

Diario Oficial No. 51.261 de 19 de marzo 2020

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Por medio de la cual se declara la urgencia manifiesta para contratar elementos de aseo con ocasión de la situación epidemiológica causada por el coronavirus (COVID-19) en el país

EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

En uso de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas por el Decreto Ley 1010 de 2000, las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1882 de 2018, el Decreto Reglamentario 1082 de 2015 y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que, en su artículo 2 la Constitución Política señala que “Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurarla convivencia pacifica y la vigencia de un orden justo.

Las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”

Que, de conformidad con el artículo 120 de la Constitución Política de Colombia, la Organización Electoral está conformada por el Consejo Nacional Electoral, por la Registraduría Nacional del Estado Civil y por los demás organismos que establezca la ley. Y tiene a su cargo la organización de las elecciones, su dirección y vigilancia, así como lo relativo a la identidad de las personas.

Que, el Decreto Ley 1010 de 2000, establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias; entre otros.

Que así mismo el artículo 10 del Decreto en mención señala los niveles de organización para el funcionamiento de la entidad, el cual dispone:

“Artículo 10. Niveles de la organización de la administración De conformidad con las disposiciones legales, para el cumplimiento de su misión institucional, la Registraduría Nacional del Estado Civil, se organizará en dos niveles:

Nivel central: El nivel central está conformado por las dependencias cuyo ámbito de competencias es nacional.

Nivel desconcentrado: El nivel desconcentrado está constituido por las dependencias de la Registraduría Nacional cuyo nivel de competencias está circunscrito a una circunscripción electoral específica o dentro de los términos territoriales que comprendan el ejercicio de funciones inherentes a la Registraduría Nacional y se configura con observancia de los principios de la función administrativa. En dicho nivel se radican las competencias y funciones determinados en las disposiciones legales y en el presente decreto.

Parágrafo. Tanto el nivel central como el desconcentrado participan en el diseño de los planes, la definición de las políticas, el establecimiento de los programas generales de la administración de la Registraduría Nacional, y la ejecución de los planes, políticas, programas y proyectos administrativos, de registro civil e identificación, del proceso electoral y de los mecanismos de participación ciudadana en que deba ser parte la entidad. Cada nivel ejerce en el ámbito de funciones y responsabilidades establecidas por mandato del presente decreto en forma concurrente y armónica, las competencias y funciones inherentes a la Registraduría Nacional del Estado Civil. Es función especial del nivel central coordinar y controlar todas las actividades de la Registraduría Nacional en el ámbito nacional, incluyendo las que desarrolla el nivel desconcentrado, así como ejercer funciones especiales asignadas por la Constitución y la ley, cuya naturaleza no implique su ejercicio desconcentrado.

Que el 10 de marzo de 2020 mediante Resolución No. 0000380 el Ministerio de Salud y Protección Social adopto medidas preventivas sanitarias en el país, por causa del coronavirus COVID-19, las cuales son de carácter obligatorio para todos los ciudadanos teniendo en cuenta que nos encontramos en el marco de una epidemia o situación de emergencia sanitaria nacional e internacional.

Que, la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto No. 081 de 11 de marzo de 2020, "Por el cual se adoptan medidas sanitarias y acciones transitorias de policía para la preservación de la vida y mitigación del riesgo con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-19) en Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones"

Que, el Presidente de la República de Colombia expidió la directiva Presidencial No. 02 del 12 de marzo de 2020, mediante la cual establece medidas para atender la contingencia generada por el COVID-19, a partir del uso de las tecnologías TIC.

Que, atendiendo todos los lineamientos dispuestos por la Organización Mundial de la Salud, así como el Ministerio de Salud y Protección Social, la Directiva Presidencial, el Decreto de la Alcaldía y demás lineamientos, la Registradla Nacional del Estado Civil conjunta con el Consejo Nacional Electoral emitió la circular No. 0029 del 13 de marzo de 2020, mediante la cual fija los lineamientos a tener en cuenta por todos los servidores y contratistas de la entidad.

Que posteriormente mediante la circular DRN No. 031 de 16 de marzo de 2020 la Registraduría Nacional del Estado Civil suspende de manera temporal y de carácter preventivo la atención presencial al público y sus sedes y se fijan otras disposiciones.

Que, el Presidente de la República de Colombia declaro el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el Territorio Nacional mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020.

Que, teniendo en cuenta lo anterior y con el fin de poder continuar con el cumplimiento de las funciones atribuidas por la Constitución y la Ley, la Registraduría Nacional del Estado Civil, tomando las medidas que se requieran en las 33 sedes de las delegaciones Departamentales, 45 sedes de las Registradurías Especiales, 63 Registradurías Auxiliares y 1057 sedes de las Registradurías Municipales y Sede Central y propendiendo por la salubridad de los servidores que la conforman la entidad, debe tomar medidas inmediatas para la prevención, detección oportuna y atención de personas posiblemente contagiadas o en alto riesgo de contagio por la labor que realizan.

Que a pesar de contar con un contrato que provee a la Entidad algunos elementos de trabajo como lo son el tapabocas y los guantes, se hace necesario entregar a los servidores un kit de salubridad que contenga gel antibacterial, alcohol, guantes y tapabocas.

Que en el presupuesto asignado a la entidad se cuenta con los recursos necesarios para para atender la mencionada emergencia sanitaria decretada por la Presidencia, los cuales fueron acreditados efectuando un traslado presupuestal por resolución interna.

Que, adicionalmente y con el objeto de celebrar de manera oportuna el proceso contractual necesario para atender la emergencia, la Dirección Administrativa radico en la Gerencia Administrativa y Financiera el componente técnico de los bienes que se requieren.

Que, en el mencionado componente técnico, se expuso a título de justificación los aspectos legales, técnicos y económicos, describiéndose detalladamente las necesidades que se requieren satisfacer con la contratación. Además, solicitaron que a la mayor brevedad se realice el trámite contractual de los bienes, dada la emergencia que se presenta a nivel Nacional, así mismo indicaron que la Entidad no cuenta con el plazo necesario para adelantar un procedimiento ordinario de escogencia de contratistas porque al realizarlo no se alcanzaría a llevar a cabo la ejecución oportuna del contrato.

Que, por lo anterior y teniendo en cuenta que el procedimiento que debe adelantarse para la contratación de bienes y servicios requeridos, es el de selección abreviada, de conformidad con lo definido en el literal i del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 1082 de 2015 artículo 2.2.1.2.1.2.1 y siguientes, considerando que la Registraduría Nacional del Estado Civil no cuenta con el plazo necesario para adelantar esta modalidad de escogencia de contratistas, toda vez que implica llevar a cabo una serie de etapas precontractuales que como mínimo se tomarían un plazo de 45 días, sumado al tiempo requerido por los contratistas para realizar oportunamente la ejecución de dichos contratos, por lo tanto, al realizarse el proceso de selección, no se alcanzaría a llevar a cabo la ejecución oportuna de los contratos debido a la emergencia que se presenta, circunstancias que hacen imperativo la utilización del mecanismo de la contratación directa, bajo la causal de urgencia manifiesta

Que, la urgencia manifiesta, es un mecanismo excepcional de contratación directa, concebido precisamente para aquellos casos que exigen una respuesta inmediata de la administración, en los siguientes términos:

"ARTÍCULO 42 DE LA URGENCIA MANIFIESTA. Existe urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concursos públicos. La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.

PARÁGRAFO. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuéstales internos que se requieran dentro del presupuesto del organismo o entidad estatal correspondiente.

Que, respecto del concepto de la urgencia manifiesta, la Corte Constitucional expresó:

La "urgencia manifiesta" es una situación que puede decretar directamente por cualquier autoridad administrativa sin autorización previa, a través de acto debidamente motivado. Que ella existe o se configura cuando se acredite la existencia de uno de los siguientes presupuestos: - Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro. - Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción. - Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, - En general cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección o concursos públicos^[1].

Que, el Consejo de Estado, mediante pronunciamiento del 27 de abril de 2006, manifestó lo siguiente:

“Se observa entonces cómo la normatividad que regula el tema de la urgencia en la contratación estatal, se refiere a aquellos eventos en los cuales pueden suscitarse hechos que reclamen una actuación inmediata de la Administración, con el fin de remediar o evitar males presentes o futuros pero Inminentes, provocados bien sea en virtud de los estados de excepción, o por la paralización de los servicios públicos, o provenientes de situaciones de calamidad o hechos constitutivos de fuerza mayor o desastres, o cualquier otra circunstancia similar que tampoco dé espera en su solución, de tal manera que resulte inconveniente el trámite del proceso licitatorio de selección de contratistas reglado en el estatuto contractual, por cuanto implica el agotamiento de una serie de etapas que se toman su tiempo y hacen más o menos largo el lapso para adjudicar el respectivo contrato, circunstancia que, frente a una situación de urgencia obviamente resulta entorpecedora, porque la solución encestas condiciones puede llegar tardíamente, cuando ya se haya producido o agravado el daño. En estas estipulaciones, se hace evidente el principio de la prevalencia del interés general, en este caso por encima de las formalidades de las actuaciones administrativas, puesto que si aquel se halla afectado o en peligro de serlo, el régimen jurídico debe ceder y permitir que las soluciones se den en la mayor brevedad posible, así ello implique la celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales de selección del contratista y aún, la ejecución de los mismos, sin que medie la formalidad del contrato escrito, si la gravedad de las circunstancias así lo exige”^[2].

Que, teniendo en cuenta la función asignada por la Constitución Política y la ley a la Registraduría Nacional del Estado Civil, y en atención a la necesidad inminente e inmediata de contratar los bienes requeridos para atender la emergencia sanitaria no es viable adelantar los procesos ordinarios de selección dispuestos por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011, reglamentados por el Decreto 1082 de 2015, por cuanto su trámite implica el agotamiento de una serie de etapas que demandan tiempo, lo cual conllevaría a no satisfacer la necesidad oportunamente. Por lo consiguiente, la Registraduría Nacional del Estado Civil requiere declarar la urgencia manifiesta con la finalidad de adquirir los bienes necesarios con el fin de mitigar el inminente riesgo en el que puedan estar los servidores de la entidad.

Que en razón a las causas y finalidades mencionadas, y de conformidad con el componente técnico desarrollado por la Dirección Administrativa, la contratación a realizar es la siguientes:

Que, en desarrollo del proceso de contratación directa, la Registraduría Nacional del Estado Civil debe garantizar los principios que rigen la contratación estatal, consagrados en los artículos 24, 25 y 26 de la Ley 80 de 1993, referentes a los principios de transparencia, economía y responsabilidad^[3], así como el deber de selección objetiva de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 6 de la Ley 1882 de 2018.

Que, en la Circular Conjunta 014 del 1o de junio de 2011 de la Contraloría General de la República, Auditoria General de la República y de la Procuraduría General de la Nación, respecto de la urgencia manifiesta, se señaló que:

"Con el fin de promover la utilización adecuada de la causal de contratación directa "Urgencia Manifiesta" se presentan las siguientes recomendaciones generales sobre el particular, que se invita a revisor:

- Verificar que los hechos y circunstancias que se pretenden atender o resolver con la declaratoria de urgencia manifiesta, se adecúen a una de las causales señaladas para el efecto en la Ley 80 de 1993 artículo 42.

- Confrontar los hechos, el procedimiento de contratación que se emplearla ordinariamente para resolverlos o atenderlos y los tiempos de gestión que implicaría adelantar el procedimiento de contratación correspondiente, frente a la inmediatez que exige la satisfacción del interés general

- Declarar la urgencia manifiesta, elaborando el acto administrativo correspondiente. Para realizar la contratación derivada, pese a que no se requiere la elaboración de estudios previos ni la celebración de un contrato por escrito, resulta aconsejable.

- Determinar la idoneidad de quien celebra el contrato, más aún cuando los bienes a entregar, los servicios a prestar o las obras a realizar impliquen un grado de complejidad, responsabilidad social, manejo de información reservada o de seguridad que pueda afectar a la comunidad.

- Atender la normatividad que en materia de permisos, licencias o autorizaciones similares exista, constatando que para la ejecución del contrato se cuenten con las medidas de seguridad industrial, manejo ambiental y demás aspectos que puedan afectar su exitosa finalización.

- Verificar que el valor del contrato se encuentre dentro de los precios del mercado para el bien, obra o servicio.

- Designar un supervisor o interventor idóneo para ejercer las labores de seguimiento y control de lo pactado, de forma diligente y oportuna.

- Tener claridad y, preferiblemente, dejar constancia de las condiciones del contrato, especialmente de aquellas que resulten sustanciales: objeto, plazo, valor, obligaciones, habilidad del contratista, forma de pago, indemnidad y amparo presupuestal, entre otras”.

- Efectuar los trámites presupuéstales de ley para garantizar el pago posterior de lo pactado.

- Elaborar un informe sobre la actuación surtida, que evidencia todas las circunstancias, conceptos o análisis que fundamentaron la declaratoria de la urgencia.

- Declarada la urgencia y celebrado el contrato, o contratos derivados de ésta, se deberá poner en conocimiento de tal hecho, de forma inmediata, al órgano de control fiscal competente, remitiendo la documentación relacionada con el tema, para lo de su cargo".

Que, el trámite de la urgencia manifiesta contempla las precedentes recomendaciones de los entes de control en la circular mencionada.

En mérito de lo expuesto, el Registrador Nacional del Estado Civil,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Declarar la urgencia manifiesta en la Registraduría Nacional del Estado Civil, para atender la situación de emergencia descrita en la parte motiva del presente acto administrativo, disponer la preparación del KIT DE SALUBRIDAD y propender por el por la salud de todos los servidores, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, literal a) numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto 1082 de 2015.

ARTÍCULO SEGUNDO. En consecuencia y dadas las circunstancias expuestas que demandan actuaciones inmediatas por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil, celebrar el contrato necesario que permita atender las necesidades descritas en los considerandos de este acto administrativo, específicamente para los siguientes bienes, de conformidad con el componente técnico desarrollado por la Dirección Administrativa así:

ARTÍCULO TERCERO. Ordenar a la Gerencia Administrativa y Financiera adelantar el trámite precontractual pertinente para la contratación de los bienes y servicios relacionados en el artículo segundo de esta Resolución.

ARTÍCULO CUARTO. Disponer que por la Oficina Jurídica se conformen y organicen los expedientes respectivos, con copia de este acto administrativo, del contrato originado en la presente urgencia manifiesta y demás antecedentes técnicos y administrativos, con el fin de que sean remitidos a la Contraloría General de la República para el ejercicio del control fiscal pertinente, de conformidad con el artículo 43 de la Ley 80 de 1993

ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a los 19 MAR 2020

ALEXANDER VEGA ROCHA

Registrador Nacional del Estado Civil

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Corte Constitucional Sentencia C 772 de 1998, 10 de diciembre de 1998. Magistrado Ponente Fabio Morón Díaz

2. Consejo de Estado. Sentencia del 27 de abril de 2006, Expediente 14275. Consejero Ponente. Ramiro Becerra Saavedra

3. Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera. Radicado interno 37.044 marzo 7 de 2011. Magistrado Ponente: Dr. Enrique Gil Bolero