RESOLUCIÓN UAE 34 DE 2013

(febrero 15)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

COMISIÓN DE REGULACIÓN DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO

Por medio de la cual se modifica la Resolución UAE CRA No 912 de 23 de septiembre de 2008

LA DIRECCION EJECUTIVA

En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y en especial las que le confieren la Ley 87 de 1993 y los Decretos 2882 y 2883 de 31 de julio de 2007 y,

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento de lo dispuesto en la Circular No 003 del 27 de septiembre de 2005, expedida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA integró en un solo comité, el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno creado mediante la Resolución UAE-CRA No 060 de 6 de junio de 1995 y el Comité de Calidad creado mediante Resolución UAE- CRA No 052 de 2003;

Que mediante Resolución CRA No 912 de 23 de septiembre de 2008 se establece el Sistema Integrado de Gestión y Control en la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA, el cual contempla los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, del modelo estándar de Control Interno y del Sistema de Desarrollo Administrativo;

Que en sesión de Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control No 08 de 16 de mayo de 2012, se aprobó modificar la Resolución CRA No 912 de 2008, teniendo en cuenta que el artículo 2o de la misma, no señalaba la participación de delegados de los miembros del Comité, cuando estos no pueden asistir, a excepción del Director Ejecutivo;

Que mediante Resolución UAE CRA No 270 del 28 de mayo de 2012 se modificó el artículo 2o de la Resolución CRA No 912 de 2008;

Que mediante Decreto No 2482 del 4 de diciembre de 2012 "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y gestión" se ordenó a las entidades de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional, a través del artículo 6, crear el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión;

Que mediante Resolución UAE CRA No 531 del 19 de julio de 2006, modificada por la Resolución UAE CRA No 892 del 18 de septiembre de 2008, se integró el Comité de Archivo de la CRA, encargado de asesorar a la Dirección en la definición de políticas, programas de trabajo y toma de decisiones en procesos administrativos y técnicos de gestión de archivos;

Que de conformidad con el literal d) del artículo 3 del Decreto 2482 de 2012, se integrará al Modelo Integrado de Planeación y Gestión los asuntos relacionados con la gestión documental, esto es, que se integrarán en un solo comité además de el de Gestión y Calidad, el Comité de Archivo;

Que el inciso segundo del artículo 5 de la Resolución UAE CRA No 912 de 2008, establece que la revisión por la Alta Dirección se realizará como mínimo dos veces en el año de acuerdo al instructivo definido para tal fin;

Que de conformidad con el artículo 5 del Decreto 2482 de 2012, los reportes de avance de gestión deberán registrarse en los plazos que señale la metodología que adopte el Departamento Administrativo de la Función Pública;

Que el artículo 7 de la Resolución UAE CRA No 912 de 2008, define como estará integrado el Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión y Control y Responsabilidades;

Que el artículo 8 de la Resolución UAE CRA No 912 de 2008, define como estará integrado el Equipo Evaluador del Sistema Integrado de Gestión y Control;

Que teniendo en cuenta que en la actualidad no existe en el Sistema Integrado de Gestión y Control un Equipo Operativo ni tampoco cuenta con un Equipo Evaluador establecidos en los artículo 7 y 8 de la Resolución UAE CRA 912 de 2008, resulta conveniente suprimir dichos equipos, los cuales tuvieron su fundamento durante la implementación del Sistema, haciendo claridad que se dejaran vigentes únicamente los literales b) y c) contenidas en las responsabilidades del Equipo Operativo, las cuales se integrarán al artículo 2 de la Resolución UAE CRA 912 de 2008, que contiene las responsabilidades del Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control;

En mérito de lo anteriormente expuesto;

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 3027 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Crear el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2482 de 2012, en lugar del Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control.

“1.1.- El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo estará integrado por:

El Director Ejecutivo, quien Preside el Comité, o su delegado

El Jefe Oficina Asesora de Planeación y TIC's, quien ejerce la Secretaría Técnica

El Subdirector de Regulación

El Subdirector Administrativo y Financiero

El Jefe de Oficina Asesora Jurídica

Y el Asesor con funciones de Control Interno, con voz pero sin voto.

“1.2.- Funciones del Comité institucional de Desarrollo Administrativo.

Son funciones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, las siguientes:

1. Liderar, coordinar y facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico- CRA, efectuar el seguimiento y validar que se ajuste a los lincamientos que establecen las disposiciones legales vigentes.

2. Analizar el desempeño institucional de la Entidad, apoyándose para tal fin entre otros, en los informes de las dependencias que sean requeridos.

3. Efectuar recomendaciones al Director Ejecutivo para la toma de decisiones y revisión de políticas de desarrollo administrativo a que haya lugar.

4. Coordinar la formulación de políticas, expedición de las normas internas y orientación de las acciones institucionales de la Comisión para el cumplimiento de las funciones de la entidad.

5. Elaborar diagnósticos sobre el avance de la implementación del modelo y en especial de las políticas de desarrollo administrativo de la entidad.

6. Formular propuestas para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y la elaboración del Plan Estratégico Integrado de Planeación y Gestión Sectorial de Desarrollo Administrativo.

7. Desarrollar, implementar y coordinar la adopción de las políticas de desarrollo administrativo, de conformidad con la normatividad que rige la materia.

8. Proponer y definir estrategias, políticas, procedimientos y acciones de mejora al cumplimiento de las Políticas de Desarrollo Administrativo.

9. Conformar los Sub-Comités Técnicos necesarios para apoyar el funcionamiento del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

10. Orientar la Estrategia de Gobierno en Línea en la entidad, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1o del artículo 4 del Decreto 2693 de 2012.

11. Cumplir con las funciones del Comité Interno de Archivo de que trata el artículo 16 del Decreto 2578 de 2012, previstas en el artículo 4o de la Resolución UAE CRA No 034 de 2013.

12. Aprobar el Programa de Gestión Documental (PGD), de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 2609 de 2012.

13. Darse su propio reglamento.

14. Aprobar los reglamentos de los Sub-Comités Técnicos.

15. Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del entonces Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control, previstas en el artículo 4o de la Resolución UAE CRA No 034 de 2013.

“1.3.- Sesiones. El Comité institucional de Desarrollo Administrativo se reunirá una vez al mes de manera ordinaria- y de manera extraordinaria cuando lo considere necesario.

“1.4-. Quorum deliberatorio y decisorio. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo podrá deliberar válidamente con la mitad más uno de sus integrantes con voz y voto. Sus proposiciones serán aprobadas por mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión con derecho a voto.

“1.5.- Secretaría Técnica. De conformidad con lo dispuesto en el literal b) del artículo 6o del Decreto 2482 de 2012, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y TIC's ejercerá la Secretaría Técnica del Comité institucional de Desarrollo Administrativo, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Convocar las reuniones, preparar el orden del día y elaborar las actas de cada sesión.

2. Realizar las funciones de relataría, conservación y custodia de los documentos generados por el Comité.

3. Realizar el seguimiento a los compromisos, decisiones y acciones adoptadas por el Comité.

4. Consolidar las iniciativas y acciones propuestas en el Comité.

5. Realizar el seguimiento del cargue oportuno de la información de avances de indicadores y metas de Gobierno en el Sistema de Seguimiento o Metas de Gobierno, administrado por el Departamento Nacional de Planeación.

6. Servir de enlace entre los miembros del Comité.

7. Realizar la convocatoria a sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité que le señale el Presidente del mismo.

8. Articular los Sub-comités técnicos.

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

“1.6.- Sub-Comités Técnicos. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo creará y contará con Sub- Comités Técnicos como instancia encargada de conocer y desarrollar técnicamente los temas y políticas asignados, que tendrán como mínimo las siguientes funciones.

1. - Conocer y desarrollar técnicamente los temas y políticas asignados por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

2. Realizar la planeación integral, ejecución, implementación y seguimiento a los lincamientos, proyectos y programas de los temas y políticas asignados.

3- Presentar propuestas e informes al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

4- Gestionar las decisiones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

5. Desarrollar los puntos de lo agenda que defina la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

6. Darse su reglamento de funcionamiento.

7. Los demás que le sean asignados por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

PARÁGRAFO 1: El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo se encargará de designar el responsable, los integrantes y los temas y políticas que le corresponde conocer o cada Sub-Comité Técnico, atendiendo en todo caso a las disposiciones legales que rijan los asuntos a tratar, y podrá crear otros Sub-comités técnicos dependiendo de las necesidades y de las demandas que surjan en el marco de la ejecución de las actividades.

PARÁGRAFO 2: La articulación de los Sub-comités técnicos estará a cargo del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y TIC's.

PARÁGRAFO 3: Cada uno de los Sub- Comités Técnicos tendrá como responsable el Jefe de la Dependencia o Coordinador del Grupo que funcionalmente al interior de la Comisión le corresponda conocer dicho asunto o política y una secretaría técnica que servirá de enlace con el secretario técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo”.

ARTÍCULO SEGUNDO. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 3027 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El Sistema Integrado de Planeación y Gestión de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA tendrá como objeto garantizar que los Modelos de Planeación y Gestión de la CRA, basados en la operación por procesos y la cultura organlzacional, se mantengan alineados con el direccionamiento estratégico de la entidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de la Misión de la Entidad y la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad de los procesos.

“El Sistema Integrado de Planeación y Gestión de la CRA debe cumplir con los siguientes estándares:

a) Sistema de Gestión de la Calidad con base en las Normas Técnicas de Calidad NTCGP 1000 e ISO 9000

b) Sistema de Control Interno con base en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000

c) Sistema de Desarrollo Administrativo establecido en la Ley 489 de 1998.

d) Los demás creados con posterioridad.

“Incluir al Modelo de Planeación y Gestión de la CRA, las disposiciones vigentes para el Comité de Archivo previstas en la Resolución UAE CRA 531 de 2006, modificada por la Resolución UAE CRA Resolución UAE CRA 892 de 2008”.

ARTÍCULO TERCERO. <Artículo derogado por el artículo 3 de la Resolución 3027 de 2021> Modificar el artículo 5 de la Resolución UAE CRA No 912 de 2008, el cual quedará de la siguiente manera:

"Alta Dirección y responsabilidades. El Comité de Expertos de la CRA se define como el máximo órgano directivo del Sistema Integrado de Gestión y Control, con la responsabilidad de definir las políticas y modelos generales referentes a la Planeación Estratégica, la Gestión por procesos y el Control Interno de la CRA.

La revisión por la Alta Dirección se realizará cuando las necesidades institucionales así lo requieran".

ARTÍCULO CUARTO. <Artículo derogado por el artículo 3 de la Resolución 3027 de 2021> Modificar el artículo 2 de la Resolución UAE CRA No 912 de 2008, incorporando los literales f), g), h), i), j), k), I), m), n), o), p), q), r) y s) dentro de las responsabilidades del Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control, el cual quedará de la siguiente manera:

"Artículo 2. Conformación del Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control. El Comité del Sistema integrado de Gestión y Control estará conformado por el mismo Grupo Directivo del Sistema a saber:

Director Ejecutivo, quien Preside el Comité, o su delegado

Jefe Oficina Asesora de Planeación quien realiza la Secretaría Técnica

Subdirector Técnico

Subdirector Administrativo y Financiero

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Asesor Control Interno, con voz pero sin voto

Serán responsabilidades de este Comité:

a) Establecerla política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión y Control;

b) Definir la estructura organizacional para la gestión del sistema;

c) Asignar recursos para el Sistema Integrado de Gestión y Control;

d) Considerar las opciones de mejora del Sistema, y

e) Revisar periódicamente el desempeño del Sistema Integrado de Gestión y Control.

f) Realizar las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control;

g) Divulgar los requisitos de los modelos aplicables en sus respectivas dependencias

h) Evaluar, formular y aprobar los planes, programas y proyectos orientados a la gestión, racionalización, normalización y conservación de los archivos.

i) Formular recomendaciones y aprobar las políticas, procesos y procedimientos de gestión de archivos en desarrollo del ciclo vital de la documentación.

j) Evaluar, formular recomendaciones y aprobar la actualización de las Tablas de Retención Documental

k) Aprobar los documentos presentados.

l) Propender porque se proporcione una adecuada prestación del servicio de acceso, control, consulta y préstamo de los documentos que reposen en el archivo de la Institución.

m) Implementar la normatividad archivística del Archivo General de la Nación, en el manejo integral de los archivos de la Unidad Administrativa Especial - Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico.

n) Definir y aprobar los planes, programas y proyectos tendientes a la organización, descripción, conservación y difusión de los archivos de la Institución, durante el desarrollo del ciclo de vida de los documentos.

o) Desarrollar e implementar políticas para la preservación de la información que por mandato de las Tablas de Retención Documental, se constituyan en la memoria institucional y patrimonio documental de La Nación y fuente de referencia para la historia.

p) Establecer mecanismos que garanticen la correcta selección y eliminación de documentos de archivo.

q) Definir las políticas y procedimientos para evitar deterioro, pérdida o sustracción de los archivos de la Institución.

r) Rendir informe semestral al Director Ejecutivo sobre la gestión documental de la Institución que estará a cargo del Subdirector Administrativo y Financiero de la CRA

s) Las demás funciones que por disposiciones debe desarrollar el Comité"

ARTÍCULO QUINTO. Suprimir los artículos 7 y 8 de la Resolución UAE CRA No 912 de 2008 por las razones expuestas en la parte motiva de esta resolución.

ARTÍCULO SEXTO. Comunicar el contenido de la presente resolución a los miembros del Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA.

ARTÍCULO SÉPTIMO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución UAE CRA 531 de 2006, la Resolución UAE CRA 892 de 2008 y los artículos 7 y 8 de la Resolución UAE CRA 912 de 2008.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a los quince (15) días del mes de febrero de 2013

SILVIA JULIANA YEPES SERRANO

DIRECTORA EJECUTIVA