CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2000

(enero 20)

Diario Oficial No 43.871, del 30 de enero de 2000

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS

Por la cual se establecen los lineamientos que deben seguir

las Auditorías Externas de Gestión y Resultados frente a la

evaluación de las empresas prestadoras de los servicios públicos

domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y se fija la

fecha de presentación del informe.

Para: Representantes legales de entidades prestadoras de los servicios

   públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y auditores

   externos.

De: Superintendencia de Servicios Públicos

Asunto: Auditorías Externas de Gestión y Resultados

 1- Marco teórico.

Considerando la importancia que tiene la Auditoría Externa de Gestión y Resultados a la luz de la Ley 142 de 1994, es importante destacar que la contratación como tal debe ser de carácter obligatorio y permanente, toda vez, que ésta apunta a poder establecer por parte del auditor un conocimiento profundo e integral del ente prestador, el cual permitirá como resultado final por medio de su informe evaluativo suministrar a esta Superintendencia las herramientas suficientes y necesarias para el cabal cumplimiento de sus funciones de inspección, control y vigilancia.

Resulta fundamental en ese orden de ideas tener claridad en lo referente al entendimiento de una Auditoría Externa de Gestión y Resultados y sus propósitos principales, considerando la normatividad existente en esta materia.

2- Definición del control de gestión y de resultados.

La Ley 142 de 1994 - Ley de Servicios Públicos Domiciliarios - considera la temática del Control de Gestión y Resultados, estableciendo en su artículo 45 lo siguiente:

"Principios rectores del control de gestión y resultados. El propósito esencial del contro1 empresarial es hacer coincidir los objetivos de quienes prestan servicios públicos con sus fines sociales y su mejoramiento estructural, de forma que se establezcan criterios claros que permitan evaluar sus resultados. El control empresarial es paralelo al control de conformidad o control numérico y complementario de éste.

El control debe lograr un balance, integrando los instrumentos existentes en materia de vigilancia, armonizando la participación de las diferentes instancias de control. (..)"

3- Auditoría de gestión.

"Es el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente." (Pronunciamiento No. 7 de la Junta Central de Contadores).

En la Auditoría de Gestión, el desarrollo concreto de un programa de trabajo depende de las circunstancias particulares de cada entidad. Sin embargo, se señalan a continuación los enfoques que se le pueden dar al trabajo, dentro de un plan general, en las áreas principales que conforman una entidad:

3-1 Auditoría Organizacional.

a) Definición del marco organizacional;

b) Escritura de constitución (copia);

c) Naturaleza jurídica ajustada a la Ley 142 de 1994 - LSPD;

d) Estatutos (Resumen aspectos Relevantes Cambios);

e) Composición accionaria y capital;

f) Representación Legal;

g) Organigrama;

h) Régimen de contratación de empleados - Clasificación.

3-2 Auditoría del sistema comercial.

a) Facturación Ajustada Ley 142 de 1994 y Decreto 1842 de 1991;

b) Cobranza;

c) Políticas;

d) Promoción del servicio;

e) Educación al usuario;

f) Verificación estructura tarifaria conforme a la normatividad de la CRA;

g) Existencia y publicidad del Contrato de Condiciones Uniformes;

h) Sistemas de Información Comercial.( Reportes Generados);

i) Existencia del Contrato suscrito para la operatividad de los Fondos de Solidaridad y Redistribución de Ingresos;

j) Pérdidas Comerciales;

k) Proceso de Reclamación:

i. Oficinas de PQR: Establecer el cumplimiento de la Circular No. 001 del 6 de marzo de 1995, por la cual se trazaron las directrices y un plan de acción para la atención de los usuarios.

ii. Estadísticas de P.Q.R: Establecer con claridad las causales de reclamación que hacen los usuarios ante las empresas, así como las medidas correctivas que haya implementado la entidad para su disminución y sus resultados;

l) Indicadores de Usuarios:

i. Indice de reclamaciones por facturación: Número de reclamos presentados por los usuarios por cada 10.000 facturas emitidas.

ii. Reclamos por facturación: Porcentaje de reclamos presentados respecto al total de facturas emitidas.

iii. Atención a reclamos por prestación del servicio: Porcentaje de reclamos atendidos con respecto al total de los reclamos recibidos.

iv. Relación de suscriptores sin medición: Porcentaje de suscriptores sin medición con respecto al número total de suscriptores.

v. Atención a Conexiones nuevas: porcentaje de solicitudes de conexión atendidas con respecto al total de solicitudes de conexión.

vi. Atención solicitudes de conexión: SUM (Fecha Conexión-Fecha Solicitud Conexión)

Número Total de Solicitudes de conexión

m) Proceso de Facturación y Recaudo: Establecer cómo es el proceso de facturación de la empresa, su confiabilidad, oportunidad y cómo incide en los índices de calidad de facturación y reclamaciones. En cuanto al recaudo establecer si la entidad prestadora cuenta con convenios que le facilite el pago a los usuarios;

n) Mercado: Establecer la composición del mercado en el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, el número de suscriptores teniendo en cuenta la clase de uso, su evolución a través del tiempo, lo total facturado teniendo en cuenta la misma clasificación y la tarifa promedio.

3-3 Auditoría del sistema financiero.

a) Verificación implementación sistemas de información y contabilidad. artículo 79.3 de la Ley 142 de 1994:

- Resolución No. 1416 de la SSP - Plan de Contabilidad para Entes Prestadores de Servicios Públicos Domiciliarios.

- Resolución No. 1417 de 1997 de la SSP - Sistema Unificado de Costos y Gastos.

b) Análisis de viabilidad empresarial;

c) Análisis de indicadores financieros y de gestión;

d) Análisis de cartera: antigüedad, intereses de mora;

e) Inversiones;

f) Financiación a largo plazo;

g) Políticas y planificación financiera;

h) Análisis y verificación referida al cálculo actuarial (elaboración y contabilización)

Verificar cumplimiento frente a la normatividad vigente;

i) Análisis del proceso contable;

j) Análisis del servicio de la deuda;

k) Análisis del manejo de los subsidios presupuestales.

Las Auditorías Externas de Gestión y Resultados, para el caso de municipios Prestadores directos de acueducto, alcantarillado y aseo, deben informar sobre los indicadores de: intereses / ahorro operacional y saldo de deuda / ingresos corrientes, con el fin de conocer sus niveles de endeudamiento conforme a la Ley 358 de 1997.

3-4 Auditoría del Sistema de Control Interno.

a) Definición del Control Interno del ente prestador;

b) Evaluación del Control Interno, considerando la Ley 87 de 1993 - Ley de Control Interno;

c) Análisis de las actividades de planeación y ejecución realizadas por la administración del ente prestador - Artículo 46 Ley 142 de 1994;

d) Determinación de existencias de manuales de funciones y procedimientos. Análisis de los mismos.

3-5 Auditoría Técnico-Operativo.

La AEGR, debe tener en cuenta que la normatividad sanitaria vigente hace referencia a la Resolución 0822 de agosto 6 de 1998, conocido como el RAS/98 "Reglamento Técnico del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico" Expedido por el Ministerio de Desarrollo Económico, en donde se señalan los requisitos técnicos que deben cumplir las obras, y procedimientos que se utilicen en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, y sus actividades complementarias, señaladas en el artículo 14, numerales 14.19, 14.22, 14.23, y 14.24 de la Ley 142 de 1994.

Corresponde de manera general a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en los términos del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, numeral 79.12, verificar el cumplimiento de los requisitos previstos en el presente reglamento.

Las funciones que correspondan a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios en relación con el RAS/98 podrán ser delegadas en otras autoridades administrativas del orden departamental o municipal, en ejercicio de la facultad conferida por el artículo 105, numeral 105.4 de la Ley 142 de 1994.

a) SISTEMAS DE ACUEDUCTO: Debe considerarse el análisis de dos variables

i. 3.1.1 Sistemas de Producción de Agua Potable: Inicia desde la fuente de abastecimiento (Superficial y/o Subterránea) y contempla los componentes de Captación, desarenación, aducción y planta de tratamiento.

La AEGR, debe hacer una descripción de los componentes antes mencionados, en cuanto a tipo, material, capacidad, longitudes y diámetros de redes. De igual forma dará un concepto sobre el estado y operación de los mismos y una aproximación de la vida útil de cada componente.

Aspectos a verificar:

Macromedición:

La medición es un conjunto de normas y procedimientos que hacen posible medir, calcular, estandarizar y gestionar el abastecimiento de agua al sistema y el consumo a los usuarios.

Las AEGR, deben informar sobre la existencia de medidores instalados (macromedidores) en uno o varios de los diferentes componentes del sistema de acueducto (Captación, a la entrada y salida de plantas de tratamiento, estaciones de bombeo, tanques de almacenamiento y sectores de la red de distribución).

Las AEGR, dependiendo de los componentes del sistema existente deben informar sobre los volúmenes de agua captada, tratada y/o distribuida.

Las AEGR, deberán verificar el cumplimiento de las ESPs, sobre los programas de macromedición, establecidos en los artículos 10 y 11 de la Resolución 14 de 1997, emitida por la Comisión de Regulación de Agua potable y Saneamiento Básico.

Calidad del Agua: Las AEGR deben tener en cuenta las normas técnicas de calidad del agua potable establecidas en el Decreto 475 de 1998, expedido por el Ministerio de Salud.

Se entiende por Agua Potable aquella que por reunir los requisitos organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos, puede ser consumida por la población humana sin producir efectos adversos a su salud.

Las AEGR deben verificar como mínimo los siguientes aspectos en cumplimiento del Decreto 475 de 1998:

- Calidad del agua en la red de distribución por parte de las ESP:

- Cumplimiento de los artículos 19, 20, 25 y 27.

- Vigilancia sobre la calidad del agua potable por parte de las autoridades de salud de los distritos o municipios.

- Cumplimiento de los artículos 42, 43 y 44.

ii. Sistemas de Distribución de Agua Potable: Contempla los componentes de conducción, tanques de almacenamiento, estaciones de bombeo y redes de distribución.

Las AEGR deben hacer una descripción de los componentes antes mencionados, en cuanto a tipo, material, capacidad, longitudes y diámetros de redes. De igual forma darán un concepto sobre el estado y operación de los mismos y una aproximación de la vida útil de cada componente.

Aspectos a verificar:

Micromedición:

Es la medición que se realiza a través de un medidor instalado en la acometida del usuario o suscriptor, para conocer su consumo.

Las AEGR deben informar sobre la existencia del total medidores instalados y medidores en funcionamiento en la red de distribución.

De igual forma se debe verificar la cobertura de micromedición (total y efectiva), con respecto al número de suscriptores totales, así como la existencia de un catastro de micromedidores y el cumplimiento de las normas técnicas.

Las AEGR, deberán verificar el cumplimiento de las ESP, sobre los programas de micromedición, establecidos en los artículos 3o., 4o., 5o. y 6o. de la Resolución 14 de 1997, emitida por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico.

Indice de Pérdidas:

La determinación y conocimiento de las pérdidas debe estar orientada a:

- Incrementar las coberturas de agua potable

- Mejorar la eficiencia en la prestación del servicio de acueducto

- Reducir el índice de agua no contabilizada

- Mejorar la productividad de las ESP.

Las AEGR deben informar sobre:

- La existencia de un programa de control de pérdidas y agua no contabilizada

- Las pérdidas físicas de los sistemas (técnicas y comerciales)

- Existencia del catastro de redes y sectorización implantada

- Programa de reposición de redes

- Instrumentos de medición y control de niveles en tanques de almacenamiento.

Continuidad del Servicio:

Las AEGR deben informar sobre la continuidad del servicio teniendo en cuenta las horas de prestación del servicio por zonas o sectores y presiones mínimas de trabajo.

b) SISTEMAS DE ALCANTARILLADO

Las AEGR deben informar sobre los componentes del sistema de alcantarillado existente (sanitario, pluvial o combinado), catastro de redes y sistemas de tratamiento de aguas residuales.

Las AEGR deben hacer una descripción de los componentes, en cuanto a tipo, material, capacidad, longitudes y diámetros. De igual forma dará un concepto sobre el estado y operación de los mismos y una aproximación de la vida útil de cada componente.

Las AEGR informarán sobre el cumplimiento a las normas de vertimiento por parte de las ESP, estipuladas en el Decreto 1594 de 1984, en sus artículos 72, 73 y 74. De igual manera informarán si existe un seguimiento al cumplimiento de la normatividad por parte de la respectiva autoridad ambiental competente.

c) SISTEMA DE ASEO

Las AEGR deberán hacer una descripción e informar sobre los componentes del sistema de aseo, en cuanto a las actividades, barrido y limpieza de vías y áreas públicas, recolección, transporte, transferencias, tratamiento, aprovechamiento y disposición final.

Las AEGR deben verificar en otros aspectos que los entes prestadores den cumplimiento a lo estipulado en los Títulos I y II del Decreto 605 de 1996, y en especial a lo establecido en los artículos 37, 51, 71, 74, 88, 94 y 98.

De igual forma las AEGR, en caso de que el método de disposición final sea la alternativa de relleno sanitario, informarán sobre el cumplimiento del Título F, numeral F.6.2. del Reglamento Técnico del Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico (Resolución 0822/98).

4. Conclusiones

5. Recomendaciones

6. Fecha de presentación de informes

El auditor externo deberá presentar ante esta Superintendencia Delegada la Evaluación de la Gestión de la empresa bajo los criterios establecidos en la presente circular, con fecha de corte a 31 de diciembre del año correspondiente. El plazo de presentación del informe será el treinta (30) de abril del año siguiente al período evaluado.

NOTAS:

- El auditor debe indicar claramente el nombre del ente auditado, el Representante Legal y el número de registro ante la SSPD del mismo.

- Es fundamental que el Auditor Externo de Gestión y Resultados, desarrolle y presente a esta Superintendencia su informe, en el orden señalado anteriormente.

- Su análisis no se limitará al cálculo de variaciones o incorporación de cifras únicamente.

- Deberá considerar las razones o motivos de las mismas, indicando su opinión sobre las situaciones presentadas, es decir, un informe crítico.

- Es conveniente que el Auditor, en razón al conocimiento que obtiene del resultado de la Evaluación llevada a cabo, presente a la administración de la empresa objetivos y planes coherentes y realistas, de manera que el ente prestador los pueda llevar a cabo y el valor agregado que debe generar la Auditoría sea el cumplimiento de los mismos para el período siguiente.

- Debe informar y presentar oportunamente tanto a la Superintendencia como a la administración de la empresa, cualquier situación o irregularidad que pueda alterar la viabilidad del ente económico y por ende la prestación del servicio o servicios públicos que preste.

- El Auditor debe identificar las fuentes de la evidencia obtenida, las limitaciones en el alcance, si las hubiere.

- El Auditor debe indicar las debilidades de mayor significación o materialidad.

- El Auditor debe indicar el cumplimiento o no de las distintas temáticas contenidas en la Ley 142 de 1994, así como todas las normas que el ente prestador está obligado a cumplir.

- Debe informar si encuentra alguna de las causales de modificación de las fórmulas tarifarias a que hace referencia el artículo 126 de la Ley 142 de 1994 y que ponen en peligro la viabilidad financiera de una empresa, de conformidad con el artículo 51 de la misma ley.

- Los municipios de quinta (5a) y sexta (6a) categoría, conforme a lo establecido en la Ley 136 de 1993 (Régimen Municipal), que presten directamente el servicio público domiciliario, deberán presentar el Informe apoyándose en el Jefe de Oficina de Control Interno del Municipio, anexando la certificación de la categorización.

- P El incumplimiento al contrato de servicios para la realización de la Auditoría Externa de Gestión y Resultados, deberá ser informado a esta Superintendencia Delegada para Acueducto, Alcantarillado y Aseo.

Atentamente,

HERMES HUERTAS HUERTAS,

erintendente Delegado para Acueducto, Alcantarillado y Aseo